安全生产监管档案管理规定

一、总则
1.为加强安全生产监管档案的管理,充分发挥档案在安全生产监督管理工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法,结合安全生产监管工作特点,制定本规定。
2.安全生产监管档案是指各级安全生产监督管理部门在依法履行安全生产监督管理职责工作中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的历史记录。
3.各级安全生产监督管理部门应加强对档案工作的领导,将档案工作列入本单位总体发展规划和检查、考核内容,确定承担档案工作职责的机构(以下简称档案管理机构)和必要的人员,统筹安排开展档案工作所需经费。
4.安全生产监管档案由本单位档案管理机构或者档案工作人员集中管理,任何人都不得据为己有或者拒绝归档。
二、档案机构及其职责
5.在国家档案行政管理部门统筹规划、组织协调、统一制度、监督和指导下,安全生产监管档案工作实行统一领导、分级管理。
国家安全监管总局对各省、自治区、直辖市及计划单列市的安全生产监管档案工作进行业务指导。
各级安全监管部门安全生产监管档案工作同时接受上级业务管理部门和同级人民政府档案行政管理部门的监督和指导。
6.国家安全监管总局的档案机构履行下列职责:
(1)贯彻有关法律、行政法规和国家有关方针政策,研究、制定安全生产档案管理方面的规章、制度、规范和标准;
(2)制定安全生产档案工作发展规划,并组织实施;
(3)指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作,统一管理本单位的档案,并按规定向中央档案馆移交档案;
(4)承办安全生产监管、煤矿安全监察档案工作人员业务培训工作,组织档案业务研究及学术交流活动。
7.县级以上安全生产监督管理部门应明确档案管理机构,并有专人负责档案工作。具体职责是:
(1)贯彻执行有关法律、行政法规及国家安全监管总局发布的规范、标准,建立、健全本单位的档案工作规章制度;
(2)对本单位的归档工作进行指导,统一管理本单位的档案,积极开发档案信息资源,编制检索工具,汇编文件资料,做好档案利用工作;
(3)监督、指导所属机构的档案工作;
(4)做好档案的鉴定和统计工作,按规定向属地国家综合档案馆移交档案。
8.档案工作人员应熟悉档案专业理论知识,熟悉安全生产监督管理业务,忠于职守,遵守纪律,具有履行职责必需的文化知识和专业技能,并定期接受相应培训。
三、文件材料的形成和归档
9.各级安全生产监督管理部门应当建立健全文件材料归档制度,对文件材料的归档范围、时间、质量要求、程序等做出具体规定,确保归档文件材料齐全、完整、准确、系统。
10.安全生产监管档案主要由安全生产监管日常管理文件材料、执法检查材料、行政审批和备案材料以及事故调查处理文件材料组成。
(1)安全生产监管日常管理文件材料,包括履行安全生产监督管理职责过程中形成的各种文件、立法相关材料、会议材料、安全统计分析材料、信访材料、行政复议材料及其他日常管理文件材料等。
(2)执法检查材料,包括安全生产执法检查、督查、专项整治过程中形成的调查笔录、处理决定等执法文书材料以及相应的安全事故隐患整改材料等。
(3)行政审批和备案材料,包括职责范围内新建、改建、扩建工程项目的安全设施审查及竣工验收审批材料,职责范围内的安全生产许可审批材料,对工矿商贸生产经营单位安全生产条件和有关设备(特种设备除外)进行检测检验、安全评价、安全培训、安全咨询等社会中介组织的资质认定审批材料,生产经营单位主要负责人及安全生产管理人员安全资格考核材料,特种作业人员考核材料,职责范围内要求的各项管理工作备案材料等。
(4) 事故调查处理文件材料,包括本单位在事故报告、调查处理和批复结案过程中形成的全部文件材料。
11.安全生产监督管理部门形成的具有保存价值的文件材料,由文书机构或文件材料形成机构按相关要求整理后,向本单位档案管理机构归档。
12.安全生产监管日常管理文件材料应于次年6月30日以前归档;事故调查处理文件材料应在事故处理结束后1个月内归档;执法检查材料、行政审批和备案材料可分阶段归档。
13.归档文件质量要求:
(1)归档的文件材料必须是办理完毕、齐全完整、具有保存价值;
(2)本部门主办的文件,必须归档保存原件,确无原件的,须在备考表中予以说明;
(3)归档的文件所使用的书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护要求;
(4)已破损的文件应予修复,字迹模糊或易褪变的文件应予复制;
(5) 电子文件形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子文件,制成纸质文件与原电子文件的存储载体一同归档,并使两者建立互联;
(6)归档的电子文件应存储到符合保管要求的脱机载体上。归档保存的电子文件一般不加密,必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一同归档。
14.文件材料归档时,交接双方应清点、核对文件材料,并在移交方编制的归档移交目录上签字或盖章。
四、档案的管理
15.安全生产监督管理部门应根据本单位实际情况,对归档文件进行科学系统地分类、排列、编目和保管,采用先进技术和管理方法,推动文档一体化进程,实现档案管理现代化。
16.安全生产监管日常管理文件材料可按年度、组织机构、保管期限分类,按形成时间顺序排列,或采用适合本单位的档案分类方案,按件整理。
执法检查材料可按年度、行业、地区分类,以每个被监管单位形成的文件材料为保管单位整理,按形成时间顺序排列。
行政审批和备案材料可结合行政审批和备案项目、行业、地区、被监管单位,采用适合本单位的档案分类体系和排列方法,以一个被监管单位的一项行政审批和备案项目形成的文件材料为保管单位整理,一项一卷。行政许可项目在审批手续完成后在许可有效期内发生变更,办理变更手续过程中形成的案卷可与申办案卷合并保管或单独排列。
事故调查处理文件材料以一起事故形成的文件材料为保管单位整理,按年度结合案卷形成时间顺序排列。
17.安全生产监管档案的保管期限根据国家档案行政管理部门和国家安全监管总局的有关规定执行。
18.各级安全生产监督管理部门形成的人事、会计、科技档案的管理按国家有关规定执行。
19.对于已满保管期限的档案,要按照国家有关规定,组织专门鉴定小组进行鉴定。
20.经鉴定须销毁的档案,档案工作人员应编制销毁清册,经单位主管领导审查批准,由档案工作人员和指定的监销人共同监销,并在销毁清册上签字。销毁清册永久保存。
21.各级安全生产监督管理部门应建立档案的统计制度,对档案的接收、移交、保管、利用等情况进行统计,并按规定向上级业务管理部门和地方档案行政管理部门报送档案工作基本情况统计报表。
22.档案工作人员应在调动工作、退休或其他原因离开工作岗位之前,办好档案的交接手续。
其他机构工作人员离职前,必须将未归档的文件材料全部归档,并清退所借档案。
23.安全生产监督管理部门应设档案专用库房,配备必要的设备设施。档案库房应符合防火、防盗、防潮、防尘、防光、防鼠、防虫、防高温的要求,库房面积应满足今后一段时间档案数量增长的需要。库房应与办公室、阅览室分开。
五、档案的利用
24.各级安全生产监督管理部门应积极开展档案利用工作,编制适用的检索工具,开展档案编研工作,为安全生产监督管理工作提供档案信息服务。
25.档案工作人员要严格履行档案借阅手续。遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》,认真贯彻执行保密法规,做好保密工作。
26.对电子文件采用网络的方式利用时,应采取身份认证、权限控制等安全保密措施,并遵守有关的借阅规定。
27.因利用档案解决重大问题,并产生较大的经济效益和社会效益的,应进行档案利用效果登记。
六、奖惩
28.凡有下列事迹之一的,安全生产监督管理部门、档案行政管理部门应给予表彰和奖励:
(1)对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的;
(2)对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的;
(3)同违反档案法律、法规的行为作斗争,表现突出的。
29.对于违反《中华人民共和国档案法》和本规定相关条款的行为,按照《中华人民共和国档案法实施办法》第五章的有关规定予以处罚。
七、附则
30.本规定由国家安全监管总局负责解释。
31.本规定自2007年7月1日起施行。
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