物料供应管理制度

第一条 供应事务的方针
1.供应部门必须经常从经济与使用效果两个方面出发,选择最合适的物品。
2.必须认真制订并审查采购计划,努力掌握采购技巧与技术;并且经常能站在公司的全局立场上,冷静思考与判断,谋求最有利的采购机会。
3.与供应商协调好关系,努力提高自身的谈判地位,以最小的代价与最佳的采购条件,达成每一笔交易。
4.避免供应业务给整个公司整体事务运作带来不利影响,有效地安排好物品的采购与供应工作。
5.加强成本意识,在不影响各部门事务工作正常开展的前提下,严格控制物品的收发领用量,杜绝一切浪费与不当消耗,保管好物品,使供应工作及时、准确。
第二条 供应事务的机构
1.供应事务分别由订购、验收入库与保管出库三个组承担,不同事务不得由同一个人兼管。
2.为了使供应工作专业化,使供应人员具有较高的商品知识、市场交易知识以及与供应商打交道的技能,可以按物品品种,如印刷制品、消耗品、杂品与器具等等,来划分各供应人员的职务工作。
3.主管科长乃至主管部长,有责任贯彻供应事务的方针,使供应机构的工作能紧紧围绕方针展开。
4.为了经常地把握市场中合适且优良的物品,从各部科选拔合适的人选,组成“供应物品研究委员会”。
5.定期或不定期召开“恳谈会”,邀请相关行业的关系户,共同探讨有效的供应问题,收集有关物品的信息,把握购买市场的方向。
6.定期与物品生产制造企业、中间商、批发商以及相关的协作企业进行联络,把握动向。
第三条 供应设置
1.订购、验收与保管三个组必须分开设置,但又不能完全割裂开来;分组设置以及有关布局要便于三个组彼此联络。
2.订购组的事务室,要布置在便于外来联系业务者进出的位置。有关接待业务尽可能规范化与程序化,包括应答、交涉与接洽的语言都尽可能规范化。
3.物品接受与检验或清点,尽可能设置在宽广的场所,并配置适当的设备,以便进行充分的检验与核对。验收环节不充分,后患无穷,质量不合格,或数量不足等等,都成为本企业的损失。
4.保管场所一定要有遮掩与隔离,领用者或其他部门人员,不得或不能随便进入物品保管场所与仓库。
第四条 购买计划
1.供应物品的采购,原则上有计划,按批量统一进行。任何零星、分散的、无计划的采购,都会加大采购成本,并且不能确保获得最合适的物品。
2.订购组应该经常地对主要中间商与生产企业,以及市场状况进行调查研究,并把各种调研结果记录下来,汇编成册。并且,由一线人员每天记录物品市场的价格变动情况,以及商品目录变动情况,使本公司的订购与交易谈判工作更富有计划性。
3.平时注意各种有利的交易条件,包括交货期、规格、支付条件、物品退换、折扣、送货与交货条件、交易方式,以及有关订购与接货事务等等。
4.如果分事业单位所在地的物品价格便宜,或者在当地采购合算,不必按总公司的采购计划进行,允许按下列程序进行当地采购:
(1)填写“当地采购申请传票”(一式三份),其中两份交总公司供应科。在申请传票中如实写清当地的价格。
(2)供应科据此进行测算,包括考虑批量采购折扣、运输费与采购或订购费等等,作出决策,在申请传票上作出批示,返回分事业单位,指示其按供应科的决定行事。
(3)返回分事业单位的“申请传票”,作为日后向总公司财务科结算的凭证。
第五条 用品规格及采购基准
1.编制标准的物品目录及其分类,对器具、备品、账票、消耗品等主要物品作出规定,以作为制订供应计划与供应事务的基准。
标准目录尽可能具体、明确,例如账票,写明(1)名称,(2)格式,(3)纸张质地,(4)大小尺寸,(5)装订,(6)每册(本)页数,(7)单价,(8)色彩等等。
2.确定采购或订购规格与样品,在采购或订购时参照选购,或者提供给供应商,按规格与样品供货,并作为接货与验货的基准。
3.对特别重要的物品,必须从使用成本的角度审视,确定采购物品的规格及采购基准。
4.制订有关物品采购、供应以及改良物品的提案制度,改善物品供应事务。
第六条 供应事务的运行
1.供应事务的主管,应该经常检查部下在执行订购方针、计划以及处理事务过程中的情况,发现问题及时予以纠正。
2.任何一项订购或采购,都必须两人以上进行合议与商定后进行,以便使两个人的知识与见解相互补充,并且防止在选择供应商方面出现偏颇与舞弊行为。
3.采购人员必须公正自律,从企业的利益出发,采购合适与价格合理的物品。
4.在采购上既要注意“货比三家”,利用竞争竞价,谋求低成本购买上的好处;又要善于利用集中订购,以及长期订购的手段,提高交易地位,谋求有利的采购条件。
5.有组织地对供应商进行调查与选择,把握供应商的供货信誉、资信以及物品质量。
6.在选择新供货伙伴时,必须进行实地调查,按事先设计的调查用表进行填写,交给供应科长裁决。对一些重要的供应商,在确定供货关系前,双方的主管至少见面会谈一次。
7.原则上必须以订购单的方式进行订购。订购单一式三份,一份用于订购,一份用于进货验收,一份上报主管备案。
8.供应科应该不断地改进工作,促进供应业务合理化。
(1)设立订购台账,并依靠台账,对整个供应过程,包括申请、预算、订购、收发领用等过程,进行系统管理。
(2)编制订购日报,按日向主管、财务部门和保安部门作出报告。
(3)编制若干种标准的契约书格式,以提高供货或采购契约缔结的效率,避免签约时的失误。
(4)对样品按各种规格、型号与形状,进行分类整理,便于采购计划的制订、预算的编制,以及订购与验收。
(5)对交易伙伴前来参观,以及对本企业供应设施、机械和操作方法进行研究,应予以接待。
(6)订购预算,以及与供应商有关的各种通报,必须尽可能转告相关部门。
(7)运用订购管理板,对订购事务进行管理。另外,运用订购管理卡,对订购与接货责任人员进行管理。
(8)对采购价格情况进行统计分析,按类别编制报表,以示明供应商的价格情况,以及各供应商订购成本降低的意义。
第七条 物品的保管
1.对保管物品的仓库设施,包括货架、货柜进行更新改造,提高物品存放领取的效率,提高仓库面积利用效率,并且对各种物品进行合理分类,便于取存与有规则地码放。
2.保管物品的分类,原则上按下列标准进行:
(1)印刷物(按通用品、各部科用品,以及功能或性能进行细分)。
(2)备品(按通用、特殊进行细分)。
(3)低值易耗品(按使用频率细分,或按价格细分)。
(4)其他(按容量、重量、体积以及放置场所细分)。
3.仓库中货架、货柜等,都得挂上现有物品领用登记卡,对收发领用量进行登记,并核算其余量,以防止丢失与被盗。
4.在物品仓库的事务室中,设置管理板,展示各物品申请需用量、库存量及需要订购量。
5.保管物品组,必须经常清理仓库各货架与货柜,及时清理死货、无用物品及废品,移入统一存放这类物品的指定地点或场所。
6.保管物品组必须制作仓库物品放置平面图,并在货架货柜上贴上分类与编号标签。分类与编号可以用不同颜色标出,或依物品类别用不同色彩表示。
7.按所保管物品品种统计并编制“收发领用月报”,送报订购组,以及主管科长。在收发领用月报中,对各部科实际领用数量进行统计。在库存余量边上,注明各部科已经提出的申请订购量。
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