ERP系统改变了传统企业的运行模式，它将会计从业人员领入一个全新的空间，改变了会计从业人员在传统管理模式中的角色，实现了由核算会计到管理会计的转变，变换了会计从业人员对会计信息的搜集和处理方式，改变了传统原始单据的流转方式。企业传统的会计档案管理模式已不能适应ERP环境下的会计档案管理的要求。
ERP对会计档案工作的影响
企业ERP系统的实施已经远远超出了传统意义上的会计电算化的范畴，ERP系统实现了企业物流、信息流、资金流的“三流合一”，具有高度集成性的特点，企业各项业务与会计核算实现了同步，完全改变了传统的单据流转方式，对会计档案管理带来的影响主要有以下几个方面：
1.会计凭证的种类和形式发生变化。ERP系统实施前，会计凭证全部由会计人员手工录入产生，会计凭证主要包括原始凭证和记账凭证。ERP上线后，除财会人员手工处理的会计凭证外，还增加了来源于企业的销售SD、物流MM、投资PS、资产AM等各个管理部门的系统集成凭证以及系统月结生成的调整凭证等，会计凭证的种类大大增加。
2.会计档案的数量成倍增加。ERP上线后除财务人员录入的FICO凭证，从SD、MM、PS、AM等其他模块集成的凭证按单笔业务直接集成财务凭证，销售、采购的财务凭证将成倍增长。另外，ERP系统作为一套管理系统，还会产生大量的管理信息凭证，如进行“月结”操作时，系统产生的归集润中心和业务范围调整的会计凭证，从而导致会计凭证数量几十倍甚至上百倍地增加。
3.会计凭证、账簿格式的变化。在ERP系统中，不论是总账、商品及其他科目明细账、日记账，会计账簿等只能取得三栏明细账的金额数据，而不具有通常使用的数量金额明细账和多栏式明细账。而且ERP所提供的会计凭证、账簿打印功能与传统的财务软件系统提供的功能相差较大，从ERP系统中打印出的凭证格式、内容等均与传统意义上的凭证格式差别较大，并且很难在系统中进行调整，与目前执行的《会计基础工作规范》、《会计电算化工作规范》的有关要求存在一定的冲突。
4.会计凭证分类编码方式发生变化。ERP系统中对会计凭证按凭证类型进行分类排序归集，各凭证类型全年连续编码，而系统中的凭证类型非常多。由于SAP的这种排序编号方式，不区分利润中心、不区分月份，不进行汇总编号，与传统的按业务发生时间排序归集有很大区别，给企业会计凭证的归集、装订、查询等检索造成影响，不符合传统财务凭证编码习惯。
转变会计档案管理思路
基于ERP系统实施后对传统会计档案产生的诸多影响，我们必须做好会计档案管理的思路转变工作，制定出既符合ERP系统本身业务流程，又能符合石化系统特点的档案管理模式。
在传统会计实务理念下，会计记账凭证必须连续编号，一般将记账凭证与原始凭证一起管理，即记账凭证从系统中打印出来后与原始凭证装订在一起，称为“统一管理”模式。而ERP系统下则产生了与之对应的“分类管理”模式，包含了纵向分类管理和横向分类管理。
纵向分类管理就是根据石化销售企业分省、地（市）两级管理要求，按利润中心区分数据来源（也可以按制单人区分），实行系统凭证单据就地保管的原则。在体系中可以设置自定义内表，将ERP系统凭证编码与分利润中心的自编码建立对照表，该自编码可以灵活定义按利润中心、月份进行编码，凭证打印时从自定义表中取得最大编号，来生成新的自编码。地（市）级公司按凭证打印出来的自编码进行排序装订，同时ERP系统中可以开发一些自定义表的对照查询，方便日常检索。
另外，由于ERP系统下所有业务按流程管理，一些主要的业务模块产生的记账凭证编号都是分类别连续编号的，即形成横向分类管理。横向分类管理为ERP下的复核和审计提供了一个极好的管理平台，使相关人员可以按业务类别对相关凭证进行快速追溯。ERP系统下会计凭证的概念与传统会计实务下会计凭证的概念已有所区别。ERP系统下既包括以会计分录形式存在的会计记账凭证数据，还包含大量链接信息和集成数据信息。通过这些信息与电子基础凭证进行关联，实际上就是企业的经济活动信息在财务上体现的一个链接和集成平台，而这个平台是无法打印在纸介质上与相关原始凭证一起管理的，因为其中包含大量的企业采购、物料、销售等其他经济活动信息。一般销售、物料信息可以按销售组织或工厂以清单的形式打印，既能反映整体的业务经营概况，又便于单据装订归档。因此，必须按凭证横向分类管理要求，将财务记账凭证从ERP系统中分离出来，并结合前面的纵向分类管理，单独进行连续编号。
浙江石油ERP环境下的会计档案管理改进措施
为适应ERP实施后会计档案管理的要求，针对ERP上线后企业会计档案管理中面临的新的问题，结合2002年中国石化油品销售事业部《中国石化销售企业会计基础工作达标考核（暂行）办法》，制定了《ERP财务凭证打印及装订规定》、《ERP系统财