企业经营的宗旨是以最小的投入获得最大的利润。随着企业规模的不断扩大,人员的增多,企业将从简单的生产、办公环境发展到大型生产流水线,拥有多种销售渠道、采购方式,必须进行各种备品备件的库存管理,处理复杂多样的财务人事报表。企业的业务也将从简单的本地化、单一化发展到跨行业、跨地区。不少企业每年在管理方面的投入成倍增长,但效率却不断下降,所以,寻找一个适合本企业管理的解决方案已成为当前不容回避的问题,使用计算机和软件来协助企业管理是整个时代发展的必然结果。
企业在ERP选型方面最关心的两个问题,一是什么样的企业适合上ERP产品,决定因素包括企业的经营类型、资金积累程度,企业的规模、人数,以及发展状况,等等。二是选什么样的ERP产品,影响因素包括ERP产品的价格、功能和售后服务等,其中价格是企业最为关心的问题。这些问题的不确定性对企业的ERP选型和企业本身的财政预算都是一个很大的障碍。所以企业只有明确自身的需求,制定恰当的财政预算,才能顺利地选到最适合的ERP产品。
而对于选好的ERP产品,在相当长的一段时间的实施过程后,能否达到预期目的是一个未知数。企业是否成功应用ERP的标准是什么?总的来说,ERP应该基于产品结构和物料清单的需求计划,降低库存和相应占用资金的利息开支,提高资金周转,降低成本;制定优先级和分时分段计划,合理配置和利用资源,减少短缺和加班,提高劳动生产率,提高交货履约率,增加收入;物流同资金流信息集成,减少财务差错和坏帐损失;提高员工素质,规范管理业务流程;掌握真实成本,准确报价,在保证企业利润的前提下,提高获取订单的机率。
ERP的培训是一项极其重要的工作,企业大规模推行ERP时,企业的各阶层都要了解ERP:一是最高层,要了解ERP将会为企业带来什么;二是企业的中层,要了解ERP是怎么工作的,ERP能提供什么信息,部门因为使用ERP将会发生什么变化;三是具体的操作人员只知道如何使用计算机的应用窗口是远远不够的,还要知道他们的工作在整个系统中具体起到什么作用,知道正是由于他们的工作才保证了整个企业ERP系统的运行。
企业实施ERP应注意的前提条件是企业必须了解ERP,对ERP系统的需求必须十分明确:知道什么是ERP,知道ERP能解决什么问题,知道企业最关心的问题能否用ERP来解决,知道ERP怎样用、怎样实施才能取得成功。
一、成功实施ERP的必要条件
实现信息集成有一定的条件,要点是管理基础规范。这是实施ERP系统的一个必要条件。但是,要想取得成功,还有许多其它的因素,分先决条件和正确实施两部分,现总结归纳如下。
(一)先决条件
企业成功必须具备的先决条件有7项,企业一定要在系统实施之前作出估计和判断。
1.企业有长期的经营战略,产品有生命力,才能持续稳定地占有市场,有稳定的经营环境。2.领导班子要有改革开拓、不断进取的精神,有决心对项目实施的成败承担责任。3.企业所处的市场竞争环境比较健全,有实现现代化企业制度的机制。4.管理工作基础扎实,数据完整。5.各领导层理解ERP,建设ERP系统的需求明确,有统一的目标,使企业真正感到市场竞争的压力:紧迫感和危机感。6.有明确的可行目标。要在理解ERP的基础上,经过企业论证以后得出一个统一的目标,让全体员工都了解这个目标,为实现这一目标而奋斗。7.领导的决心和投入。实施ERP实质上是管理模式的变革,必然涉及“更新观念和改革管理”,而“更新观念和改革管理”没有企业高层领导的坚定决心和具体指导是可能成功的。
(二)正确实施
为了取得成功,在系统实施过程中,企业还必须注意做好以下9项工作:1.项目实施组织人选得当,有实干的领导和得力的项目经理。2.重视培训、教育,重视提高全员素质。3.管理人员与计算机人员配合默契。4.重视数据的准确与完整。5.选择适用的软件和长久合作的软件商。6.采用科学的项目管理实施方法,有正确的实施指导和技术服务支持。7.有严格的工作纪律,制定严明的工作规程和准则。8.深化改革,重视业务流程重组。9.激励机制
健全,有一支稳定的复合型人才队伍。
二、实施ERP应注意解决好的问题
实施ERP应注意解决好的问题有很多,需要特别注意的主要有以下4点:1.人选和组织问题。工作是要人来做的,具体实施工作由实施小组负责完成,因此,项目实施组织的人选要得当。尤其是项目经理的人选,直接关系到项目实施的结果。2.培训。企业要重视培训教育和提高全员素质,要注意信息技术和先进管理思想的结合。3.做好模拟运行。4.建立有利于数据准确的激励机制。上面4点都与人有关,所以,管理要以人为本,做好人的工作是最主要的。
项目的成功实施用怎样的标准来验证、衡量对实施ERP项目的企业是非常重要的问题。ERP系统实施成功对于企业是来之不易的,需要项目组成员及全体员工在各阶段付出艰苦的努力,一丝不苟地对软件的功能、项目的需求和实施过程进行整理和评价。评价一个ERP系统是否实施成功,标准是多方面的。现笔者针对企业的具体情况对验证的几个主要依据进行阐述。
1.系统运行集成化
企业选购的系统已全部运转起来,成为各部门管理人员日常工作离不开的有效工具,这是ERP应用成功在技术解决方案方面最基本的表现。ERP系统是对企业物流、资金流、信息流进行一体化管理的软件系统,其核心管理思想就是实现对“供应链”的管理。软件的应用将跨越多个部门,甚至多个企业,为了达到预期设定的应用目标,最基本的要求是系统能够运行起来,实现集成化应用,建立企业决策完善的数据体系和信息共享机制。一般来说,ERP系统仅在财务部门应用只能实现财务管理规范化、改善应收帐款和资金管理,仅在销售部门应用只能加强和改善营销管理;仅在库存管理部门应用只能帮助掌握存货信息,仅在生产部门应用只能辅助制定生产计划和物料需求计划。它只有集成一体化运行起来,才有可能使企业降低库存,提高资金利用率和控制经营风险;控制产品生产成本,缩短产品生产周期;提高产品质量和合格率;减少坏帐、呆帐金额,等等。