梅山是个建立于六十年代末的老厂.与其它老的冶金企业一样,在设备和备件管理上采用的是总厂加分厂的管理模式,总厂和分厂各自拥有自己的管理权限,技措项目和零星固定资产投资项目由总厂负责,各分厂曾经自行负责本单位的设备检修以及备件的计划,采购和仓储.加入宝钢集团后,梅山公司经过债转股,成立了以钢铁生产为主业的上海梅山钢铁股份有限公司,使得产权多元化.钢铁公司学习宝钢的管理经验,强化钢铁公司的内部集约化管理,在钢铁公司内部实行人,财,物的集中管理,设备部统一负责固定资产,设备检修,正常的技改投资管理以及设备备件的采购和仓储管理.
实施集中管理以前和刚刚实施集中管理时,上海梅山钢铁股份有限公司设备系统设备,备件的采购和仓储都是采用手工操作:从各单位的车间开始计划申报,层层审批,设备部负责制定采购计划,采购合同签定,备件的入,出,存库操作,计划,合同台帐以及仓库的帐卡,帐表都是以纸质单据的形式流转,保存,人工统计;而且由于历史的原因,集中管理后的仓库实体仍然分布在各单位.因此操作上存在单据和实物流转缓慢,信息严重滞后,控制管理难,易出错,工作量大,安全性差,效率低等弊端,上级管理部门和各生产单位之间的矛盾大,各级设备管理人员不能迅速准确的了解需求计划,采购计划,合同签订及执行,备件库存的有关信息,无法及时加以比较准确的控制;往往当前设备检修成本无法及时反映,设备系统的月度预算难度很大,很不准确,备件管理中的决策往往也不能得到及时有效的数据支持,一些先进的设备备件管理方法也难以有效的实施.
随着现代化企业制度的建立和完善,对备件系统的各项工作也提出更高的要求,迫切需要用先进的管理工具来辅助我们完成备件系统的管理和操作.与此同时,计算机技术及网络技术的快速发展和日趋成熟,为我们实现这个要求提供了条件.因此,在经过多年尝试和精心准备后,与广州市正泰商业数据优先公司合作,开发应用了"上海梅山集团备件管理信息系统",并于2002年1月正式投入运行.
一、备件管理系统为备件管理工作提供了有效的支持
信息共享,配置较为灵活,提高工作效率.设备备件的有关信息全部要进入系统,按照规定的权限实现分级分层次共享;业务人员业务操作方便,却不能进行自己业务范围之外的查询和操作;系统可以对各部门的职责按照规定进行配置,以适应管理工作不断优化带来的新的变化,提高业务人员和系统的工作效率;目前,有关数据不仅在公司设备系统(设备部及各生产厂)共享使用,而且还在公司领导,企划部门,财务部门和监审部门共同使用,得到公司领导,兄弟部门和生产厂的好评;
有很好的安全性.系统既要数据共享,也按照系统管理员,领导,业务操作人员,涉及的有关部门等进行严格的权限划分和控制,而且重要的经济数据全部除实现系统内数据流转外,还同时进行纸质单据流转;为了保证系统的安全,系统内数据库定期备份,所有的数据均必须进行双机备份和刻录光盘备份;系统管理员可以根据职责变化对各部门的职责,业务操作和报表形式等进行配置,更改.
规范设备备件管理操作流程.设备备件的计划,采购业务及其管理流程规范可控制,系统内建立了比较完整的供应商管理机制和价格体系,供应商必须经过严格的资质和质量保证能力审核和领导的审批,才能入网和被业务人员使用,业务人员只有按照规定的流程进行操作才能进行业务活动;根据权限不同,有权限的部门和人员对计划申报,下达,供方使用,合同签订,到货入库,合同价格,付款和发票开具等重要的经济情况一目了然,便于监督和检查.
能做到历史情况与现实的衔接
由于历史的原因,梅山公司设备部备件仓库分布在公司各处且有多个,为了统一仓库管理和信息的交流汇总,全面掌握仓库库存和帐务情况.设备部对仓库采用虚拟总仓的形式:设备部的所有仓库形成一个虚拟的总仓,各个备件仓库则成了虚拟总仓下的各个分库区,库区可自行定义,增删.每个库区是仓库管理的实体,只进行货物的进出操作,不进行帐目管理,帐目管理在总仓中进行.备件每次入仓,都和仓库中的备件编码相同的备件进行平均价格处理,实现不同实体仓库中相同备件的单价一致.
同样由于历史的原因,设备系统还有很多原来已签订的设备备件采购的在执行合同,设备部在通过财务对账后,将原来的在执行采购合同的有关数据逐步转入子系统,统一进行管理,使得帐目更加清楚,数据更加准确可信.