摘要:随着市场经济的迅猛发展和现代企业管理制度的建立，企业的档案管理工作日益与企业营销、生产、技术、质量活动休戚相关。因此文章指出必须系统和明确地对档案进行系统管理，有依据地去完成任务，减少走弯路，把损失降到最低。
关键词:道路桥梁;企业工程;档案管理
一、道路与桥梁的建设工程档案概念
1.道路与桥梁企业的建设工程档案指:在道路与桥梁的工程建设活动中直接形成的具有归档保存值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。
2.道路与桥梁企业建设工程文件主要包括:在道路与桥梁工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括图纸会审，工程地质勘察报告、工程测量定位记录及复核单，开工报告与审批资料，单位、分部、分项工程划分文件，施工组织设计，施工技术方案及特殊工序施工技术措施，技术交底书，施工总平面图，设计变更与材料代用单，施工技术问题与质量事故处置记录，现场协调会议纪要，设备、原材料、半成品合格证及各种检验、测试记录，隐蔽工程记录，工序交接记录，施工日志，工程技术核对，预试车记录，中间交接记录，竣工报告与工程验收书，竣工图，工程回访单，工程设计、预算、施工预算、工程决算，“四新”应用鉴定资料及审定的各级工法，有关工程的照片、录像带、录音带、软盘等各种媒体资料，工程所获荣誉资料(奖杯、奖牌、证书或文件及其他载体)，施工技术小结及工程总结，其他需要收集整理的资料。
3.道路与桥梁的建设工程文件档案资料保存形式的载体:纸张是最为基础的形式;利用缩微技术对工程资料进行保存;利用计算机、扫描仪的高端技术对工程资料进行存储，对工程资料的电子文件、声音、图像进行存储的方式。
二、电子计算机在档案管理中的应用
随着全球化、信息化和网络化时代的到来，信息技术给档案管理带来了一系列的挑战与机遇，如何提高档案管理与服务的效率、效益与效果，如何满足人民群众对于信息的需求，如何尽可能地实现档案信息的价值，为社会服务，如何整合现有的档案资源，如何更有效地进行数据挖掘，如何进行电子档案管理系统的设计来满足各种功能需求等问题成为了世界各国档案数字化建设共同关注的问题。
电子档案管理的基本功能包括数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等。同时还要求系统必须具有良好的实用性、兼容性、完备性、扩展性和安全性，以确保数据的完整性、独立性和有效性，并能够保证用户在最短的时间内掌握系统的各项性能。数据管理模块应具备档案目录及原文信息的管理功能，即数据库的建立、修改、删除，档案数据的输入、存储、修改、删除等内容。对数据库的建设与选择、文件格式、文件交换格式、数据项的设置原则、输入/输出方式等方面进行了规定。对整理编目模块所应涵盖的功能进行了规定，其中包括:数据采集、类目设置、分类排序、数据校验、目录生成、数据统计、打印输出等。对整理编目模块中的功能所应达到的满足用户需求的程度进行了描述。检索查询模块应具备对档案信息数据进行多重途径检索查询的基本功能，并具备借阅管理等辅助功能。在检索查询模块中必须设置题名、责任者、形成时间、主题词，分类号等检索项。还应该根据用户的需求设置文件编号、档号等辅助检索项。系统应该提供多条件组合查询以提高用户的查全率与查准率。检索结果应根据用户需求包含索引目录、全文、图文声像等。电子计算机系统包括用户权限管理、系统日志管理、数据的备份与恢复等。
2004年，为了进一步适应国家信息化发展的需要，加快推进档案信息化的进程，国家档案局把档案信息化及其与之相关的研究成果作为评奖工作的重点。国家档案局的这一决策一方面是为了解决中国档案机构远远落后于世界上其他国家的现状，通过奖励的方式迅速地提高档案学界在此方面的研究水平。另一方面也是为了满足广大人民群众、企事业单位对于档案信息的需求，通过档案信息的电子化加快信息的传播速度、范围以及利用效率。
三、道路与桥梁企业的档案管理
1.档案管理的内容。公路桥梁工程质量的文件和报告，使用的材料的检测的评定的资料。安全和事故的报告，证明和领导的审批等。施工中遇到的情况，处理办法和质量的检查等，对道路与桥梁的质量的影响的分析。施工的原始记录也是非常重要的，它包括路基的工程、路面工程、加固工程、桥梁工程、挡土和排水及它们的质量评定。由于工程的复杂性，所以每个步骤都必须有证可查，有记录可找，工程也是种严密的事情，它的质量直接关系到广大的人民群众的利益，关系到人民群众的生命和财产的安全。只有有合理和严密的资料，工程才能有条不紊地进行。
2.管理职责。从以往来看，公路桥梁建设工程的资料管理混乱，规划、设计、预算、招标、合同、竣工、验收、结算、决算等过程资料不齐全。作为工程技术人员，要求相应的人员必须对工程资料进行严格的管理。
道路与桥梁等的设计、预算等资料统一由专门的工作人员整理完整，把它们装订后一式二份，一份自留，一份又上级检查复核，复核后再进行审核，加盖公章后到领导处进行审定。现场施工员须根据以下各方相关责任，督促相关人员做好各期工程资料，按规定时限收集整理。
建设工程档案的管理涉及建设单位、监理单位、施工单位等以及地方城建档案管理部门。对于一个建设工程而言:设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向场基建科受项目工程师委派的现场施工员移交，施工员汇总整理。建设、设计、施工、监理等部门将本部门在工程建设建设中形成的文件向场档案管理机构移交。
道路与桥梁的工程各参建单位填写的建设工程档案应以施工及验收规范、工程合同、设计文件、工程施工质量验收统一标准等为依据。工程档案资料应随工程进度及时收集、整理，并应按专业归类，认真书写，字迹清楚，项目齐全、准确、真实，无未了事项。工程档案资料应分级管理，建设工程项目各单位技术负责人负责本单位工程档案资料的全过程组织工作并负责审核，各相关单位档案管理员负责工程档案资料的收集、整理工作对工程档案资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等，应按有关规定予以处罚，情节严重的，应依法追究法律责任。
3.管理作用。在道路与桥梁等项目部各部门为各自职能范围内的资料管理对口责任部门，负责职能范围内的工程资料分阶段或竣工时向资料管理人员提交归档，由资料管理人员统一向业主移交。当前由于各级领导的重视为档案管理的发展提供了极好平台，但是必须看到，档案管理信息化不是工程项目而已，它是相对工程管理不断创新的过程，由于档案管理工作的特殊性，档案管理仍面临着诸多困难和挑战。
道路与桥梁工程设计施工资料的管理体制、管理方式不同，难于实现标准化。由于档案自身的复杂性，项目档案管理体系比较复杂，分散管理应是其突出特点。与时俱进，观念创新。在推进现代化的建设中，采用工程技术引发的工作方式、文件资料和档案的管理方法变化将会层出不穷，必须创新才能解决这些问题。工程上的一些问题，可能有关部门都不具备解决它的职能，这就特别需要职能创新。我们应有可能通过分析、研究，从拓展业务工作的范围出发，主动承担起，可以在企业有关主管部门协调下，被赋予新的职能。所以，对档案的管理也是工程不可缺少的一部分。要适应新的经济体制和经济秩序的需要，要树立现代企业科学管理的思想，要认识到技术档案是企业的重要资源，是管理决策的基础，是企业管理的有效工具。把工程技术档案管理好，有利于经营决策，如借鉴施工过的施工组织设计，可快速参与新的类似工程的投标竞争;有利于整合生产要素，降低工程成本，如参考已往的项目管理经验和工程总结，结合新的工程实际实现管理不断创新;有利于技术创新、提高工程和服务质量，如便捷地采用过去的“四新”资料，在即将开工的工程中实施持续改进;有利于维护企业的合法权益，如利用可追溯的各种技术文件、质量记录去应对工程质量事故、纠纷、索赔。
四、总结
道路与桥梁档案的管理是一种合理的有效的工程管理的行为，它的出现能保证道路与桥梁企业对其工程的施工方式和态度，面对复杂的建设工程问题，我们必须加强对工程的每个步骤都非常清楚和透明，有良好的档案管理就有好的工作进度，也有良好的监督和核查的作用，对未来工程的修复作用也是很重要的。