【摘要】莱钢自2003年开始进行了第二轮的改扩建工程,其中一些关键技术和设备全部都是从国外引进,含金量高,做好这些涉外项目的现场管理将直接影响到整个工程的质量和进度。本文从六个方面对涉外项目现场管理进行了有益的总结和探索,对其他企业搞好项目的现场管理有一定的借鉴作用。
【关键词】涉外项目现场管理
莱钢十五、十一五技改工程是莱钢发展历史上一个重要的里程碑,工程的顺利完成必将实现莱钢超常规的跨越式发展,对莱钢实现做强做大的战略目标产生深远的影响。莱钢技改工程中的关键技术和设备全部都是从国外引进,其中包括有世界先进水平的整体生产线,其设备和技术的含金量非常高,对这些涉外项目做好现场管理将直接关系到整个工程的质量和进度,并最终影响集团公司是否能及时创造良好的效益、按照预定期限收回投资。所以,涉外项目的现场管理工作就显得十分重要。本文通过参加十五、十一五技改工程涉外项目现场管理,对如何搞好技改工程涉外项目的现场管理进行了有益总结和探讨,并认为必须重点做好以下几个方面的工作。
一、提高认识、统一思想是搞好涉外项目现场管理的思想基础
涉外项目的现场管理是整个项目引进的关键,是涉外合同执行中的重中之重,其管理的好坏直接关系到整个涉外项目引进的成功与否。涉外合同管理者必须提高认识,统一思想,牢固树立“外事无小事,现场无小事”的观念。只有打好了搞好涉外项目现场管理的思想基础,才能顾全大局、内外协调、有序衔接、快速推进。如果在脑子里没有绷紧这根弦,那就说明在思想上还没有正确认识到涉外项目现场管理的重要性,也就根本谈不上搞好涉外项目的现场管理工作,达不到涉外项目引进的目的。
二、熟悉商务合同和技术附件,做到一专多能是搞好涉外项目现场管理的基本条件
涉外商务合同和技术附件是整个涉外项目的基础和依据,脱离商务合同和技术附件来做现场管理就成了缘木求鱼,因此项目管理者必须做到心中有数、熟知合同和技术附件。由于涉外的商务合同和技术附件的内容很多、很细,且全部都是英文,这就要求项目的管理者必须具备很强的英语听、说、读、写、译的能力以及相应的科学技术知识。一个好的项目管理人员,不仅要具备较全面的国际贸易知识、熟悉项目管理的有关规定与程序,而且还要有较高的组织和协调能力、对问题的综合判断分析能力,可谓要一身兼数职,既是翻译又是管理人员和技术人员,只有如此,才能胜任涉外项目现场管理工作。
三、结合现场的实际特点,制定必要和及时的措施是搞好涉外项目现场管理的关键
一个涉外项目的现场管理,包括很多内容:现场工程进度网络计划的执行与管理;中外双方会议、会谈的发起、组织、记录、翻译与整理;现场外专以及翻译人员的管理与服务;进口设备的开箱检验与漏发损坏件的索赔;进口设备安装、调试和考核等。针对现场的实际情况,及时制定和采取不同的、机动灵活的措施,随时解决发生的问题是至关重要的。现场的情况和进度不等人,不能所有的问题都拿常规的思路和方法来考虑和解决,否则就要浪费时机,耽误工程进度。比如规定每天的早例会制度,就是一个解决现场问题很好的措施。在例会上,通报情况,安排当天的工作计划,解决前一天遇到的新问题,这是基于现场情况复杂,每天都可能遇到很多新的问题,这就要求双方随时都要交流,讨论解决问题的新方案,这一制度能够保证工程的进度,做到所有的问题都能及时解决。
四、项目现场资料管理的规范化是搞好涉外项目现场管理的重要条件
在整个项目现场管理过程中,涉及到中外双方诸多方面的来往资料,对这些资料必须做到规范化管理。有些资料涉及到商业秘密或技术专利,必须妥善保管。针对资料的不同类型,要做到分类别、按时间进行归档并有序整理,建立台账登记制度。对双方来往的所有传真以及翻译稿做到准确和快捷传送;每天的工作日志和备忘录做到一天一签并严格管理,以方便其他部门日后查询,特别是为整个项目结束后的最终商务谈判提供有力的证据支持,利于分清双方责任,提高工作效率,维护企业利益。在国内很多企业都有这样的例子,平时不注重资料的收集和管理,最终谈判时拿不出有力的证据,而不得不作出重大让步,损害企业的利益。
五、加强现场外专和翻译的管理,是搞好涉外项目现场管理的必要条件
每一个涉外合同都规定了外专必须到现场进行服务和指导的条款,另外中方还要为每一位外专配备翻译。由于国别不同,每个人都存在着一些工作习惯、思维方式等方面的差异,如何使他们合理搭配,充分发挥协调优势,调动他们的积极性为莱钢的工程建设服务,是一项非常重要的工作。这就要求项目管理人员勤跑现场,掌握每位外专的情况,使工作中所采取的任何措施做到有的放矢。在搞好工作管理的同时还要注重安全管理,我们通过实践深深理解安全管理的重要性。加强外专在工作