一、5S管理的背景知识
5S管理是号称“经济动物”的日本人发明的。1955年，日本5S的宣传口号为“安全始于整理整顿，终于整理整顿”。当时只推行了2S，目的是为了确保作业空间和安全。后因生产控制和质量控制的需要而逐步提出后续的3S，即“清扫”、“清洁”、“素养”，从而使其应用空间及适用范围进一步拓展。1986年，首部5S著作问世，从而对整个现场管理模式起到了巨大的冲击作用，并由此掀起5S热潮。日式企业将5S运动作为工作管理的基础，推行各种质量管理手段。由于5S对塑造企业形象、降低成本、准时交货、安全生产、高度标准化、创造令人心怡的工作场所等现场改善方面的巨大作用，逐渐被各国管理界所认同。随着世界经济的发展，5S现已成为规范化管理的一股新潮流。
二、何谓5S管理
“5S'’就是五个项目，因日语的罗马拼音均以“S”开头，简称为5S。一是整理(SEIRI)，将工作场所的物品分为必要的和没有必要的，除必要的留下来外，其它的都清除掉；二是整顿(SEITON)，把留下来的必要用的物品依规定位置摆放整齐，并加以标示；三是清扫(SEISO)，将工作场所看得见与看不见的地方清扫干净，保持工作场所干净亮丽：四是清洁(SEIKETSU)，清洁是在整理、整顿、清扫之后，认真维护、保持完善和最佳状态。维持上面3S的效果；五是素养(SHITSUKE)，每位成员养成良好习惯，并按章做事，培养主动积极的精神。
三、国际商务企业如何运用5S管理
作为一种优秀的现场管理技术，5S管理已经越来越被中国的企业所认识。外贸公司是典型的商事或工贸结合企业，它一手牵着国内企业，一手联着国际市场。要充当好这个桥梁和纽带作用，造就安全、舒适、明亮的工作环境，和谐融洽的管理气氛，提升员工品质，从而塑造企业良好的形象，打造国际品牌，实现共同的梦想，实施5S管理势在必行。
(一)制定实施方案，明确推行5S管理的目的，营造管理环境，做好宣传动员工作。
大力宣传推行5S管理活动，倡导”规范现场、挑战自我、提升素养、塑造形象”的十六字方针，意在创造环境与人的良性互动，通过规范现场，米培养员工事事讲究的工作作风，进而确保工作质量，提高工作效率，降低成本，最终达到全面提升员工素养，树立企业良好形象的目的。推行5S管理功效可归纳为5个S，即Sales、saving、safety、standardization、satisfaction。
1、5S是最佳推销员(Sales)。一进公司的门，眼前便为之一亮，管理规范，窗明几净，办公用品摆放井然有序……这样的环境一定会被客户、业务单位或其他来访者称赞，并对这样的管理有信心，乐于下订单以及口碑相传。对员工来说，整洁明朗的环境，会使大家希望在这样的公司工作，员工自豪感油然升起。
2、5S是节约家(Saving)。减少很多不必要的用品以及工具的浪费，减少“寻找”的浪费，节省很多宝贵的时间，提高工作效率。
3、5S对安全有保障(Safety)。宽广明亮，视野开阔的职场，流物一目了然。遵守物品堆积限制，危险警示。人流、物流路线分明，不会造成杂乱情形而影响工作的顺畅。
4、5S是标准化的推动者(Standardization)。规范现场作业工作流程，大家都正确的按照规定执行任务。程序稳定，带来工作质量稳定。
5、5S形成令人满意的职场(Satisfaction)。明亮、清洁的工作场所，能造就现场全体人员进行积极改善的氛围。员工亲自动手改善环境，有成就感，并乐于珍惜。
(二)制定实施细则，下大力气，做好推动工作。
1S——整理。整理是彻底把需要与不需要的人、事、物分开，再将不需要的人、事、物加以处理。需对“留之无用，弃之可惜”的观念予以突破，必须挑战“好不容易才做出来的”、“丢了好浪费”、“可能以后还有机会用到”等传统观念。整理是改善工作现场的第一步。其要点是对工作现场摆放和停滞的各种物品进行分类；其次，对于现场不需要的物品，诸如用剩的材料、多余的样品、切下纸屑、垃圾、废品、多余的工具、报废的表格、个人生活用品等，要坚决清理出现场。整理的目的是将“空间”腾出来活用。改善和增加工作面积。现场无杂物，行道通畅，提高工作效率。消除管理上的混放等差错事故。减少库存，节约资金。
2S——整顿。整顿是把需要的人、事、物加以定量和定位，对工作现场需要留下的物品进行科学合理地布置和摆放，以便在最快速的情况下取得所要之物，在最简洁有效的规章、制度、流程下完成事务。简言之，整顿就是人和物放置方法的标准化。整顿的关键是要做到定位、定品、定量。抓住了上述三个要点，就可以制作看板，做到目视管理，从而提炼出适合本公司的物品的放置方法，进而该方法标准化。工作现场物品的合理摆放使得工作场所一目了然，不浪费时间“找”东西。创造整齐的工作环境有利于提高工作效率，保障工作安全。对这项工作有专门的研究，又被称为定置管理，或者被称为工作场所合理布置。
3S——清扫。清扫是把工作场所打扫干净，对出现异常的办公或其他设备立刻进行修理，使之恢复正常。清扫过程是根据整理、整顿的结果，将不需要的部分清除掉，或者标示出来放入仓库。清扫活动的重点是必须按照公司具体情况决定清扫对象、清扫人员、清扫方法、准备清扫器具和实施清扫的步骤，方能真正起到效果。工作现场每天都会产生灰尘、纸屑、垃圾等，从而使工作环境变得脏乱。脏乱会使设备精度丧失，故障多发，从而影响工作效率，致使差错事故防不胜防；脏乱的现场环境更会影响人们的工作情绪。因此，必须通过清扫活动来清除那些杂物，创建一个明快、舒畅的工作环境，以保证安全、优质、高效率地工作。