摘要：传统的备品备件管理模式存在：如统计工作准确性差，库存占用资金多，信息交流不畅等不足。实施备品备件供应链的计算机网络管理后，可有效降低库存与生产成本，优化采购，保证生产设备正常运行，提高管理水平。
关键词：备品备件；计算机；网络化管理；降低成本；优化采购
1前言
备件管理是企业运雷中的重要环节之一，一般生产性企业，其物资采购、原材料费通常占产品成本的很大比重，马钢煤焦化公司由于生产经营环境复杂，工艺流程环环相扣，信息交流频繁，采用计算机备品备件管理网络对于提高企业市场应变能力和竞争能力，降低生产成本，提高企业经济效益，有着十分重要的作用，而过去传统的备件管理模式存在一些不足：
(1)统计工作准确性差，由于设备备品备件供应的品种、规模及数量的急剧增加。数据处理、核对、汇总工作完全依靠手工处理来完成，既消耗人力物力，又浪费时间，更重要的是影响统计工作的准确性。
(2)备品备件出入库量大，库存占用资金多，无法合理地利用库存，又造成了一定的积压。
(3)信息不能相互传递或反馈周期长，不可避免地产生需求信息扭曲阻塞现象。
(4)单据录入源混淆，没有在数据发生地录入。
(5)原始单据有大量重复录入，重复使用现象，很难保证数据的一致性。
为此，在参照国内外知名企业的先进管理模式下，马钢公司开发了一套备件管理网络软件。旨在利用计算机与网络强大功能，进行市场动态分析，监督合同执行及库存动态，达到降低库存和控制采购成本的目标。充分发挥计算机信息系统数据覆盖面广、数据完整全面、分析处理速度快、质量高的特点；实现备品备件管理信息“反映现状，反映全局，反映库存”的要求。
本软件主要通过计算机网络管理建立基础鼓据库，实现备品备件供应的计划、合同、定货、到货、出库、库存和资金的动态管理，这些功能主要由计划管理，合同管理库存管理，核算管理，信息查询，系统管理六大功能模块来实现。
2系统功能
2．1计划管理
各车间备件计划分为一般备件和急件两种，在申报时，可以分别通过自动、手工查询大小类码或历史记录来添加备件计划。随时根据自行设定的时间段杏看需认领的备件和本车间申报的历史记录。各车间在申报备件时，由于软件提拱了Excel接口，可充分利用Excel与软件相结合功能，很方便地进行各种编辑与修改。
对计划、合同等各项操作严格遵守国家标准与马钢公司的相关标准，例如严格遵守公司大小类码命名规格。
车间只需选定一般备件和急件项的任一种，软件将自动通过网络送到不同的目的地。
各车间申报计划后，由计划员制定计划。在计划制定与修改过程时，计划员在Excel中接受上报计划、查看各个备件的库存情况、并查看某个备件的以前计划、也可以对照以前计划中同类备件的价格与质量为选择合适厂商提供参考，以达到降低采购成本，优化米购质量的目的。
计划员制定完计划后，提交至科长、经理处签字审批，审批结束后，发布计划，此时的计划生效，各单位可查阅，但不可再进行修改。
2．2合同管理
计划发布后，采购员根据发布的计划与厂商制定、查询、修改、汇总、打印合同，在操作过程中，系统自动计算转化合同金额，自动存盘，自动将合同入库，在合同制定过程中，可随时查阅以前订过合同中价格、数量等。制定合同时，软件根据合同写出相关的约定项，调出双方历史资料如银行帐号等。
制定完成的合同，提交至科长、经理处审批。审批后的合同方可生效。对于生效的合同，可自动进行汇总、对比等。
2．3库存管理
库存操作包括入库、出库和盘库。当入库信息进入入库档案时，库存档案便得到更新。当输入出库信息后，根据库存档案，对出库信息进行校验，写出入档案，同时更新库存。总之，随时记录；瞬时刷新，可分多种方式查询在线库存出入库情况。本软
件巧妙地解决了一般计划、急件、厂商、付款、合同、入库、账面库存与实际库存之间相互关系，各功能块既可独立操作、亦可相互联系，将多用户操作功能发挥得漓淋尽致。
2．4核算管理
本软件系统可按订货合同与到货情况，在任意时间内反映资金情况、统计任意时间段的各厂商付款情况，已付金额和未付金额，以及查验发票情况，在计算机上进行人库核销，出库下帐，财务核算，根据订货合同付款情况，随时查询各单位备品备件费用支出和合同付款情况。
2．5系统管理
系统管理主要是编码维护与用户管理。编码维护包括备品备件编码，合格分承包商编码及其他各类编码的维护、查询、打印。用户管理则指增加、删除用户，用户信息维护，用户权限设置。该系统通过对用户登录的身份的确认，使操作获得自己的操作权限，从而实现不同操作用户，有不同权限，相对独立、互不干涉。各用户的密码由自己掌握，可随时更改自己的密码。各操作者对自己的所有操作与权限负责，系统管理员对所有的操作负责，这样有效地使企业各种资料的保密性增加，有利于加强管理，同时，各人的操作亦相互联系，实现资源共享。