采购管理是工程项目管理的重要组成部分，是工程项目建设的物质基础；而进口设备的采购管理，由于其采购流程的特殊性，更是采购管理的重中之重。由于工程总承包项目中的进口设备往往品种繁多、技术性强、涉及面广，同时对其质量、价格和进度都有着严格的要求，具有较大的风险性。稍有失误，不仅影响工程的质量、进度和费用，甚至会导致总承包单位的亏损。
因此在项目进行的各个阶段，加强对整个采购流程的有效管理，对工程建设项目的顺利实施有着重要的意义。
1.明确采购要求
在工程项目总承包合同签订之前的投标报价阶段，弄清有关设备的规格、品种、数量和技术要求，确定进口设备的范围并确定合格供应厂商，广泛进行市场价格调查，以确保获得较为可靠而合理的价格。这对于能否取得项目，能否取得正常效益，有很大影响。
在合同签订后，根据项目进度计划制订包括进口设备的采购计划，有步骤地进行设备采购合同签定前的各种评审，并最终签定采购合同。
由于采购进口设备的费用，往往在整个项目造价中所占的比重很大，搞好采购价格的评审工作对降低整个工程项目的造价有重要作用。不仅要对货物本身的价格进行选择，还要综合分析一系列与价格有关的其他方面问题：根据周转资金的有效利用和汇率、利率等情况，选择合理的付款方式和付款货币；根据对供货厂商的资金和信誉的调查，选择可靠的供货厂商。
另外，合理确定交货时间和交货数量非常重要，既不能使工程因设备供应不及时而造成窝工损失，也不能过分提早交货时间，盲目采购，造成积压、胀库及占用较多资金的现象发生。根据市场价格浮动的趋势，以及工程项目施工计划，确定合适的进货时间和批量。总之，要千方百计化解风险，减少损失，增加效益，以降低整个工程项目的造价。
2.注意进口设备采购中的关键点控制
进口设备的采购在以下几个方面需要重点关注，并作为管理工作中的关键控制点。
在拟定采购合同商务条款时，除了重点注意一般商务条款中的运费、交货期、保险包装、唛头等规定外，要尽量在付款条件和产品质保、违约责任方面加以限制，当出现质量问题时，供应商可根据合同条款尽快采取措施，确保项目的顺利实施。
在实施合同跟踪时，按合同制定EXCEL合同电子跟踪表。跟踪表中应列明以下信息：
①合同号
②设备及供应商名称
③信用证开具情况
④是否需要办理机电证
⑤合同要求装运日期
⑥供应商计划出运日期
⑦实际出运日期
⑧设备最新状态（在制/在途/在港）
⑨清关状态
在催交设备过程中，应仔细研究每个合同交货期。按照不同合同交货期的交货进度排列出急需联系和正常跟踪的供应商名单，制定跟踪计划、跟踪频率（远期交货的合同每周跟踪一次，近期需交货的和交货期滞后的根据情况增加跟踪频率），了解、跟踪、汇总供应商备货和预计交货期等相关信息，及时把信息输入EXCEL合同电子跟踪表中。
3.加强进口设备履约风险意识
在总承包项目中，如何对进口设备供应商供货能力和供货状态进行深层次的了解、跟踪是值得探讨的问题。因与进口设备供应商的联系多数仅是通过传真、电邮联系，获取的信息容易滞后、甚至失真；加之路途遥远，总承包商不便对供应商和设备的备货状况进行实际考察，一旦出现供应商因各种原因破产、倒闭或者重组，将严重影响采购合同的执行。
为避免此类事件的发生，建议在确定供应商阶段对关键进口设备的供应商做资信调查，了解供应商的财务状况，并据此对供应商进行星级评价和履约风险系数评估，对不同的星级供应商制定不同的跟踪标准和风险应对预案（预案包括选用备用供应商等），一旦风险出现，可以根据预案及时采取相应措施，保证项目的顺利进行。
建立一套科学、完善的合同状态跟踪、管理标准，使合同跟踪管理标准化、制度化、程序化，力求跟踪信息及时、准确，便于项目部根据设备到货信息提前做好工作安排。
4.避免清关时发生滞报
在进口设备的清关环节中，注意做到清关单证提交的及时、准确，减少因清关延误而发生额外费用。
根据海关的相关规定，进口货物的收货人应当在自运输工具申报进境之日起14天内向海关申报，未按期申报的，海关将自申报期限到期次日起，向收货人日征收进口货物完税价格的0.5‰的滞报金。在向海关申报时，同时要出具正本货物装运文件（发票、装箱单，提货单及包装证明等）。而一般情况下，正本货物装运文件是在我方开证银行收到国外议附行寄来的议附单据，并核对无不符点后解付而获得的。因此在进口设备到达目的口岸后，是否能及时获得议附单据是能否及时清关的关键。