船舶备件是船舶设备正常运行的重要保证之一，而备件费用约占船舶修理费用的五分之一左右，备件管理将直接影响到船舶的安全航行、营运率、修理成本等，是船舶的重要基础管理环节之一，因此做好船舶备件管理是十分重要的，应引起我们的高度重视。船舶备件管理的最终目的简单说是达到查找快捷，库存清晰，配备规范，信息共享以达有效的质量跟踪。通过我司一年来的实际操作，备件管理有较明显的提高。但愿本人的粗浅意见能抛砖引玉，让我们重视船舶备件的管理，使船舶备件管理水平有更大的提高。具体方法有：
1规范备件库编码
确保每个备件均有对应的存放位置，通过规范的位置编码快带查找到备件的存放位置，在人员交接班后能够快捷查找到所要的备件。
由于船舶人员调动频繁，特别是有些船舶采用“套派”方式，所有的轮机管理人员同时换班，如果备件库未规范管理，新接班人员将很难快速的找到所需备件，必须从头熟悉，而船舶通常库存的备件约一千种，大约一万个，要熟悉所有的备件通常要两到三个月，甚至可能无法找到。接班后由于备件的查找问题将对船舶的安全航行造成严重的威胁，同时还会由于查找不到备件就以为没有库存而重新申领，造成浪费。船员经过几个月熟悉备件管理后，很快又要进行新的一轮套派(通常一个套派期为8至12月)，造成了严重的重复工作，因此对备件库存的规范管理是十分重要的。
根据我司一年多来的实践，效果是十分明显的，已能够解决以上问题。主要是对备件库和备件架进行详细、规范编码，并应细化到具体存放位置，最好是大的备件一种一位，小的备件可五种以内放一位。例如第一备件间第一备件架第一层的左边第一格可编为“1A—1一1”。其中第一位“1”表示第一备件间，第二位“A”表示第备件架，第三位“1”表示第一层，第四位“1”表示左边第一格，中间以“一”隔开。在其位置的第二格则编为“1A—1一2”，依次类推。编码时应突出规律性，以便不熟悉的人员能够在很短时间内找到规律，以流水编码最好，即1、2、3……，不能第一位为1，第二位编为4，造成无规律可循。对于存放在外面的备件也应给予编码，按顺时针进行，如上平台可编为“SP—1”，中平台可编为“ZP—1”等等。当然，如果备件间不是十分规范，还必须给予修整。这项工作虽然较繁琐，但效果是明显的，实践证明，只有规范的备件库编码，才能做好备件管理工作。
2备件清查应“横到边、纵到底”。无论备件大小均应给予认真登记。使每个备件均有数量、备件编号(订货编号)和库存位置
备件的清查工作是十分重要的，而且工作繁琐，工作量大，特别是一部分老旧船舶，还可能有部分备件找不到所对应的设备。因此，只有强有力的管理措施，才能使船舶推行这项工作，彻底清查所有的配件。清查的范围也不要局限于大的备件，而应该包括所有的备件，哪怕是一个胶圈。只重视大的备件而忽视小的备件，最终还是无法管好。
由于船舶备件种类繁多，通常在八百至一千两百种之间，有的船舶还会更多或更少。在以往的管理中，只要求船舶把“主要的备件”管理好就可以了，但由于“主要的备件”概念模糊，有人认为“主要的备件”只是缸头、缸套、连杆等，造成实际管理的“主要的备件”只有几十种，与数量巨大的库存数量十分不相称，从而使管理效果大打折扣。因此库存备件的管理应清查所有的备件，做到“纵到底，横到边”，不留死角。
清查完毕后给予登记造册，旧件、翻新件等应给予标识，对于废旧备件给予清退，使备件间更加清晰。
3应制订规范的配备标准。规范船舶申领的数量
备件清查完毕后，下一步工作就是制订船舶的库存标准(最高和最低库存标准)。虽然各船级社对船舶库存备件已有要求，但是其要求的库存量较少，实际上船舶正常的备件库存量要比船级社的要求要多，如果规范的库存数量要求，船舶申领、库存数量将随意性很强，对确保安全和节约费用等不利。因此为了使库存更加合理，应制订船舶备件库存的定额，该定额由船舶提出最高和最低的库存标准，由主管给予审核。规范申领行为后，当船舶备件库存量低于库存标准时能及时发现，尽快申领，确保船舶的安全。同时也避免申领过量，造成浪费。