刘珀
(江西铜业集团公司永平铜矿档案馆)
随着企业的快速发展，各种设备仪器大量增加对设备档案的管理工作也提出了更高要求。为适应企业做大、做强、做好的发展形势，必须切实加强对设备档案的管理，充分发挥企业设备档案在工程建设、管理、维护和技改技措中的作用。
一、企业设备档案管理的三个阶段
1.购置阶段：设备购置申请报告及批复、订货协议、合同及来往函件、装箱单及随机全套文件、图纸以及设备带有的光盘、磁盘等电子载体。
2.安装调试、运行维护阶段：验收记录、安装记录、调试记录、性能测定及试车记录、交工验收记录、操作使用及维护、检修规程、设备运转保养记录、设备基础沉陷观测记录；设备检查、大修记录；技术质量鉴定、设备缺陷及隐患记录；重大设备事故报告及处理意见；设备技术改造方案及审批文件、设计图；设计变更及材料代用通知书；改造总结报告、验收报告等。
3.报废阶段：设备报废鉴定书。
二、企业设备大修档案的产生及构成
不同的管理阶段产生不同的档案，大修档案是在设备的运行维护阶段产生的重要档案。
企业的设备大修档案是企业进行设备大修理过程中产生的重要资料，历次的大修档案真实地记载了每台设备不同运行时期出现的故障及故障原因、检修部位及检修方法，利用这些资料可以客观地评价每台设备的状况。齐全完整的大修档案既有利于平时对设备的维护保养，又为设备的下次大修和购置新设备提供了参考和依据。
对于企业来说，其生产具有连续性和周期性，只有在全线停车时才能对设备进行大修。大修时往往伴随着枝改技措项目的施工，这些基础的竣下资料也是砚修档案的重要组成部分。根据企业大修的实际情况，大修档案应由三部分组成：一是固有设备的检修记录，如大修计划书、设备检修记录、压力容器、安全阀检测记录、消漏、堵漏记录、验收记录及大修合同、大修预算、大修总结等；二是技改技措项目的申请书、批准书、设计施工合同及施工记录、竣工图等；三是新购设备的开箱资料，如合格证、安装说明书、使用维护说明书、备品备件清单等。
三、企业大修档案管理中存在的问题
1.设备档案的随机资料未及时归档，档案部门不能提供原始材料，给设备大修造成很大问题。比如：新投产的一些大型厂，由于新厂的前期(采购、安装调试)管理是上级部门负责，设备由上级单位采购，设备安装调试又委托别的公司，新厂人员未到位，更未配备专(兼)职档案员进行监督、指导和协调工作，造成工作环节上的脱节。
2.归档时间过长。由于企业设备大修工作是全线停车检修，其检修的质量和时间长短都直接关系到企业的经济效益，因此大修工作开始时，企业总是动员一切力量，确保大修工作能保质保量按时完成。与之形成鲜明对比的是大修资料的归档工作却进展缓慢，往往要拖后很长一段时间，很少能在规定时间内(三个月)完成移交工作。
3.大修档案的内容不全，技改技措项目竣工图的后续工作未做。对于技改技措项目，一般涉及到设备的增减、工艺管线的变更及相应的水、电、仪、气、汽等专业的配合，项目竣工之日，也就是原有的此部分的竣工图失真之时，若不及时加以修改，将造成原有竣工图的失效，给企业造成不必要的损失。
4.书写不规范，字迹不符合要求。根据档案管理的要求，书写需用不易褪色的黑色或蓝黑色墨水。纵观历年的大修档案，70%以上的内容是用圆珠笔书写的，个别的还用铅笔。
四、针对大修档案存在的问题，应采取的措施
1.建设单位和施工单位必须有一位负责人分管档案资料工作，并建立与项目档案资料工作相适应的管理机构，配备档案资料管理人员，制定管理制度，统一管理建设项目的档案资料。
2.凡有购置设备仪器的项目，无论通过何种渠道获得的与采购设备有关的文件资料，均应交档案部门统一管理，档案部门要提供更便于利用的条件。
3.设备采购单位开箱验收后，应将随机文件资料放入原箱中，由项目单位档案部门归档；或由采购单位档案部门参加开箱验收，将文件资料收案后移交项目单位档案部门，并力理父接手续。
4.各单位设备管理部门必须通知档案部门参加设备开箱验收工作。
5.建立文件资料归档责任追究制度，违规擅自截留应归档案资料的，有关单位要追究当事人或部门的责任。
6.坚持先归档后利用的原则。设备档案到货时必须由档案人员参加开箱验收，任何人不得私自占有设备随机资料。若使用单位需要利用资料时可以办理借阅手续，或由档案部门提供复印件，原件归档。新投产的单位竣工验收时，要严格把关，发现随机设备资料不齐全完整或没有时，不予签字并停止验收。