摘要：高校设备档案作为教学评估的基础和依据，其作用日益重要。设备档案的有效管理对高等教育管理来说既是一个重要环节，也是实现科学化、现代化、规范化管理的有效措施，设备档案管理的评估实质是对学校管理水平的综合检查和评价，目的是以评促建，以评促改，从而提高设备管理水平。
关键词：教学评估；档案；电子化管理
随着教育改革力度的加大，教学设备档案工作的重要性更加突出，做好档案管理工作将对院校开展工作时进行宏观调控提供重要数据，同时也是上级主管部门在进行评估时必须检查的重要内容之一，教学仪器设备档案管理是设备管理中的一个重要内容，是设备管理中的重要组成部分。
一、设备档案是教学评估的基础和依据
教学评估是现代化高等教育的要求，是国家对高校进行宏观管理的一种手段，是对高校办学水平和管理水平的综合检查和评价。在高校教学评估过程中，高校设备档案作为教学评估的基础和依据，其作用也越来越大。在教学评估的指标体系中，有关教学设备的指标就有设备生均值，设备的更新率及设备的账物管理等。故设备管理对于高等教育管理来说是一个重要环节。设备档案管理是设备管理的一部分，担负着设备技术资料的收集、记录、填写、积累、整理、鉴定、归档、统计、提供利用的任务。
设备档案管理的工作内容主要包括：（1）设备申购报告、计划、论证报告及上级批复；设备订购合同和会议纪要、记录；进口设备购置过程中有关技术、商务文件；设备开箱记录、装箱单、发票、质量证书、报关单、运单、保险单、结算单；设备安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单；验收报告及文字材料；索赔来往函件及结果文件。（2）设备说明书、图纸及全套随机文件和光盘、磁碟等有关资料；设备使用、检修、故障、事故记录；事故调查分析及处理意见；设备技术改造和开发过程中形成的技术文件材料。（3）操作规程、维护保养制度，安装调试记录及使用维修记录，性能鉴定书。（4）设备改装，报废报告，鉴定批复及其它材料等。（5）设备报废申请书、设备报废鉴定与审批材料、设备报废处理转交单等。设备档案是真实反映设备在教学科研中发挥作用、发展演化的有保存价值的原始记录。
设备档案对设备预防性维修，缩短维修造成的停机时间，减少供应商的修理费用，为领导提供决策依据，具有十分重要的意义。设备档案是院校教学评估指标体系中教学基础设施类指标的第一手材料，及时、全面、准确的设备档案既能够给院校领导为教学评估准备一套比较详尽的资料，也可以防止重复购置仪器，充分利用仪器设备，这样设备档案的价值作用才能得到体现。
二、以评促建，以评促改，加强设备档案管理
学院为了提高教学水平和科研的进步，用大量资金引进了高效率、高精度、高水平的仪器设备，如何管好这些设备，减少设备突发故障和使用率低的状况，则必须科学地管理好设备仪器档案。
教学评估经过深入宣传，广泛动员，提高了师生对设备档案重要性的认识，的确起到了以评促进，以评促改，以评促管的作用。通过教学评估，可根据自评中发现的薄弱环节，紧抓实干，补缺补漏，以更好的姿态迎接本科教学工作水平评估，使各项工作达到优秀的评估标准，使设备管理工作上一个台阶。
1．完善设备档案管理的有关规章制度，健全设备档案，积极核对卡片、帐单，主动协调其它部门工作。实行仪器设备建帐、建卡制，低值易耗品建帐领物制；大型贵重、精密的仪器设备，从申请计划、领购的出库单，全套技术说明，维修记录，都需一一记载，以便于以后对设备使用和管理，从而加强了仪器设备的管理和维护，提高了仪器的使用效率。
2．设备档案电子化管理，建立设备管理数据库，数据库中设备的内容尽量详细，包括该设备档案名称、型号、厂家、类别、使用单位、领用人、购买日期等。这样，使用人员查询时只要提供有关该设备的任何一条信息，就可直接从数据库中筛选出所需资料，大大地提高了工作效率。
3．设备档案归档工作及时、全面，从使用部门申请报告、市场调研材料、专家论证材料、招投标材料至设备开箱验收安装、调试阶段，随时收集资料；做好设备使用运转记录，维修记录，了解各阶段、各部门设备文件的形成规律，根据归档范围，有目的进行收集；报废设备，应有严格的报废申请表，经有关部门鉴定后才能做报废处理。年终将整理好的记录本整理后，交给档案室存档。这样做的结果，不仅使设备档案齐全完整，也保证了各类设备在出现故障时能及时排除，使其充分发挥作用。
4．大型仪器设备从购置、验收到使用可以有几十年的时间。在这几十年的时间里，一直需要不停地追踪收集整个设备的使用、维护、检修等记录材料。设备档案的归档工作应与设备的购进计划同步进行，避免失去一些重要的原始凭证，影响仪器设备的正常运转。大型仪器设备的购买需使用部门提供项目可行性研究报告，并对使用中的设备进行效益测评，避免设备的闲置而造成资金的浪费，大型仪器设备档案必须做到材料的完整、准确和具有系统性。