郭宝兰
(鞍钢集团鞍山矿业公司)
设备档案是指设备订购、安装调试、维修改造等设备管理过程中形成的具有保存价值的各种形式的文件材料，以及具有特殊保存价值的设备实物。设备档案是冶金企业档案的重要组成部分。因此设备的维护、使用及正常运行既是设备管理工作的重要任务，也是档案管理工作的内容之一。按照设备管理工作流程，设备从选购到报废可分为四个阶段：一是设备的规划选购及安装调试阶段；二是设备的使用和维护阶段；三是设备的检修阶段；四是设备的改造与更新阶段。个人认为，设备档案管理只有与设备管理的四个阶段相结合，才能确保设备维护、使用正常进行，为企业生产、经营、创效服务。
一、设备的规划选购及安装调试阶段做好档案的收集工作
企业在基本建设、技术改造、生产经营中购置设备一般经过制订购置计划、选购、安装调试过程。这个过程大致应形成以下文件材料：(1)设备订购文件：报批文件、招投标文件、合同、技术协议等；(2)设备出厂随机文件：合格证书、图纸、说明书、保修单等；(3)设备安装调试材料：开箱记录、安装调试记录等；(4)设备图纸：总图、装配图、零件图、复制底图、设计变更等。
为确保文件材料齐全、完整、准确、系统，保持文件材料的有机联系，符合文件形成规律，档案部门应与设备部门紧密配合，掌握设备订购计划、设备的来源、设备到货时间、开箱时间，把住开箱验收关。设备开箱后，随机资料要即时收集归档，档案人员当场接收，安装调试时再借出使用，若生产经营中更换设备，安装调试符合生产要求后，即时归档；在基本建设项目中安装的设备，工程实体竣工后三个月内，设备安装图纸资料随工程竣工档案归档；若技术改造中图纸发生变动，设备管理专业人员应在一周内完成修改、补充或剔除工作后将有关资料归档。归档内容要真实反映设备实体情况，做到图物相符，底、蓝图一致，技术参数准确可靠。
二、设备的使用和维护、设备检修阶段，做好档案的提供利用工作
设备在企业的生产经营活动中，始终处于运动状态。随着设备的运动，设备间的配套，零部件间的互相咬合、互相磨损，使设备正常运动处于时时维护、定期检修中。为便于维护和定期检修，就要有齐全、完整、准确、系统的设备档案供日常维护使用。鞍矿公司主体厂矿等单位的主要设备是一年一次全停大修，大修后形成维修记录、大修总结、运行记录等。在设备的大、中、小修时，档案部门要提供齐全、完整、准确的底、蓝图。鞍矿公司仅2006年上半年就利用设备底图档案1268人次、88962张。
设备在大、中、小修时，有了齐全、完整、准确、系统的设备档案，就能大大地减少人力、物力的投入，缩短检修时间，提前投入生产。如2005年5月，东鞍山烧结厂中破碎机机座出现问题，影响生产使用，厂设备部的工程技术人员通过利用档案室提供的中破碎机图纸资料，查阅机座尺寸，确定可以修复。因为有准确的图纸资料，很快修复好，保证了正常生产，节约资金18万元。根据开发利用科技档案创造经济效益公式计算，利用档案创效10.8万元。又如2005年8月，鞍矿建设公司由于工程施工急需一台耙渣机，原有一台ZYP－30型耙渣机已报废，为了节约资金，需要盘活此设备。鞍矿建设公司机械设备租赁公司的工程技术人员通过利用档案室提供的ZYP－30型设备图纸，修复了此设备，节约资金近6万元。根据开发利用科技档案创造经济效益公式计算，利用档案创效3.6万元。鞍矿公司2005年仅利用设备档案进行设备维修、设备改造就创效1840.25万元。
由以上事例看出，设备要时时维护，定期检修，就离不开齐全、完整、准确、系统的设备档案，设备管理部门要确保设备的完好率，就离不开档案部门的密切配合。
三、设备的改造与更新阶段，做好设备档案的修改、补充工作
设备档案管理是一个不断变化和发展的过程，设备档案随着设备本身的变化而变化，在设备转移和报废之前，设备档案始终处在一种不确定状态中。这就要求档案人员了解和掌握设备变化的全过程，及时做好设备档案的修改、补充工作。设备部门也要及时反馈信息，在修改前，填好设备图纸更改许可单。修改后，及时用新图换出旧图，将旧图作废，新图对照旧图整理编号归档，确保图物相符，底、蓝图一致，利于设备的维护与检修。如大孤山选矿厂一次磨矿系统的∮2.7×3.6格子型球磨机，在使用过程中，发现进料部分和出料部分的大轴磨损严重，进料端盖和进料套筒、出料端盖和出料套筒的中间部分还经常进料，影响正常转车，设备管理部门的工程技术人员和工人师傅根据实际工作情况作了部分改造，在进料部分、出料部分的改造是：将进料端盖、进料套筒、出料端盖、出料套筒的双头螺柱联结改为法兰联结，增加密封圈，经过改造，减轻了大轴磨损，避免了中间进料，使设备正常运转。并又将其衬板等部分也做了改造，取得了良好的效果。在设备改造后，设备管理部门将改造部分的17张旧图剔除作废，修改的17张新图对照旧图对应编号，补充的10张新图重新编号，使设备与图纸保持一致性、系统性，方便了日常的设备维护和检修。为了确保图物相符，底、蓝图一致，鞍钢档案部门近年多次进行设备档案鉴定，2006年年初又进行了设备档案调研，要求各单位档案部门与设备管理部门相配合，查本单位设备部门固定资产账，掌握本单位有哪些主体设备；哪些主体设备有档案，是否齐全完整；哪些主体设备没档案，什么原因，如何补制，使各单位的设备档案齐全、完整、准确、系统。
设备改造后，图纸不进行及时修改和补充，图物不符，底、蓝图不一致，既给维修使用造成不便，又可能浪费人力、物力、财力。如用图物不符的旧图订购备品备件，一是用不上影响生产；二是造成浪费，资金从百元到万元，后果不堪设想。故此在设备改造和更新后，及时做好设备档案的修改、补充工作是不可忽视的。