赵维印
摘要：论述与分析设备原始凭证、数据、定额、档案和规章制度等基础管理工作的含义、分类、内容范畴以及基础管理的意义与实施要点。
关键词：设备管理基础工作实施要点
在设备全过程管理的各个环节中，有许多共性的属于基础性的工作，一般统称设备管理基础工作。这些工作得以认真、顺利实施，无疑会提高企业设备管理与维修工作的质量与效率。
笔者认为，设备管理基础工作主要包括设备原始凭证管理、设备数据管理、设备定额管理、设备档案管理和设备规章制度管理等5个方面，现分述如下。
一、设备原始凭证管理
1.设备原始凭证管理的含义
在设备管理工作中，用一定格式记载设备经济、技术活动实际状况的记录，以及规定相关单位或人员责任的书面材料，称设备管理原始凭证。
2.设备原始凭证的分类及其基本要求
设备原始凭证分为以下两类。
(1)契约式凭证。一般为当事双方(多方)就设备工程某项工作达成的合作性书面约定，作为各方履行责任或判定违约的依据。例如：设备订货合同、设备发运装箱单、设备招标采购委托书、设备技术改造协议书、设备资产保险议定书等。
对这类凭证的规范性要求包括以下方面。
①约定各方的基本情况。例如：单位名称、地址、法人代表、营业许可证号码、开户银行及账号等。
②明确约定的主旨内容，即各方协议设备项目范围，包括各项技术性与业务性要求。
③履行约定的交易金额与时间期限。
④各方的经济责任，包括付款方式和违约赔付等。
(2)记录式凭证。主要指技术性凭证，它是用于记载设备在不同时段的性能(程度)和运行状况，以及主要工作完成情况，作为总结、检查工作与分析问题以及明确责任的依据。例如：设备到货开箱验收记录、设备安装调试验收单、设备维护(含一、二级保养与润滑)记录、设备事故鉴定书、交接班记录表、设备大修理完工报告等。
对这类凭证的设置要求包括以下方面。
①满足需要。即根据设备管理实际工作需求程度，确定其设置凭证种类的多少与繁简。但有些项目是必须包括的。例如：主体情况(设备编号、名称、规格型号等)；主体内容(记载主要事项)；必要的附则(凭证印制单位、填写单位、责任人、填写日期等)。
②简明适用。凭证、单据内容、格式清楚明了，便于填写与流转。
③科学规范。即设置目的与填写要求明确；保证填写内容真实、准确；规定保存时效期(终生、长期、短期)；责任者应签字负责。
3.企业常用的管理凭证
企业设备管理常用的凭证按不同的管理阶段主要包括以下19种，有时还会派生出若干种。
(1)设备管理前期，主要有以下5种凭证。
①设备配置可行性分析报告审批单。
②设备订货合同。还可能包括：订货前的选型招标委托书与中标通知书；运输合同及相关保险单据；设备监造合同等。
③设备到货开箱验收记录。还可能涉及设备质量与数量不符的索赔记录等。
④设备安装调试验收单，应包括设备性能、精度、负荷各项测试数据。还可能涉及委托安装合同。
⑤设备资产账目与卡片，企业设备管理部门、设备使用部门和企业资产或财务部门均应设置。
(2)设备管理使用期，主要有以下12种凭证。
①设备运转情况记录单。应包括运转状况、故障情况和停机时间等项。对于多班连续运转的设备，应注明操作责任者，并履行交接班手续。
②设备日常状态检查记录单(设备日常点检卡)。
③设备一、二级保养记录单。
④设备静密封点泄漏检查记录单。
⑤重要设备定期性能(精度)测试记录。可能涉及委托测试合同。
⑥重要设备润滑与换油记录单。
⑦设备大修理任务书。可能涉及委托修理合同。
⑧设备大修理完工验收单。应包括设备性能(精度)测试记录和修理费用支出明细。
⑨设备技术改造批准书。可能涉及委托技术改造协议书。
⑩设备技术改造完工验收单。应包括设备性能测试记录和支出费用明细。
⑾设备事故报告单。可能涉及设备事故发生后的技术鉴定报告和修复后的验收单(包括修复费用明细)。
⑿设备封存(启用)单。
(3)设备管理后期，包括以下两种凭证。
①设备转让合同。还可能涉及设备性能(精度)技术鉴定报告和设备资产价值评估报告。
②设备报废单。可能涉及设备报废技术鉴定报告。
4.设备原始凭证管理要点
设备原始凭证的设置与利用其目的是充分依据所反映的实际状况，做好分析和总结工作，不断提高企业设备管理水平。为此，原始凭证管理应达到以下要求。
(1)原始凭证管理应制度化。规定原始凭证填写、收集、整理、分析、处理、归档的程序与责任者。其中重要环节是分析凭证显示的设备技术状况和应继续采取的措施。
(2)原始凭证管理应持之以恒。凭证记录的情况需要经过一段时间的积累，才能得出规律性的结论，才能确定其发展趋势。
另外，对契约类凭证也应适时保存。
(3)原始凭证管理应是动态的。对已设置的管理凭证应使其相对稳定，但也不是一成不变的。经过一段时间的使用，就应进行总结、分析，予以调整、完善。