设备设施管理是物业管理实践中一项技术含量较高、经验依赖性较强的工作。在实际工作中，面对这样或那样的问题，作为一名物业工程管理人员如何解决，是对我们管理水平及管理能力的一个检验。笔者根据自己的所见所闻，就设施设备管理活动中经常遇到的几个问题谈一些自己的看法和体会。
多途径改变一些人员的陈腐观念
在设备设施管理的实际工作中，特别是涉及一些技术性较强或设备系统较为复杂的管理环境时，一些在项目中工作时间较长的员工——尤其是在项目筹建或前期接管验收时就到场的员工，他们不愿意把自己所掌握的设备状况或设备系统情况告诉别人，担心一旦更多的人掌握了这方面的技术信息或熟悉了设备系统，将会对他的地位造成威胁，影响他的升迁。更有甚者，他们会以为自己知道的设备信息较多，对设备系统的情况比别人熟悉，离开他不行，领导也不敢把他怎么样。
针对这样的员工，笔者以为公司可以有目的地组织进行员工培训工作，请他们来做培训老师，这样做有两方面的好处：一方面是充分利用现有的人力资源，使更多的人熟悉设备系统；另一方面能够使这部分员工感觉到领导者在时时注意着他、关注着他，使他拥有一种荣誉感。在安排日常工作时，公司可以有意识地进行新老员工的搭配组合以使新员工能够尽快地熟悉设备系统。另外，当需要制作或完善设备系统标识时，应重点安排熟悉设备系统的员工去做，经理和主管人员要做好后续的监督检查工作。对于那些自以为离开他就不行的员工，除了进行正确的引导和批评教育以外，公司有关部门还应该严肃执行规章制度，避免其放任自流，并且对他们的工作予以重点督导检查。
尽早做好设备管理的初始化工作
设备管理初始化工作到位与否，会直接影响到后续设备的日常管理。在设备设施接管验收和设备设施早期管理阶段，由于各种原因使得设备清单、设备登记卡、设备标识、设备工况纪录、设备厂家信息资料、系统阀门位置图表、照明光源种类的统计记录等未能得以完善建立，设备早期的保养未能有效地开展，无形中给日后的设备管理工作带来了一些困难。例如，由于设备系统标识的欠缺和不完善，使得后续人员难以很快熟悉设备系统，需要耗费大量的时间；由于早期设备维护的欠缺，使得一些运转设备在接管验收后不久就出现不同程度的故障；在设备系统管理方面，系统阀门位置图表或系统阀门位置清单未能及时地建立（应该人手一份，并定期进行考核），一旦发生水系统故障，运行操作人员无法迅速进行有效处理进而影响到管理服务的质量。因为，在实际管理活动中，特别是管道系统出现故障时，查阅系统阀门位置图表或系统阀门位置清单要比查阅竣工图纸准确、快速得多。
设备管理初始化工作是设备设施管理的基础性工作，是一项工作内容相对简单但工作量较大且具有一定专业性的工作，同时又是容易被人忽视的工作，往往到了正常管理阶段才会引起管理者注意。而此时，前期的忽视已给日常的管理工作带来了诸多的不便。所以，这项工作从项目开始运作时就应该引起管理者的重视，应该安排一定的人力分步、分项地完善，随时随地予以充实。设备管理初始化工作是否完善将会直接影响到日后的管理能否正常进行。
做好设备技术档案的管理工作
设备设施的档案管理工作在设备设施接管验收准备阶段就应予以重视，包括设备信息的收集与整理、设备厂家的信息收集与整理、设备资料的收集与整理等。在前期接管验收阶段，前期进场的工程专业技术人员所绘制的设备系统草图、阀门位置图表及阀门位置清单、低压配电箱的位置及控制区域的详细描述记录清单均应作为物业设备管理的重要资料建档保存。但是，在实际运作过程中，常常会出现这样的情况：由于物业管理人员的流动，上述宝贵的第一手资料流失现象非常严重。给后来的人和后续的管理活动带来不必要的麻烦。因此，在管理这些设备设施的第一手资料时，一要由专人管理，资料清单记载清楚并且帐物相符；二要主管人员及时、经常地进行监督检查，及时收缴个人手中的原始资料、图纸，并作为公共设备档案资料予以妥善登记保管。原始资料的借阅必须严格履行档案资料管理制度。
有一些工程维护人员，在检修完设备以后，没有及时地填写设备检修记录或根本就不填检修记录。这样，一些设备的运行检修情况将无从查考。例如，笔者曾经遇到过这样的情况：一天，设备维修厂家的技术人员来维修一台空调冷却水泵，该水泵是德国威乐水泵。当维修人员将水泵解体后要更换水泵的机械密封时，所带来的该型号水泵的标准机械密封却无法装上，原因是该水泵在上一次维修时将机械密封用国产件作了替换，更改了轴套尺寸，而新的机械密封则无法装上。可是，当维修人员查阅该水泵的维修记录时却没有任何记载，包括何时进行检修、换过什么备件、备件的规格型号及由谁检修都无从查证。这说明至少在设备检修记录的方面，该设备的档案是不完善的，而且给后续的维护保养工作带来了麻烦。所以，每当设备进行检修保养完毕之后，当事人必须要及时填写设备检修记录，不要等所有的设备全部检修完毕之后再去填写，因为全部设备的检修过程可能需要较长的时间，容易造成检修内容的遗漏。作为主管人员，应对记录填写的情况进行认真的检查、核对，特别是重要设备、重要零部件状况（包括更换情况）的描述记载情况。
合理安排人力资源，避免工作量积压
设备维修保养工作计划的制定取决于设备原始技术资料的技术要求、设备运行检修记录和设备现时的运行工况。在制定设备保养工作计划时，应重点考虑设备检修工时的安排，工作内容、工作量的确定及相关资源（人力资源、物质资源、维护资金等）的安排等等。物业的设备设施管理服务如同一个闭环的传动链条，任何一个链节的缺失都将会造成传动的中断。而工时量的确定，又是基于大量基础数据的统计而得出的。因此，平时数据的积累和统计分析必不可少。另外，工作计划的正常执行，需要多方面的条件支持，如人员的安排、备品备件及物料的安排、工作实施的条件是否具备等等，作为一个经理或主管人员应该有一个全面的考虑。例如，设备系统换季阶段是一个维护保养工作量相对集中的时期，一般也是设备设施维护人员加班最多的时期。那么有些系统设备的常规性维修保养工作是否可以根据设备的具体情况，分散在平时或等重要设备的换季工作结束以后去做呢？这样可以尽可能地错开换季高峰检修阶段，尽量使员工少加班，让员工能够保持充沛的精力投入下一天的工作。
对于公共区域设备系统的日常巡视应该安排多少人员？应该占据工程部每月工时总量的多大比重？不同的项目要有不同的考量，这需要管理人员的细致考虑。如何确定日常的巡检路线、巡检内容，并以最经济的工时来覆盖整个管理区域，这就需要的管理人员进行现场实地踏勘、丈量。只有亲自走一走才有可能掌握第一手资料。应该注意的是，通过主动巡视发现问题，可以大大减少客户的报修，便于统筹安排，提高工作效率。更重要的是，我们的服务质量也在无形之中得到了提升。