朱新才刘涛
工矿企业中备品配件品种多、资金占用大，备品配件管理是一项繁琐而又极易出差错的工作。为了提高设备的利用率，减少设备停机时间，针对这一情况，开发了企业备品配件信息管理系统。它能随时根据备品配件的实际库存，自动生成采购计划，以合理配置优质适量的备品配件，降低库存，减少流动资金积压，避免差错的发生，达到设备利用的高效率化。
一、系统的数据库规划
备品配件信息管理系统以局域网为基础，选择SQL、SERVER作为后台数据库，PowerBuilder7.0作为前端开发工具。系统功能包括备品配件的采购计划、进出库、盘点结算、账表管理、基本管理、系统管理等。针对以上功能的实现，考虑到数据库结构的简炼、合理性、易维护等因素，整个系统包括若干个数据表，其结构及流程如图1所示。
二、主要功能模块
1．备品配件来源
由用户定义备品配件的来源。一般是指自制、国内购买、进口等，系统按照用户定义的来源类别进行按来源的统计。
2．备品配件类别
由用户自行定义备品配件的类别，系统可设置三级类别。类别代码共有六位，1~2位代表一级类别，3~4位代表二级类别，5~6位代表三级类别。如：
代码一级类别二级类别三级类别
01维修备件
0101维修备件机械零件
010101维修备件机械零件齿轮
02工具
0201工具通用工具
3．相关设备
该功能建立设备与备品配件之间的关联关系。
4．备品配件申请
备品配件申请分为年度申请（有交货期）和零星申请（无交货期），根据备品配件的消耗或其最低库存量，自动生成申请计划。在自动生成的基础上也可以根据实际需要对申请计划进行手工调整。对于生成的申请表，系统将自动产生备品配件的编号、名称、规格、材质、上年消耗量、当前库存量、总重量、单位等。
打印格式统一按照标准格式设计，同时还可以将申请表生成EXCEL文档。
5．备品配件入出库
(1)入库。入库事务信息一类由操作员输入，包括人库日期、入库单号、合同编号、入库摘要及录人员姓名；另一类通过选择从系统中读取，包括供货商、经办人、仓管员和验收人。
为了处理部分厂家未及时确定金额的情况，系统提供了只入数量（入库金额不能确定）或只入金额（数量已经入账）的功能。并且系统将对未来价的入库备品配件进行标识。
(2)出库。出库事务信息一类由操作员输入，包括出库日期、出库单号、出库数量、金额等。另一类通过选择从系统中读取，包括出库部门等。
由于部分备品配件在出库时，可能因为金额仍未确定，系统提供了只输出数量（出库金额不能确定）或只输出金额（相当于补出金额）的功能，并且系统将对只输出数量的出库备品配件进行标识。
6.数量查询
(1)入库查询。对入库单进行查询，并提供入库单补打功能。
(2)出库查询。对出库单进行查询，并提供出库单补打功能。
(3)申请查询。查询备品配件申请情况，并提供申请单补打功能。
(4)库存查询。根据入库单和出库单自动进行库存管理，可以随时得知任一备品配件的库存情况。
(5)下账查询。在实际工作中，停用一台设备或下马一条生产线，都需对备品配件进行一次清理。
在本系统中只需将不再用的备品配件从字典中删除即可，系统就可自动产生下账情况表，并自动将这批备品配件从数据库的库存表中清理出去。
(6)设备相关备品配件查询。在建立了备品配件与设备的关联后，就可在调用一设备时，立即知晓其相关的备品配件情况。
(7)库存量查询。在设定了备品配件的最低库存量和最高库存量后，可查到当前哪些备品配件应补充、补充多少，哪些备件库存太多。
7．数量处理
(1)备品配件消耗统计。根据备件的出库类别，自动产生备件的消耗统计。
(2)资金占用周报。根据当前的库存情况及本周的入库情况，自动产生备品配件的资金占用周报。
(3)备品配件盘存。在年终或月终盘点时，操作员根据实存盘点情况，对于账与实物不符的库存数量或库存金额进行人工修改库存表。在盘点时系统将自动保存历史库存账，并同时列盘盈、盘亏表。
(4)月底结存报表。月底结存时系统自动生成备品配件动态明细台账：上期结存、本期收入、本期支出、本期盈亏等。
(5)进出总账。备品配件入出库或盘存时，系统都将写备品配件进出总账。在这里可以查到任一备品配件与库存相关的所有信息。
8．字典
(1)部门字典。对备品配件管理的部门进行设置，系统可设置三级部门。部门编码可以任意设置。
(2)仓库设置。各厂矿可以根据本厂的实际情况，任意设置仓库数量、仓库编号、仓库名称。
(3)备品配件字典。设置备品配件字典表。如一备品配件不用时可以将其从字典表中删除，当所删除的备品配件还有库存时，系统将要求操作员录入删除原因，并同时写备品配件下账表。
系统刚使用时，可能各备品配件的编号还不规范，系统在这里特设了一个标准编号对照表。
(4)备品配件与设备对照设置。
9．权限管理
(1)操作员管理。增加操作员和删除操作员。
(2)权限管理。对操作员进行授权及权限复制。
(3)修改口令。任一操作员可以任意修改自己的口令。
三、备品配件管理系统应用中的几个关键问题
用户在进行入出库操作时，如果备品配件品种太多，不易定位某一特定备品配件，系统特为其提供可以按编号、注记码（拼音码）、名称、规格、库位定位。
入库时一些备品配件不能确定其单价，可以先进行预入库，待准确单价来了以后，再进行预入库的补录。
在许多企业中，备品配件是分库分人管理，该系统可以为任一备品配件指定管理员，这样管理员不能操作其他人所管理的备品配件。
四、系统特点
1．该系统操作简单方便，对于常用功能只用小键盘基本上就可以完成所有工作。
2．所有备品配件均分入分库管理，每个仓库管理员只能管理自己所管理的备品配件，不能操作其他人管理的备品配件。
3．解决了只来备品配件数量而未知金额的情况，所有对库存有影响的操作，系统均做了详细的记录，可以在任一时刻查询任一备品配件的进出明细，可以随时知道任一备品配件的当前库存量。
4．可以根据备品配件的编号、注记码（拼音码）、规格、库位查找，以提高查询速度。
5．大部分数据可直接转到EXCEL文档中进行处理。
6．通过最低库存量和最高库存量的设置，避免占用流动资金过多，也可避免因备件不足影响生产。
7．备品配件库存根据入出库情况自动进行维护。
8．财务时间可以任意设置。
本系统实现了备品配件的网络化、信息化管理，丢弃了原有的手工繁琐、重复工作。避免了盲目采购所造成的流动资金积压，有效地降低了维修费用。为决策提供可靠依据，提高了企业管理水平。
备品配件信息管理系统于2003年7月在重庆钢铁集团公司型钢厂应用，同年10月通过公司组织的验收，并准备在全公司推广使用，产生了良好的经济效益和社会效益。