李正道
EXCEL作为微软OFFICE办公软件中最主要的组件之一，是公认的数据处理、数据分析能力最强大、使用最方便的电子表格软件，适合于开发固定资产管理信息系统。
一、固定资产管理信息系统的内容
1．管理要求。固定资产管理内容包括：资产名称、规格型号、资产编号、生产厂家、出厂编号、出厂日期、投产日期、入账日期、变动日期、变动前地点、使用单位、存放地点、计量单位、设计能力、能力单位、主要技术参数、技术参数单位、工艺位号、资产类别、产权归属（自有、融资租入）、经济用途（生产经营用、非生产经营用）、资产来源（购入、调入、投资转入、盘盈等）、使用情况（在用、未使用、不需要、租出）、技术状况（完好运行、带病运转、待修、在修、封存、闲置、待报废、已报废）、主要附件如电机（型号、功率等）、工作制度、工作时间、折旧年限、残值率、原值、折旧（1～12月折旧、年累折旧、累计折旧）、净值、评估日期、评估增值、报废日期、报废时原值、净值等，各企业根据实际情况增减。
2．功能要求。
(1)能掌握固定资产的动态情况，满足管理需求，能计算、排序、统计、查询、打印。
(2)固定资产的折旧计算、统计、查询、打印。
(3)资产报表计算、查询、打印。
(4)其他。
二、建立资产综合数据台账及资产报表格式
1．建立“固定资产”文件夹，按年份建立下级文件夹，按月份建立下下级文件夹，便于以后查询。
2．打开EXCEL，在第一行根据企业对资产管理的要求设置标题，见表1。
保存到上述已经建立的目录中，文件名字最好含年月日，便于查询。
3．将资产管理的数据录入到表1，建议第一次录入时尽可能齐全完整，这样可以减少以后补录的麻烦，在录入时注意及时保存，也可以设定期保存。
4．将当前工作表（sheet1）定义为资产综合数据台账。
5．选择工作表（sheet2），将固定资产表的格式录入，并将此表定义为固定资产表。
6．同理，建立固定资产分类汇总表、固定资产折旧汇总表、固定资产明细表等资产报表。
三、计算折旧及按类别汇总
1．由于资产报表是按类别填报的，因此资产综合数据台账必须按类别汇总。先将资产综合数据台账按类别排序，操作时在“数据”菜单下，选“排序”，再选关键字“类别”即可。在不同类别之间插入一行，序号统一填为0，便于查询；在资产名称栏填写类别名称。在这一行对同类别各数值（原值、折旧、净值等）进行汇总，操作时选定要汇总的数值（按住鼠标左键不放拖拉至该行选取），点E按钮即可汇总。汇总后点复制按钮（复制该公式），粘贴到同行数值位上，即完成了各数值的汇总。各类别全部汇总以后，在最后一行合计，可以将各类别的汇总数值相加，也可以将本列数值汇总后除以2得出，操作方法同前。
2．计算折旧。计提折旧有各种方法，企业根据不同情况选用，下面以平均年限法为例说明。
月折旧额＝原值×(1一残值率）÷折旧年限÷12
操作时先在一项资产中计算，计算完后复制粘贴到其他项中。
当一项资产折旧提完后，为了不至于超提，建议将残值率改成1，根据公式，月折旧额=0，不再计提折旧。
根据公式：净值＝原值一累计折旧，计算出净值，操作方法同前。
四、报表计算
1．在资产报表中，固定资产分类汇总表数据较多，其他报表大部分数据均可直接从该表取数，因此先填此表。以机器设备类原值为例，操作时选择固定资产分类汇总表，点机器设备原值，再点“=”按钮或“=”键，选择固定资产综合数据台账工作表，在机器设备类别合计处，点机器设备类原值，回车，即从固定资产综合数据台账工作表取值。同理填写其他项目。
2．其他资产报表可以从固定资产分类汇总表取值，也可以从固定资产综合数据台账取值，填写完毕，以后每月资产报表都能自动生成，减少了工作量。
五、系统优点
1．便于查询。例如查询某一台资产，点“数据、筛选、自动筛选”，可以根据不同条件进行筛选，方便、快捷。
2．便于修改。使用筛选功能，选择该项资产，输入正确数据即可。
3．随意选取打印区域，字体、字号、行列宽度、打印比例等。应用EXCEL开发适合本企业实际的固定资产管理系统非常实用，为资产入库、查询、更改、计算、报表等工作带来极大便利。实际应用表明EXCEL强大的功能，能够满足固定资产管理信息系统的要求。