王太龙
摘要：台帐管理是企业管理的必要手段。本文介绍一个适用于任何数据库且功能较强的台帐管理器及其构成、操作流程和八个特点。实践证明在应用中大大提高了管理与信息统计工作的效率与质量，提高了企业整体管理水平。
关键词：企业；电子台帐；数据库；台帐管理器；操作流程；特点；应用
中图分类号：F273.4文献标识码：B
一、台帐、电子台帐及台帐管理器
台帐也称为帐簿或帐本，是人们用于记录、管理数据等信息的一个分有若于页的二维表格，是信息管理的常见组织形式，是企业管理的必要手段。如何建好、利用好台帐，深入开发台帐资源，从中提炼出有价值的统计数据等，直接关系到企业的管理水平和经济效益。
“纸笔”式的台帐管理仅是手工填写、摘抄和进行一些简单运算，然后作为档案存入卷柜。由于手工计算速度和误差方面的问题，台帐信息资源得不到充分的开发和利用，这种管理已逐步被淘汰。把书面台帐输入到计算机中便形成了电子台帐，电子台帐实际上就是一张存储在计算机中的二维表格，在计算机术语中又称为二维关系型数据库，简称数据库。为了便于电子台帐的信息管理，笔者开发了一个计算机管理软件系统，称为台帐管理器，是一个适用于任何数据库且功能较强的通用管理工具。
二、台帐管理器操作流程
台帐管理器的操作流程见图1。台帐管理器由许多台帐管理工具组成，根据动作的性质分成八类，分别在屏幕上排成一列，如算盘珠那样规矩、明了。第一类“台帐编辑”，指对台帐的操作，即使台帐数据或结构发生改变的操作；第二类“筛选过滤”，指对台帐信息记录进行筛选过滤一类的操作，如在劳动工资管理台帐中可筛选出出勤率不足90％的职工名单等；第三类“汇总统计”，指对台帐记录进行汇总计算等统计类的操作，统计结果产生临时台帐，如在设备运行故障管理系统中汇总所有吊装设备的故障时间等；第四类“索引排序”，指改变台帐记录先后次序或台帐信息的显示及打印格式的操作，如对人事管理台帐按照工作业绩进行排序等；第五类“查询打印”，指对台帐记录进行打印制表的操作，如打印固定资产卡片或物资收发存月报等；第六类“多帐操作”，指台帐与台帐之间的对比、改写、合并类的操作，如用备件库存台帐中的备件入库单价修改订货计划台帐中的订货计划单价等；第七类“存取台帐”，指关闭当前台帐及重新打开或新建台帐的操作；第八类“帐外工作”，指使用这些工具的动作过程与台帐无直接关系，如调整计算机时钟、修改系统默认参数等。
使用计算机建立电子台帐后，通过运行台帐管理器便可准确迅速地对台帐记录进行检索、筛选、分解、合并、排序、备份和汇总计算、查询制表等。屏幕光标移动到任何一个工具上，屏幕的最下方都将显示出该工具所完成的任务及操作提示，不但选择不同的工具可以达到不同的目的，而且这些工具就像算盘珠子一样可以依次组合及反复使用，从而体现更强大的功能，完成更复杂的工作，达到有效开发信息资源的目的，大大提高台帐的使用价值和使用效率。
三、台帐管理器的特点
1．动态性能好，适用于管理任何关系型数据库，且不受台帐数量限制，台帐登记项目（字段）可随时增减。
2．可以在数据库系统的“．”状态下用DOTZGLQ直接启动，也可嵌入任何已有的数据库管理程序中用DOTZGLQ来启动台帐管理器。
3．可以完成信息录入、修改、增减、统计等操作及打印无限多种报表及卡片。
4．计算机提示信息可最大限度地避开计算机专业术语，便于管理人员理解。
5．画面干净，几乎没有多余的图画和字符干扰操作者的思路。
6．每个台帐工具都彼此独立，且可以设置各自的使用密码，从而防止他人误写台帐等，保证台帐信息的安全。
7．可根据操作步骤自己定义操作程序，使计算机自动代替人工的重复操作。
8．本系统自定义了一百多个实用函数，编程人员可随时调用。
台帐管理器在我厂应用几年来已取得显著效益。以设备综合统计管理为例，在使用台帐管理器初期的1995年，设备资产原值约10亿元，设备综合统计管理人员六人，而目前设备固定资产原值已达到23亿多元，设备综合管理人员却减至三人，且数据统计质量有了质的飞跃。实践证明，台帐管理器的应用大大提高了管理与信息统计工作的效率与质量，提高了企业整体管理水平。