王太龙
摘要：笔者根据计算机软件开发及其应用的实践经验，从台帐结构限制、固定资产不能自动编码、数出多门且口径不一、不能随意统计和任意制表五方面，阐明了在设计计算机固定资产管理软件系统时，应注意解决的关系到软件适应性的主要问题。
关键词：固定资产管理软件；设计；适应
中图分类号：TP311文献标识码：B
计算机应用于固定资产管理是一大进步，但是有些单位购买或自己开发的固定资产管理软件不能很好地适应管理需求的变化。如统计需求稍有变化，就得修改程序，使固定资产管理工作几乎离不开计算机软件开发人员。有些单位购买了计算机，但固定资产管理却仅仅停留在Excel简单制表或Word排版打字的水平上，远远达不到管理的目的。
因此，为了提高软件的管理能力和适应能力，避免固定资产管理工作过分依赖计算机软件开发人员，在软件设计时应注意解决以下五个问题。
一、台帐结构限制问题
不同企业在固定资产管理上有所不同，主要表现为固定资产台帐结构的不同。然而不少固定资产管理软件在设计上将台帐结构限制很死，用户要想修改、增加或减少数据登记项目都要通过程序员来完成，而且因台帐结构的变化导致许多计算机执行程序都要跟着修改，影响固定资产的正常管理工作。
我们在软件设计中，台帐结构除了资产代码、资产名称、原值、本月折旧、目前净值、折旧率、记帐日期、用途等通用项目外，程序允许操作者对其余数据项目进行修改或增减。如根据固定资产技术参数或统计的需要，可以在设备资产台帐中增加设备制造厂、设备投产日期、使用车间等项目，也可将工业建筑台帐新增建筑层数、建筑面积、占地面积、建筑设计单位、承建单位等项目。如果要对台帐记录进行临时分类汇总，只需在台帐结构中增加一个临时分类数据项，并根据分类原则填写每项资产记录的所属类别，然后通过运行系统的万能统计查询功能就能汇总打印出所需统计结果。若统计完毕时临时分类数据项无保留价值则可以删除。
二、固定资产不能自动编码
许多单位通常是先查资产编码手册，查对资产编码后再输入到计算机中，效率较低，也容易出错。有些单位无编码手册，资产如何编码全凭经验完成，如果固定资产管理人员变动，则必须对全部资产进行重新编码，费时费力。
我们在软件设计中，引用GB/T14885-94《固定资产分类与代码》及其编码规则实现自动编码。若有新增固定资产，操作者只需根据屏幕提示逐级指出新增资产所属大类、分类、小类、子类，计算机即可自动完成资产的编码；若有重码，计算机将追加流水序号，既准确又迅速，解决了人工编码重码、错码等问题。自动编码由于采用的是国家标准，因而适合任何企业，进一步加强了软件的实用性和通用性。
三、数出多门口径不一
固定资产较多的大中型企业，其固定资产的管理常分为两个（或更多）管理部门，各自建表，各自算帐。如以资金管理为重点的财务部门对固定资产实行的是分类折旧，即将具有相同折旧率的固定资产划分成一类，然后根据总原值进行统一折旧；而以实物技术管理为重点的设备资产管理部门，为了量化单机设备的新度等管理需要采用单项折旧，容易出现数出多门口径不一造成的误差。
因此在我们所开发的系统中，整个企业只有“一本”存储在计算机中的电子台帐（备份除外）。设备部门设专人负责全厂固定资产管理业务，并且采用了单项折旧措施，即根据财务部门制定的折旧算法为每项固定资产确定了准确的折旧率，使每项资产的月折旧、累计折旧、目前净值及新度系数一目了然。财务等其他部门可以通过企业内部局域网及时查询并汇总到各类资产的折旧数据，杜绝了数出多门口径不一的现象。
四、不能随意统计
资产台帐要经常从不同角度以不同方式对台帐进行统计分析。实践中发现对台帐记录的筛选、汇总、排序等统计要求无固定格式，因人而异、因时而异、因需而异，而且这种没有固定格式的查询制表占查询需求的大多数。
在我们开发的系统中设计有一个万能统计查询子系统，该子系统中设计有任意筛选、汇总、排序等功能。输入一个筛选条件，计算机就能够在台帐中筛选出符合条件的记录，并对筛选出来的记录进行其他操作。排序不但可以按任一数据项目进行升序或降序排列，而且可以实现多数据项目母子排序。如按资产名称排序时，将相同资产名称的资产再按新度系数排序等。汇总不但可以按任一数据项目进行同类项合并，还可以实现多数据项目母子汇总。使用“筛选”、“汇总”、“排序”等统计操作可以不分先后次序，按需而定，也可以反复使用，直到所显示的统计结果满足需要，从而达到随意统计的目的。
五、不能任意制表
前面解决了在台帐结构中任意增加数据项目和汇总的问题，而固定资产管理系统中除专用的固定表格，还有大量的各种临时统计表格。这样查询制表就因信息项目结构的不固定性而增加了许多可变性。
在软件设计中除了专用查询制表程序外，还设计了四类通用查询打印程序：记录卡片打印程序（允许用户任意设计卡片格式，如可自定义固定资产卡片）、预定义报表打印程序（允许用户预定义所打印的数据项目）、临时定义报表程序（允许操作者在打印之前临时选择所需打印的数据项）、所见即所得打印报表程序（操作者通过任意条件的筛选、汇总、排序等操作后，将所显示结果打印输出），使打印制表不受限于专用的打印制表程序。
表1是由万能统计查询子系统统计打印的设备资产在各使用单位的价值分布情况一例。
表1
包钢集团公司炼钢分厂是一家固定资产规模较大的冶金联合企业，拥有固定资产1800多台套，原值25亿多元人民币。固定资产的计算机管理软件应用几年来，由固定资产管理员操作计算机及时完成固定资产的调入、调出、增值、折旧、报废等一系列管理工作，保证了固定资产车间级管理、厂级管理和包钢集团公司级对口管理数据的准确性和完整性，提高了数据的统计效率和信息资源利用率，加强了企业的基础管理工作，细化了管理内容，提高了固定资产管理水平。