马钢煤焦化公司周亚平王海燕方亮青
我公司过去传统的备件管理模式存在一些不足，主要有：
1.统计工作准确性差。由于设备备品配件供应的品种、规模及数量急剧增加，数据处理、核对、汇总工作完全依靠手工处理来完成，既消耗人力物力，又浪费时间，更重要的是影响统计工作的准确性。
2.备品配件出入库量大，库存占用资金多，存在一定的积压。
3.信息不能相互传递或反馈周期过长，不可避免地产生需求信息扭曲、阻塞现象。
4.单据录入源混淆，没有在数据发生地录入。
5.原始单据有重复录入、重复使用现象，很难保证数据的一致性。
为此，我公司开发了一套备品配件管理软件，旨在利用计算机与网络的强大功能，进行市场动态分析，监督合同执行及库存情况，达到降低库存和控制采购成本的目标。充分发挥和利用计算机信息系统数据覆盖面广，数据完整全面，分析处理速度快、质量高的特点，实现备品配件管理信息“反映现状，反映全局，反映库存”的要求。
一、系统功能结构
本软件主要通过计算机网络管理建立基础数据库，实现备品配件供应的计划、合同、订货、到货、出库、库存和资金的动态管理。这些功能主要由计划管理、合同管理、库存管理、核算管理、信息查询及系统管理六大功能模块来实现。
1.计划管理
各车间备件计划中备件分为一般备件和急件两种。申报时，可以分别通过自动、手工查询大小类码或历史记录来确定备件计划。随时根据自行设定的时间段查看所需备件和本车间申报的历史记录。由于软件提供了与Excel接口，可充分利用Excel与软件相结合功能，很方便地进行各种编辑与修改。对计划、合同等各项操作严格遵守国家标准与马钢公司的相关标准，例如严格遵守公司大小类码命名规范。各车间只需选定一般备件和急件项的任一种，软件将自动通过网络送到不同的目的地。
各车间申报计划后，由公司计划员制定计划。在计划制定与修改时，计划员在Excel中收集上报计划，根据储备定额，查看各种备件的库存情况，并查看某个备件的以往计划，确定备件补充数量，对照以往计划中同类备件的价格与质量，为选择合适厂商提供参考或以此为据编制标书进行招标、比价采购，以达到降低采购成本，优化采购质量的目的。计划员制定完计划后，提交至科长、经理处签字审批，审批结束后发布计划，计划生效。各单位可查阅计划，但不可再进行修改。
2.合同管理
计划发布或议标比价后，采购员与厂商制订合同，并可随时查询、修改、汇总、打印合同，在操作过程中，系统自动计算转化合同金额，自动存盘。在合同制订过程中，可随时查阅以前订过合同的价格、数量等。制订合同时，软件根据合同写出相关的约定项，调出双方历史资料如银行账号。制订完成的合同，提交至科长、经理处审批。审批后的合同方可生效。
3.库存管理
库存操作包括入库、出库和盘库。当入库信息进入入库档案时，库存档案便得到更新。当输入出库信息后，根据库存档案，对出库信息进行校验，写出入档案，同时更新库存。总之，随时记录，瞬时刷新，可分多种方式查询出入库情况。本软件巧妙地解决了一般计划、急件、厂商、付款、合同、入库、账面库存与实际库存之间相互关系，各功能块既可独立操作，亦可相互联系，将多用户操作功能发挥得淋漓尽致。
4.核算管理
本软件系统可按订货合同与到货情况，在任意时间内反映资金状况，统计任意时间段的付款情况，已付金额和未付金额，以及检查发票情况，在计算机上进行入库核销，出库下账，财务核算，根据订货合同付款，随时查询各单位备品配件费用支出和合同付款情况。
5.系统管理
系统管理主要是编码维护与用户管理。编码维护包括备品配件编码、合格分承包商编码、科室车间编码、专业代号编码，及其它各类编码的维护、查询、打印。用户管理则指增加、删除用户，用户信息维护，用户权限设置等。
该系统通过对用户登录身份的确认，使操作者获得自己的操作权限，从而实现不同操作用户有不同权限，相对独立、互不干涉。各用户的密码由自己掌握，可随时更改自己的密码。各操作者对自己的所有操作与权限负责，系统管理员对所有的操作负责，这样有效地使企业各种资料的保密性增加，有利于加强管理，同时，各人的操作亦相互联系，实现资源共享。
6.查询功能
整个系统中的各个查询模块如：单个计划与总计划查询、合同查询、入库查询、库存查询、出库查询、到货查询、汇款查询、查看申报历史记录等均采用组合查询与模糊查询相结合方式，可以根据数据表中的所有内容，任意组合进行查询，其中对每一项内容也可模糊查找。查询时输入关键字，可以是模糊字或全名。模糊字即带有符号“*”的字。例如：备件名称可输入“弹*”，将显示所有以“弹”开头的备件名，如：弹簧、弹性线圈等。全名为文件名全称，如“弹簧”，仅显示弹簧备件，对查询的内容除可屏幕浏览外，还可以打印输出。
合格分承包商的查询是单击主控窗口的厂商命令钮，进入厂商操作窗口。在厂商操作窗口中，可以增加、删除、修改厂商，也可对厂商所订的备件进行增加与删除。在厂商操作窗口中，可以显示符合查询的所有厂商、选定厂商的详细资料及厂商提供的各类备件。在厂商操作中可随时查看厂商的档案资料，供货情况等。
本软件还具有冗余功能，可对以前不同厂商提供的产品价格与质量，绘制趋势图，使各类备件价格高低、质量好坏清清楚楚。软件还提供了与internet接口，收集了相关网站的网址与搜索引擎，为及时了解一些相应的产品价格、质量提供了在线参考。
二、系统主要特点
本软件主要使用VB、VBX、VC++、SQLSERVER四种编程语言或工具混编而成，采用TCP/CP协议交换传输数据，可在win9x、win2000、winXP操作平台下运行。各种语言与工具扬长补短，有效地加快了网络传输数据速度，方便了操作。同时杜绝了磁盘数据拷贝、网络共享数据传输病毒的感染，有利于保障企业内部网的安全运行。其主要特点如下：
1.实时、动态。本系统实现了对价格和库存动态实时管理，可根据输入各种数据，实时地更新库存和备品配件价格，能满足各种动态管理的需要。
2.实用性、可扩充性较强。由于本系统是对备品配件工作非常熟悉的本部门技术人员自行开发的，所以它具备了高度的实用性和良好的可扩充性，在功能上基本贯穿了物资管理的全过程，实现了物资管理工作的主要功能。本系统还预留了多种功能接口，具备良好的扩充性。
3.强大的报表功能。物资管理中的各种报表既多又复杂，本系统不但可按事先设定及时自动生成各种固定报表，还对各种查询结果提供相应打印功能。
4.简易明了的操作界面。客户机端操作界面做到简易明了，各种功能一目了然，操作人员并不需要经过特殊训练就可以适应。在各种数据输入界面中尽量做到不输入和零汉字输入，同时尽可能地设有校验功能，以降低出错率。
三、使用效果
实践证明管理出效益，本套软件给企业带来了显著经济效益。
1.库存降低。运用该系统后，通过加强计划管理、定额管理，充分利用库存，统一调配，合理储备，库存由原来的880万元下降到目前的550万元左右，库存周转率提高。
2.优化采购。公司备品配件管理，高度专业化、规范化、制度化、集中化，能全面完整地收集、积累、分析数据，及时传递多项信息，增加管理透明度。采购人员能集中精力进行价值分析、货比三家，研究谈判策略，使在采购时间缩短的同时节省了采购费用。
3.保证了生产设备正常运行。设备故障率逐年降低，生产运行良好，由于库存费用下降，采购费用节省，大大降低了生产成本。
4.管理水平提高。由手工操作变为计算机操作，甩掉了账本，改变了多年沿袭下来的手工制单、制表，减轻劳动强度，减少重复工作。增强了数据的权威性、合理性、准确性、及时性，大幅度地提高了工作效率和工作质量。