李颖
摘要介绍根据企业特点自行开发的设备采购与库存信息共享系统的特点及其应用所取得的成效。
关键词设备采购信息系统数据查询
中图分类号F406.4文献标识码B
2004年济钢ERP采购库存管理系统上线运行，系统中数据一次性录入，各岗位共享，准确详尽的数据为采购管理提供了强有力的支撑平台。但ERP系统中的数据量庞大、分散，给数据的查询和整理带来了极大困难，制约了对丰富的数据资源的挖掘分析与使用。同时，从安全角度出发所设置的层次与权限设置，制约了设备采购与库存信息的共享。如何把系统中的原始数据转换成有用信息，根据不同用户的需要，高效、快速、安全、有效地查询统计出各类数据，为系统的使用人员及领导层正确决策提供支持和帮助，成为设备管理工作的一项重要课题。
一、目标确定及方案的建立
1.确定目标
为满足各岗位对设备采购与库存信息的需要，必需进行再开发，寻找安全、高效、灵活、简单、方便的数据应用软件，根据需求编制相应程序，实现信息的安全、有效、准确查询与共享。
2.方案建立
ERP系统采用Oracle数据库，可访问Oracle数据库的软件很多，如Delphi,Discoverer等，ERP系统上线后，采购与库存业务所需的单据及报表即是济钢自动化部用Delphi开发的，但其报表设计的方便性和灵活性较差，加之技术开发人员对设备采购业务不熟悉，系统开发部门与需求单位分属两个部门，使开发周期较长，无法满足业务需求的多变性与迫切性。
经多方调研，反复比较，确立了用QueryReporter(QR)来实现对数据库数据的查询、统计与分析，实现装备部设备管理信息共享，满足数据统计与分析的需要。
3.软件特点
(1)简单性。该软件简单易用，界面简洁。(2)强大的变量。可使用不同的变量实现多查询条件，使查询界面简单、清晰。(3)输出界面格式可定制。使用QR查询出的数据，输出界面格式可定制，可直接保存为网页，可输出至EXCEL，以利数据的二次加工。(4)安全性。为了管理数据库的安全，必须正确控制数据库的访问。在这方面，QR可使操作受限的数据库用户连接数据库，而且程序可以加密，防止使用人员修改程序，扩大查询范围。
二、组织实施
方案确立后，经规范业务流程，考虑设备采购与库存管理的各方面要求和业务操作人员的实际情况，编写SQL程序，实现数据快速、准确的查询与统计分析。
1.清单、台账类数据
由于ERP系统中的数据分布于各个界面中，计划员、采购员等查询数据操作比较繁琐，所以仍然沿袭过去的习惯，手工记录每天所做的业务数据。针对这一问题，根据各岗位的实际情况，先后开发了申请明细、申请汇总、采购订单明细、采购订单汇总、入库清单、出库清单、库存明细等报表，各项数据随时可查，快捷准确，数据导出后就是完整准确的计划、订单、库存台账，减少了不必要的工作，极大提高了工作效率。
2.设备采购共享数据
设备采购信息共享为设备备件的“阳光采购”创造了条件。以历史采购价格资料指导采购，为降低设备备件采购成本提供了依据。对此开发了历史价格查询表，采购员可根据申请号、物料等条件，查询出多项物料的历史采购价格，包括历史最高、历史最低及历史平均价格，极大地方便了采购工作，为降低采购成本提供了详实的基础数据。2005年装备部累计完成设备、备件及小型机电设备采购合同标的额44.43亿元，降低采购成本超过4%，超额完成总公司下达的降成本指标。
在ERP系统中设备采购计划执行进度、订单签订情况和入库情况等查询受控于诸多条件，且受权限及范围控制，不属共享数据。为使各有关单位及时了解采购计划的执行进度，使采购过程公开透明，开发了采购计划执行进度报表，涉及物料、申请、订单、接收等多方数据，消除了ERP系统设置的查询弊端与限制，计划执行进度一目了然，为采购管理提供强了有力的信息资源，为科学合理安排检修工期创造了条件，也为装备部项目管理提供了强有力的数据支持。
3.统计分析类数据
ERP系统上线后，设备库存管理从原来的粗放、松散型的手工作业管理转变为标准化、规范化、流程化、信息化的作业管理方式，为更好地计划和管理仓库提供了强有力的工具。但由于ERP系统数据的分散性，大量的数据储存于数据库中却不能应用于实际管理，使仓库管理成为设备管理上的薄弱一环。在充分调查研究仓库的业务流程、Oracle事务处理数据的产生及数据结构的前提下，为控制库存开发了库存现有量报表，为统计审核出库业务开发了出库清单、出库物料账户分配明细、分配汇总报表，为全面掌握库存出入库业务量开发出了库存收发存报表，基本解决了仓库人员的需要。各种数据统计与汇总、分析报表为实施与加强库存管理提供了准确、详实的数据支持。
ERP系统采购与库存是两个相对独立的模块，物料一经入库后，在系统提供的各种现有量查询界面及报表中，只能查出目前库存中物料的编码、数量、批次信息，而无法追溯其入库前的订单甚至计划的信息，这样也就无法了解长期积压于仓库中的物料是何时入库，因何入库。经仔细研究事务处理表，开发了有本企业特色的库存现有量报表，报表中可明确显示现有库存各种物料的库存量、库存值及前期采购各项数据等。利用现有量报表分析库存结构，对长期积压的备件进行调剂与盘活，全年盘活库存积压物资原值4636万元，回收现金1149万元；总公司的备件库存从最高9000万元降至不足7000万元，周转天数79天，两个指标同比均居全国同行业之首。
三、效果评价
新开发的本套软件自2005年初开始运行，在济钢设备备件管理中发挥了极大的作用。2005年济钢设备与备件采购合同标的额44.43亿元，直接节约采购成本1.7812亿元。
2005年，随着总公司投资力度增大，生产准备项目增多，备件库存不断增长，应用库存现有量报表，随时掌握备件的动态库存，使备件库存资金占用始终处于严格的受控状态，备件资金占用及库存周转天数水平始终保持全国同行业第一。