1为有效控制与公司特种设备有关的文件和记录，确保文件和记录规范管理，制定本制度。
2文件管理
2.1职责
2.1.1公司安全生产责任人负责审核特种设备管理自编文件。
2.1.2特种设备安全管理部门负责特种设备的管理文件编制；审核操作规程；获取、辨识、对特种设备的法律、法规、上级文件。
2.1.3特种设备安全管理部门或人事部负责特种设备文件登记工作。
2.1.4各有关部门负责操作规程的编制。
2.2特种设备法律、法规和上级文件管理
2.2.1特种设备法律法规及其他要求的获取，可通过网上下载；书店购买；政府部门或相关方等获取。
2.2.2对于获取回来的特种设备法律法规及其他要求，由特种设备安全管理部门识别其适用性，并由特种设备安全管理部门负责及时通知到相关部门。
2.2.3对于与相关方有关的法律法规和其他要求，由公司各相关方的归口管理部门通过对其施加影响的方式进行传达，如可以通过签署安全协议、合同、传真等，确保相关方向公司提供的设施、服务、货物等符合这些有关的职业健康安全法律法规和其他要求的要求。
2.2.4当公司特种设备型号、规格、使用条件、管理或法律法规及其他要求等发生变化时，由特种设备安全管理部门及时识别获取相关最新的适用的法律法规及其他要求，并负责通知到相关部门。
2.3公司制定的特种设备管理文件由特种设备安全管理部门负责组织编写，安全生产责任人审核批准。特种设备安全操作规程由设备部门或使用部门负责组织编写，特种设备安全管理部门审核，安全生产责任人批准。
2.4特种设备安全管理部门负责特种设备文件发放，各相关部门签收领用。
2.5特种设备文件由人事部保存于通风防潮、防蛀的适宜地方。
2.6文件更改由文件更改申请部门提出申请，特种设备安全管理部门审核，安全生产责任人批准后执行更改。更改后的文件由特种设备安全管理部门收回原文件，再发放修改后的文件，各相关部门签收领用。
2.7文件销毁由特种设备安全管理部门负责书面向安全生产责任人申请，经批准后，向有关部门收回，统一销毁。所有作废文件由特种设备安全管理部门负责保留原稿一份，并在保存的作废文件原稿加盖“作废留用”章，以防止其非预期的使用，其他部门严禁私自保存作废文件，若由于工作需要查阅时可以到特种设备安全管理部门借阅。
2.8文件一般情况下，不允许外借，若因工作需要，如提供给顾问公司，政府机关或客户等，由特种设备安全管理部门请示安全生产责任人批准后方可外借。
3记录管理
3.1管理职责
3.1.1特种设备安全管理部门负责监督有关部门实施政府部门制定的记录；负责检验、检测单位出具的检验、检测报告的整理、保存。监督有关部门使用、整理、保存公司自行制定的记录。
3.1.2各部门负责人负责组织本部门记录的格式设计；负责本部门制定的记录的整理、保存等。各部门自行编制的记录应交一份给特种设备安全管理部门备案。
3.2政府部门制定的记录或特种设备安全管理部门制定的记录，由特种设备安全管理部门发放，各相关部门签收领用。
3.3记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不可随意涂改，若因某种原因不需要或没必要填写的项目，用斜杠“/”划去，各相关栏目负责人签名必须完整不允许空白。若因笔误或计算错误要修改原始数据或内容，应采用斜杠“/”划去原始数据或内容，在其旁边写上更改后的数据或内容，同时加盖或签署更改人的印章或姓名及日期。
3.4各部门自行编制的记录由各部门负责人负责更改，报特种设备安全管理部门备案；特种设备安全管理部门制定的记录由特种设备安全管理部门负责更改，由特种设备安全管理部门再次发放。政府部门制定的记录各部门不能更改。
3.5政府部门制定的记录及检验单位的检测报告的保存期限按规定执行；各部门制定的记录，其保存期限由各部门负责人确定，确定时应考虑：设备设施的使用寿命；法律法规的规定、政府部门的要求；其他相关方的要求；公司管理上的需要等。
3.6记录超过保存期限或其它原因需要销毁时，由制定部门负责人报告公司特种设备安全管理部门，经同意后销毁。政府部门的记录，一般不宜销毁；若需要销毁，应统一由特种设备安全管理部门负责人书面向安全生产责任人申请，经批准后，向有关部门收回，统一销毁。