复印机结构比较复杂，故障现象多种多样，引起故障的原因也千差万别。无论哪一部分出现问题，都会使整台复印机工作紊乱。实际上复印机的工作原理很简单，无非是光、磁、电、机四个方面。
一、故障的检修方法
1.开机后复印的图像偏淡或偏黑。故障多因刚开机时，光导体的预热还未达到最佳温度范围，因而图像浓度有偏差。只要等到光导体温度正常即可自动排除。如不能排除，即说明鼓温度检测器有问题，需对鼓温度检测器进行进一步的检修。
2.复印较厚的书或装订本时有墨条边带。这是因为原稿太厚，原稿台无法将光线全部挡住而漏光所致，可用一块黑色厚布将原稿盖边缘全部盖住即可消除。
3.复印停止一会儿再次复印要等一段时间。这是因为复印机都具有节电功能，待机时间过长，机器将自动关闭电源，需重新开机并进行充电才能进行复印。有的机器只要按下任一按键，机器马上可进行复印。
4.复印多色原稿时有些颜色特敏感有些颜色不敏感。这是因为不同的复印机，对原稿颜色的感色性不同而引起图像质量问题。一般地说，某种复印机的光导体对某种颜色特敏感，复印该种颜色时就会显得很淡。
5.选择好缩放比例后未马上复印，结果复印出来的图像没有缩放效果，有时甚至停机。这是因为该机具有自动复原功能，超过该功能的执行时间即自动恢复初始状态，有时甚至自动停机。还有的机器没有自动恢复功能，需清除该功能，否则再次复印时又会有缩放效果。
6.原稿与复印稿之间存在很大的反差。这是由于复印浓度调节不当引起，只要调节好复印浓度即可排除故障。调节时最好选用一张多色原稿反复调节，以确定最佳浓度。
7.复印图像出现白斑条或模糊不清现象。这类故障大多是由于环境潮湿、光导体蒙有水气或复印纸吸潮所致。
二、日常维护
1.电晕器件。电晕器两端的绝缘座是否有烧焦或破损迹象；电晕丝表面是否有麻点剥落或氧化层；电晕丝和屏蔽层是否清洁；电晕器接触是否良好；电晕器离光导体的距离是否正常；电晕丝高度和电晕架的位置是否正常。
2.光学部件。各镜头和反光镜是否清洁；扫描灯架移动时是否流畅平稳；曝光灯是否接触良好。
3.显影器件。显影器内有无显影剂；粉合内有无墨粉，如有，墨粉是否结块；墨粉补给调整杆的位置是否正确，墨粉的分布是否恰当；显影搅拌器是否正常；显影偏压的设置值是否正确，偏压触点是否良好；收集飞散载体的磁铁位置是否正常，磁铁上载体是否过量；显影器的主磁器极角度安装是否正常；显影磁辊与光导体之间的距离是否恰当；显影磁辊表面有无划痕和油污；显影传动齿轮磨损是否过量。
4.供输纸部件。搓纸辊是否打滑，有无磨损过多的现象；纸盒抬纸板是否正常；纸盒位置安装是否正常；对立辊是否磨损严重；输纸皮带是否松弛；排纸转轮有无卡阻。
5.传动部件。传动部件齿轮、齿条和链轮是否磨损过多；传动装置有无松动脱落现象；电磁离合器的旋转是否灵活；扫描架的滑轨有无卡阻；各塑料件有无变形、错位或损坏现象。
6.电路板。接插件有无松动现象；印刷电路板有无断裂、沾尘过多而出现开路或短路现象；阻容元件有无缺损、变色、爆裂、脱焊松动现象；可变电阻、电容和电感有无调动或损坏现象；集成块的字迹和引脚是否变色。
7.光导体。光导体表面是否有划痕，是否因打火而出现变黑现象，光导体是否超过了正常寿命期。
8.清洁部件。清洁毛刷是否板结或损坏；清洁刮板是否能操作，与光导体的接触是否良好；吸尘袋或集粉合内的废粉是否过量；清洁装置有无异物卡阻；清洁器传动齿轮是否磨损过量。
三、试机检查
很多故障不通过试机，是不能发现问题的，在复印机的检修中试机显得尤其重要。通过试机，观察工作状态显示、机械传动、纸路传输、异常噪声等，确定故障产生的具体部位。
1.电气线路。显示屏显示是否正常，有无不正常的状态指示；开机时有无打火现象，有无冒烟或异味发生；该亮的指示灯和发光二极管是否正常点亮；机内大功率器件（如变压器、晶体管和集成电路）温升是否正常；碰触机内接插件时，故障现象是否发生变化。
2.机械部件。机械部件运行时有无不正常的噪声；各运行部件是否按序运行；机械部件有无发热现象。
3.功能检测法。如果经过观察未能找到故障的具体部位，可进行运行检测，即利用复印机操作控制面板上的操作开关，同时配合状态显示来判别故障的具体部位。通过运行检测只能确定故障的大致部位。复印机上的操作控制可分为五大类：即缩放、浓度、供纸、数字输入和特殊功能。
利用缩放操作可了解光学部件的运行情况，按下缩放键可看到镜头移动，并听到镜头移动的声音。否则说明光学部件存在故障；利用浓度键可了解曝光和显影装置的工作是否正常，如调节浓度键不起作用，说明控制曝光量的光圈、光缝、曝光灯及显影控制电路存在故障；利用供纸键可了解纸盒内的供纸情况，如果按下供纸键，纸盒不供纸，则说明纸盒搓纸辊或传感器存在故障；数字键主要用来输入复印数量和检测代码，如果输入复印数量，机器不能连续输出复印件，则说明机器连续工作控制失灵；如果输入检测代码，机器不能对该部分的工作情况作出反应，则说明该检测代码所对应的某部分电路存在故障；如果按下特殊功能键不能实现其特殊功能，则说明特殊功能部件或电路存在故障。另外，利用操作面板上的指示灯也可进行相应功能的检测，如用卡纸指示灯可检测卡纸传感器及其控制电路是否正常，利用墨粉缺少指示灯可检测墨粉的有无以及检测电路的正常与否。
4.电路检查法。通过运行检测之后，故障的大致部位予以确定，对于机械故障可进行排除，但对于电路故障，需借助仪器仪表进行检查，才能确定具体的故障元件。通常检查复印机的仪器和仪表有万用表、示波器、高压计以及逻辑脉冲器等。电路检查在实际维修中应用得比较多，也是维修复印机的一种重要方法，在进行电路检测时，必须借助于该机的维修手册和有关集成电路的实用数据手册和相关数据作为标准。在没有这些资料的情况下，也可用正常机器的在路电阻和工作电压进行比较，以此来判断故障的所在。
另外，还有一些必然性故障，是指使用过程中在一定时期内必然发生的故障，即可以预见的故障。如复印机中光导体的磨损和老化、清洁刮板的磨损和硬裂，以及其它机械部件的正常磨损等等，都属于必然性故障。在复印机中，这类故障多表现为机械故障，检修时多采用常规检修法。值得一提的是，检修必然性故障，是一项日常工作，不要等到故障出现时才进行检修，这时造成的损失会更大。特别是光导体，等到故障出现时，已接近报废。如果提前进行检查和修理，光导体还可以继续使用一段时间，这时可充分延缓光导体的有效寿命期。