任何管理体系审核的焦点是确定建立的管理体系是否有效地实施并保持了。组织是在有效实施满足ISO9001标准要求的管理体系基础上获得认证的。所以管理体系审核应强调验证体系的符合性，而不是出具不符合报告。
审核员应采用肯定的方式并寻找事实而不是错误。然而，当审核证据证明体系确实存在不符合，那么正确拟定不符合报告便成为审核中下一个重要的环节。
什么是不符合？
这是审核员应掌握的基本概念。根据ISO9000(第3.6.2条),不符合是“没有满足要求”。
一个好的不符合报告应包括以下三方面内容：
1、支持审核发现的审核证据
2、不符合要求的条款
3、不符合声明
一、收集证据
尽管在审核报告中应覆盖上述所有内容，在实际审核实践中，首先识别和文件化（记录）的是审核证据。这是因为有能力的审核员在审核过程中将会观察到他们认为是潜在不符合的情况，尽管他们当时还不能百分之百的断定。在进行进一步审核跟踪之前，有能力的审核员应在审核记录表中记录那些潜在不符合的审核证据，而审核跟踪的目的是最终确认这些潜在不符合是否是不符合。
如果没有审核证据，就不存在不符合。如果证据充分，审核员应将其定性为不符合，而不应把它“降级”为其它类别的问题（如“观察项”、“改进机会”“建议”等等）。从长远角度来看，无论是组织还是其客户都不能通过这些降了级的问题获益，因为这使得真正的不符合在企业采取纠正措施时不能得到足够的重视。审核证据应文件化并详尽记录，使受审核组织能准确地了解并确认审核员观察到的情况。
二、记录
接下来审核员需识别并记录哪些具体要求没有得到满足。请记住：一个不符合是指没有满足某一项要求的情况，所以审核员如果不能识别要求，也就不能提出不符合。
而要求可以来自很多方面。如ISO9001的规定、组织的管理体系要求（内部要求）、适用的法规、或客户的要求。当针对某一要求的不符合一旦被确认，审核员必须将其文件化（记录）。记录可以是简单地列出引用标准及相关条款。
然而，请注意有些ISO9001条款涉及多个要求。审核员应明确识别并记录与不符合相关的相应要求，这在审核中是至关重要的。比如：准确记录适用于审核证据的标准要求内容。这在审核员判定其它方面的要求符合性时也同样适用。
三、编写不符合声明
最后也是最重要的部分是编写不符合声明。不符合声明将最终导致对问题的原因分析、纠正和纠正措施的实施，为此声明的内容一定要准确。
不符合声明应：
包括问题说明并应与体系的实际问题相关，包括阐述明确、修辞正确并尽量做到准确，不是审核证据的重复，或替代审核证据。总之，一份好的不符合报告应包括三个部分：审核证据、要求、不符合声明。