我国人事目前主要存在人事档案内容失真、材料不全、的生命，而现有的档案材料中内容的真实性却不高。有的档案中材料内容前后不符，如时间方面，出生年月公历、农历填写随意，且没有说明；参加、入党、入团时间也是大致一个年月，每次填写时也往往不一致。姓名改变后不写曾用名，也不加以说明，这给材料的归档造成麻烦，尤其是一些比较常用的名字，如：建平，建红等，更是容易出现同名同姓的情况。档案中的考核鉴定材料大多只有优点，没有缺点，只有成绩，没有差错。这些问题的本质在于干部职工在填写材料时没有实事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么写而与自己关系不大的，则随意性较大。人事档案部门也没有进行严格的审核把关，及时地发现问题，解决问题，而是任其一错再错，致使人事档案不能如实反映本人的真实情况，给档案的利用带来困难。
人事档案的利用是所有人事档案的目的。从我国人事的现状来看，由于人事档案强调保密性，人事档案的利用范围小，利用频率低。按照传统的人事档案，人事档案的利用范围主要是党政机关、国有企事业单位，利用最多的主要是传统人事工作的范畴。但是，随着社会主义经济体制改革的深入，非公有制经济的迅速发展非公有制经济组织、外资、社会化中介组织等成为吸纳人才资源的重要渠道，而与此同时，随着企事业单位人事和大中专毕业生就业的改革，国有企事业单位人员由“单位人”变成了“社会人”，大中专毕业生要面向自主择业，这些变化主要是通过市场机制的作用使国有企事业单位人员、大中专毕业生流向非公有制组织、外资企业、社会化中介组织等，而化配置人才资源又加快了人才流动的频率。显然，传统人事档案的利用制度不能适应现代人力资源开发的需要。人事档案的利用应当延伸到非公有制经济组织、社会化中介组织甚至外资企业，人事档案的利用频率应当适应人才流动的频率，这是一个具有重大现实意义的问题。
现有的人事档案制度体制处于新旧体制转轨时期，管理模式基本上是沿袭旧体制，但又有突破旧体制的趋势。人事档案总体上是单位、部门管理，分别由党委组织部门、政府人事部门所属人才流动中心、劳动部门所属就业中心、部门所属毕业生就业指导中心、企事业单位的主管部门以及有人事管理权的国有企事业单位管理。人事档案的多头管理是传统“档随人走”的人事管理模式的反映，它既是束缚人才流动的障碍之一，又是影响人事档案管理制度质量的原因之一。近年来，随着大中专毕业生就业体制的改革和人事代理制度的逐步推行，在大中专毕业生学籍档案的管理上，个别部门拘泥于传统管理模式和自身利益的诱因，档案管理制度权限还存在着一定程度的矛盾冲突。
一些本该有的履历表、年度考核表没有，一些本该有的学历、职称、工资材料也不全。究其原因，有两方面：
他们认为像履历表、年度考核表等类似的表格已填过不少了，自己近年来也没有太大的变化，不填也罢。有的人在填写表格时能省则省，履历表中学习简历从高中或大学开始填，家庭成员及社会主要关系都没有。还有一些如学历、培训、职称等材料，一旦落在个人手中，他们就紧紧地放在自己身边，认为这样更安全，用起来也更方便。
一些单位分管人事档案工作的人员并非专职人员，往往是身兼数职，于是有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集堆放，没有及时归档，导致个人档案中材料内容不全，更严重的是当有同志调离时也没将归档的材料放入其个人档案中。
要改革现行“人档合一”的单位、部门所有的人事档案管理制度体制，按照“人档分离”和集中统一的改革思路，将政府人事部门所属人才流动、劳动部门所属就业服务机构、教育部门所属毕业生就业指导机构以及政府其它部门所属的相应机构承担的人事档案管理制度职能剥离出来，将国有企事业单位的人事档案管理制度权重新上收归政府所有，成立政府所属的统一的人事档案管理制度thldl.org.cn中心，除公务员身份的人事档案仍由党委组织部门管理外，企事业单位人员(包括改制破产的企事业单位置换身份后的人员)、大中专毕业生、非公有制单位的人员以及其他社会流动人员的人事档案统一由政府所属的人事档案管理制度中心管理。人事档案管理制度中心应设立为不以盈利为目的的公益型事业单位，在建立档案管理制度相应设施和提供服务的经费来源方面，从初始设置的“以档养档、适当收费”逐步过渡到由公共财政全额提供经费，从而以机构的独立性、职能的专业性、服务的无偿性为基础，逐步建立为社会公信力强的人事档案管理制度机构。