为贯彻实施《中华人民共和国档案法》，确保系统档案资料的完整，提高档案的科学化和规范化管理水平，特制定本制度。
业务科室负责业务文件立卷和定期向办公室归档；财务科负责财务档案的立卷和定期向办公室归档；其余所需立卷和归档的文件材料均由办公室直接处理，办公室主任和专职文书，档案员应对本单位业务部门和下属机构的档案管理工作进行指导，监督和检查。
(一)应归档的文件材料齐全，完整；
(二)文件和电报按其内容的联系，合并整理，立卷；
(三)归档的文件材料，保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理，立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。
(1)上级召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；
(2)上级颁发的属于本单位主管业务并要执行的文件，以及普发的非本单位主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；
(3)上级领导等视察，检查垦区社保工作时的重要指示，讲话，贺词，照片和有特殊保存价值的录音，录像等材料；
(4)代上级草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；
(5)代上级转发本单位的文件(包括报纸，刊物转载)。
(1)本单位组织召开的社保系统工作会议，社保系统专业会议的全套文件材料以及各种声像材料；
(2)本单位党组，行政领导会议(局务会议)材料；
(3)本单位颁发的(包括转发及与其他行政部门联合颁发的)各种正式文件的签发稿，印制稿，重要文件的修改稿；
(4)本单位的请示与上级机关或主管部门的批复文件，下级机构的请示与本单位的批复文件；
(5)本单位及其内部职能部门业务运行活动形成的工作计划，总结，报告，年度目标管理考核实施方案和考核评比结果等；
(6)反映业务活动和业务规范化管理的文件材料；
(7)反映业务活动原始资料和基础数据资料(重要基数)，信息化处理(上传和下载)和信息系统运行的数据资料(包括备份的计算机盘，片)，工作记录等；
(8)需建立和反映的各业务险种的个人帐户资料；
(9)对下级检查，调查研究形成的重要文件材料；
(10)统计原始台帐，统计报表，汇总的统计报表和统计分析资料(备份的计算机盘片等)；
(11)本单位形成的凭证，帐薄，财务报表，其他财务资料和汇总的财务报表(备份的计算机盘片等)；
(12)审计工作中形成的审计通知书，审计调查通知书，审计工作底稿，审计报告，审计意见书和审计决定等；
(13)本单位购建办公楼，重大修缮项目，征用土地以及基本建设工程施工，竣工，购置大中型设备的文件材料，信息化管理系统的开发建设等文件材料等；
(14)本单位制定的条例，准则，章程和各项管理制度等文件材料；
(15)本单位成立，合并，撤销，更名，启用印信及组织简则，人员编制等文件材料；
(16)本单位，本系统的历史沿革，大事记，反映重要活动事件的剪报，声像材料，荣誉奖励证书等文件材料；
(17)本单位(包括上报，下批)干部任免(包括备案)，调配，培训，专业技术职务申报，考试和评定，考核聘任，党员，团员，干部工勤人员名册，报表，以及工作人员的考试，考核，考勤，评聘，录用，转正，定级，调资，退职，退休，离休，评残，抚恤，死亡等工作及干部评优奖惩等文件材料；
(18)本单位和按干部管理权限规定的为下级单位办理的干部，工人的转移工资，行政，党，团，工会组织介绍信及存根；
(19)财产物资，档案等的交接凭证，清册。
(20)本单位的业务宣传，"CI"策划的定稿和印本，编印的情况反映，简报，宣传册等刊物的定稿和印本，编辑出版物的定稿，样本；
(21)本单位与外单位签订的各种合同，协议等文件材料；
(22)其他按有关规定应予归档的文件材料。
(1)同级行政部门或业务主管部门和非隶属机关颁发的非本单位主管业务但需要执行的法规性文件；
(2)有关业务机关对本单位工作检查形成的重要文件；
(3)同级行政部门和非隶属机关与本单位联系，协商工作的重要往来文件。
(1)下级单位报送的重要工作计划，报告，总结，典型材料统计报表，财务预算，决算报表等文件；
(2)下级单位(分局社保局)报送的政策性备案文件。