各种各样的和流程文件构成了企业的和基本上都是以文件的形式存在的，不管这种文件是纸质的还是电子的；也不管这种文件是以通告、纪要、红头文件的形式发布，还是以某种标准的格式发布。但是，这种以文件作为载体的管理体系随着企业的发展壮大，越来越显得不能适应企业管理和变革的需求。
问题一：文件形式管理制度thldl.org.cn发布和流程数量众多，格式多样，详略不一，关系复杂；存在重复、冲突、缺失、冗余及描述不清晰的问题。
在发展过程中，在不同的点由不同的人员制定并发布了各种和流程文件，这些文件采用的文档格式未必统一，描述详略未必一致，管理思想未必一贯。如果我们对一个达到一定规模的历年来所发布的和流程文件进行梳理，一定会发现不少重复制定且相互冲突之处，也一定会发现不少制度和流程的缺失点。更为重要的是，内部的制度和流程文件往往只有发布机制却没有完备的退出机制，以至于很多不合时宜的制度和流程一直在形式上还作为正式而存在。现在很多企业仍试图基于传统的文件手段进行制度和流程的梳理。比如，将各种制度和流程文件进行分类和编号，然后放在企业内网上供查询。但是，这种技术手段只能管理到文档的名称和编号，并没有能力解决这些制度和流程之间相互重复、冲突的问题；也不能解决详略不一，语焉不详的问题。
另外，各种制度和流程之间是有关联的，在很多文件中往往都会提到“相关规定请参见XX制度及流程文件”。各种制度和流程之间的关联直接决定了整个管理体系是否有效衔接，也决定了其运转的效率及效果。流程和制度间的关联关系如果通过文件内的描述进行说明，很难从整体上表述清楚，更难以进行维护；如果通过所谓的勾稽图又显得错综复杂，还是看不清楚。
问题二：文件形式发布的制度和流程构成了企业内部的各种管理体系，而靠文件这种技术手段很难解决企业内部”管理体系孤岛“的问题。
企业在过程中往往会不断地引入并应用各种先进的管理理念和方法，这些理念和方法的引进一般都以实施的形式展开，并随着项目的结束以各种制度和流程文件的形式给企业留下一套套管理。由于这些体系之间并没有进行过有效的整合，从而造成各管理体系之间存在相互脱节甚至相互冲突的情况。另外，这些项目通常又是以一个或几个部门为单位展开的，职能部门由于职责分工所造成的边界效应也进一步加剧了所谓“管理体系孤岛”的形成。