受控文件指按照发放范围登记、分发，并能保证收回的文件。受控文件未经文件管理部门批准不得复制，文件封面一般加盖受控图章。受控文件是“非受控文件”的对称，凡是能够产生多个修改状态或多个版本的文件都是受控文件，也就是说凡是存在修改和换版的文件就是受控文件。受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。一般来说这些文件是长期使用并始终处于修改和换版状态的文件，如：成本手册、程序文件、各种规章制度、定额、标准成本、预算等。受控文件作废时，应从所有使用场合及时收回，以防止其误用。
受控文件或资料丢失后，一般要重新填写《文件备案发放申请表》，并写明原因，报有关部门审批备案。文控中心在补发文件时，在《文件备案发放申请表》上取消遗失文件的受控号，编新的受控号，并通知相关部门，声明作废，防止误用。