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公关简报
公关信函
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公关简报
data/attachment/portal/201111/06/120259p565scs9aptp25v7.jpg公关公文教程
简报，它是各种组织在公关活动中，用以反映情况、交流经验的一种简明扼要、及时迅速又带有报道性的汇报文件。简报的含义较为广泛，它近似新闻报道，但又不同于新闻报道。它是一种内部刊物，只限于组织内部传播，一般是定期出版。其内容不局限于组织内部，还登载与本组织活动有关的，来源于其他方面的文稿、摘录和改编的材料。组织的领导层和各职能部门通过公关简报这个窗口，可了解形势，交流信息。
(1)简报的种类。简报的种类很多，就其内容而言，大致可分为综合简报、专题简报、会议简报三类。
综合简报主要是反映日常业务中各方面的工作情况，它是一种长期编发的定期或不定期的剪报。专题简报是围绕某一中心工作编发的。会议简报是反映会议进程中的各种重要情况，如大会报告、会后反映、会内外花絮等内容。后两类简报时一种阶段性的简报，一般讲，专题工作告一段落或会议结束，简报也就停办了，其时效性非常强。
(2)简报的一般格式。简报的书写格式，一般包括报头、正文、报尾三个部分。
报头在第一页的上方，写有简报的名称、期数序号、编制者、编写时间。综合简报内容较多，所以在包头下，还应有所载各篇文章的目录。在报头的右上方，有的还需注明保密等级。
正文按各篇文章的重要性排次序。报头与正文之间用一横线隔开。
报尾在简报最后一页下方，写有分发单位、引发份数，注明主送单位或个人姓名。报尾与正文之间也要用一横线隔开。
简报格式如下：
内部交流注意保存XX公司公关简报(第X期)XX公司[]XX年X月X日目录一、XXXXX二、XXXXXXXXXX三、XXXX(标题)XXXXXX(正文)XXXXXXXXXXXXXXX……
报：XXX、XXX(共印XX份)送：XXX、XXX发：XXX、XX打印：XXX校对：XXX年X月X日
(3)编写简报的要求。
①精，指选材要精。要选择那些与上级的方针政策密切相关或涉及部门工作的，最能说明问题和表达观点的重要情况或典型经验上简报。有些情况虽然暂时看并不重要，但它带有某种倾向性的苗头或经验的雏形，发展下去有可能成为重大问题或重要经验，这些也应该通过简报加以反映。
②准，指材料要准。简报主要是供领导掌握情况，并作为领导决策和指挥的依据之一，所以材料一定要准确，真是可靠。公关人员要尽量亲自下去调查，从时间、地点、参加人员到事情发生的来龙去脉、前因后果，特别是所引用的重要数据、关键性的文字、对话，都要准确核实。另外，反映的情况一定要实事求是，切忌弄虚作假，只报喜不报忧。这样，简报反映的情况才具有价值。
③快，快是简报的一大特点。简报是服务于现实的，它能否发挥作用或发挥作用的大小、快慢是一个重要因素。因此，公关人员要眼明手快，善于发现问题，在问题或情况刚刚处于萌发状态时，就能及时反映在简报上，以利于领导采取相应的对策和措施。
④新，指内容要新。应解释反映新情况、新问题、新经验、新趋势，能给人以启发和借鉴。一般说，领导希望从简报上能看到与组织有关的新动态，发现新问题，总结带有普遍意义的新经验，并据此做出新的决策和指示，以开拓新的工作领域，推动工作向纵深发展。
⑤简，指文字简洁、精炼。简报就是要简明扼要，简报是“千字文”，一般在千字上下，最多不超过二千字。要体现这一特点，写法上要开门见山，直截了当，实实在在，不说虚话和空话。
公关信函
信函是各种组织之间在公务活动中处理大小公务的专用信件的总称。它的使用范围很广泛，既可以用于上下级之间，也可以用于平行的不相隶属的部门单位之间。
1.信函的分类
信函在日常公关活动中，从其格式和内容看，可分为公函和便函两类。
公函，是指具有较完整的公文格式的信函，内容也较多为正式的公务事项，使用公函显得较郑重、正规。
便函，是一种没有完整公文格式的信函，它是公关人员处理一般事务用的简便函件，与私人信件相似，可用组织信笺缮写，不编列发文字号，无标题，但必须加盖机关单位印章。它不属于正式公文。
2.公函的用途及写作要求
公函按其用途性质的不同，可以有以下几种：
(1)商洽信函。用于单位和部门之间商量和接洽工作，这种公函多半是主动发出的，即要求对方给予协助。商洽信函正文一般包括两个部分：①商洽原由。写清为什么要提出商洽，即发函的原由。②商洽事项。这部分是主体，须写清所要商洽的具体事项，特别要写清对对方的要求。如果所提要求包括几方面内容，应分条写出，以便对方考虑。
(2)询问信函。用于向对方询问问题或提出对某一事项的处理办法以征询意见，要求对方予以答复。询问性函正文也包括两部分：①为说明询问的目的或原因的“原由”部分。这部分有时也叙述有关情况，以便让对方了解提出询问的背景。②询问内容部分。这是主要部分，要像出“试题”那样写得明确、具体、不发生歧义，使对方一看即懂，可依次作答。
(3)答复信函。用于答复对方所询问的问题。有时下级组织向上级组织请示一般性问题，上级也可以用“函”予以答复。答复信函正文一般包括三部分：①说明对方来函已收到，可以写明收到日期。②简要复述对方所询问问题或者所提要求，然后用“经……研究，答复如下”过渡到下文。③答复内容。这是主体，也要写得具体明确而又简要，使对方一看就明白。如果所询问的问题分条列出，答复时也要分条依次作答。
(4)委托信函。用于委托有关组织代办某一事项。这种信函正文一般包括：①原由部分。这部分既要写清委托的目的，又要写清所委托代办或代查事项的基本情况。②委托事项部分。这部分是主体，特别要写清托办或托查的要求。如果所托事项有时间限制、质量要求和数量指标，也要具体写明，以便对方在时限内按质按量办妥查清。有时在结尾可写上“以上事项希大力协助查清(或办理)，请尽快见复”。
(5)告知信函。用于向有关组织告知某种情况或某一事项，如告知涉及对方利益的某事已发生，以期引起对方的注意，或在受托代办事项办理完后告知代办情况。告知性函的中心内容是告知情况或事项，要围绕告知的情况或事项写清楚有关内容。
例如：
XXX饭店预订处经理：请在2001年2月16日至18日保留贵饭店最大的三间一单元客房一套。上星期看过你们的优良设施以后，我们公司的总经理决定把贵饭店作为今年我公司经理会议的会址。我们要求在一间客厅内布置可供15人用的“U”形会议桌，还有一间作为非正式会议用的活动室。这个预订的早日确定，将是令人感激的事。(签名)2001年元月15日
这篇例文，在语句和措词上讲究礼貌、得体，给予对方充分的信任和尊重，同时又明确提出要求，达到了沟通的效果。
介绍信
介绍信，使介绍本单位派出人员前往有关部门商洽事情、联系工作或参观学习、出席会议所写的一种专用书信。
1.介绍信应包括的内容
(1)对方部门或个人的称谓。
(2)被介绍者的姓名、职务(也可以再多写政治面貌何年龄)，如被介绍者不只一人时，还要注明人数。
(3)需要商洽联系的事项以及希望与要求。
(4)签发介绍信的单位、发信日期。
(5)介绍信的有效期限。
2.介绍信的种类和格式
介绍信有书信式和印刷式。前者直接用本单位的公用笺书写，格式与一般书信大体相同；后者事先根据一定的格式印好，故也叫填表介绍信。
(1)书信式介绍信：市计委工业处：
市计委工业处：现有我公司XXX同志(公司副经理)前往你处联系XXXXXX事宜，请接洽此致敬礼XXX市物资公司(盖章)年月日
(2)印刷式介绍信：(二联式，留存根)
介绍信兹介绍等位同志前往联系月日(有效期：天)┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄介字第┄┄┄┄┄号┄┄┄┄┄┄┄┄XXX公司介绍信───────兹介绍等位同志前往您处联系请接洽此致敬礼XXX公司(盖章)(有效期：天)年月日
3.写介绍信应注意的问题
(1)书写要清晰、工整，不允许涂改。
(2)要填写持介绍信人的真实姓名、身份。
(3)对方单位及署名要写全称，不要简写。
(4)商洽事项要写得简练、明确，使对方清楚。
(5)一份介绍信只能填写一个单位。
柬帖
柬帖，又叫请柬、请帖，它是邀请客人的通知，属于礼仪类书信的一种。在公关活动中，有些规格较高的会议、宴会或活动，通常都要使用请柬，这既是出于礼貌，亦能对客人起提醒备忘的作用。
1.柬帖的一般写作格式
(1)封面写明“请柬”两字。如没封面，则要在书写用纸上端写明“请柬”。
(2)顶格一般写上备邀请者的名称。在被邀请对象较多的情况下，可以不写被邀请者姓名称谓，以便有更大的灵活性。
(3)正文写邀请的目的，活动的内容，时间、地点以及应注意的一些问题。
(4)请柬的末尾，一般应写上“敬请光临指导”之类的礼貌用语，也可以写“此致敬礼”。最后在右下方签上邀请单位的名称(要全称)或邀请者的姓名以及发出请柬的时间。
2.柬帖的写作和使用要注意的事项
(1)要把举行活动的内容、时间、地点写清楚。如果需要使用入场券，则应附上。如果需要被邀请人在活动中讲话，可以在请柬中告诉他讲什么内容，讲多长时间。如果活动地点是较偏僻的，则应注明具体地点、交通线路。如果是排定座(席)次的，还应注明座(席)次或排号。
(2)请柬的文字要简洁明了，语言诚恳、热情、亲切、庄重。
(3)在款式和装帧设计上，要注意其艺术性。目前市场上出售的请柬，印刷精美，格式固定，只需将正文中的某些内容填入则可。但应特别注意的是，在填完请柬之后，一定要仔细核对，以免有误。
请柬定于2000年9月10日上午9时30分，在我校大礼堂举行北京物资学院建校15周年庆祝大会暨教师节庆祝大会。敬请光临北京物资学院2000.9.5恭请XX同志(先生、小姐)本公司在团结湖大街28号的新址已落成。定于本月X日正式开张营业，是日中午11：30时在五洲大酒店举行宴会以示庆祝，敬请光临！XXX公司总经理(签字)年月日
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