一、组织落实机构和人员，分工合作
1成立企业贯标领导机构
即管理委员会或领导小组﹐这个领导机构通常由企业的最高管理者领导﹐也有的由管理者代表负责。领导机构的成员由各有关职能部门的负责人担任。它的主要作用是对企业贯标过程中出现的重大问题进行讨论决策﹐包括组织机构的调整﹐管理职责的确定﹐体系文件编制任务的落实和协调﹐体系文件内容的审定等。
2建立贯标的工作机构
即企管办﹑质量处﹑贯标办或ISO9000办公室等。这个工作组应有企业各有关职能部门的人参加﹐共同开展工作(特别是文件编制工作)。这种工作机构与只有一个部门来承担相比﹐总的好处是﹕
a每个成员可以分担一项或几项文件编写工作﹐这样可以分散工作压力﹔
b可以集思广益和及时反馈信息﹔
c用于标准实施工作中﹐特别是体系文件编写工作中的协调﹔
d使编制的体系文件更符合实际操作。
注意﹕1)这个工作组的重要任务是作为最高管理者的代表﹐发动﹑组织﹑协调﹑控制和管理本服务组织的贯标和质量体系建设工作﹐是承上启下的办事机构。
2)这个工作组由本组织的最高管理者直接领导﹐或由他委任并指定的高层管理者中的一员来具体负责。贯标和质量体系建设作为全局性的工作﹐第一把手应亲自抓。
3)这个工作组应根据不同组织规模的大小﹑管理的水平以及本组织原来的组织结构和内外环境等﹐可大可小﹐可专职或兼职﹐可独立或挂靠在某个部门。不同类别和特别的组织不要强求统一﹐而要着眼于工作实效。这一点非常重要﹐必须明确。
4)这个工作组的人员要求是热心于质量管理工作﹐有一定理论和实践经验﹐有较强的综合分析﹑组织协调以及语言﹑文字表达能力者。
5)这个工作组一定要善于并始终如一的注意发动本组织各职能部门及全体员工参与贯标和质量体系的建设﹐并承担相应的责任﹐发挥他们的作用。工作组不要事事自己抓﹐而要把有关工作分配下去﹐重点在于组织﹑协调和管理。
二、过程识别
充分识别本组织的所有过程，把无价值的、无效的、多余的过程剔除，其余的过程按一定的逻辑顺序及接口关系理顺，用过程图（其图示见附图1、附图2）勾勒出来，并标明每个过程的控制重点。以此作为文件的编写纲领。
过程特点：
1过程能被确定﹔
2过程能被充分展开﹔
3在提供预期的结果方面﹐过程有效。
三、文件编写注意事项
1文件编写人员熟悉本职工作并有一定经验，并应吃透标准，严格按国际通行的规则办事﹐又要紧密结合国情﹑行情及企业自身的特点；编制体系文件的关键是讲求实效﹐切忌形式化，既要从总体上和原则上满足标准要求﹐又要在方法上和具体做法上符合本单位的实际。
2文件的编制是要使质量环各阶段的工作能做得更经济﹑更有效﹐用工作质量的提高来确保产品实物质量能满足用户的需要。即既要重视体系文件的完善﹐更要重视设备﹑技朮水平的提高﹐才能使产品实物质量不断提高﹐新品种能不断被开发研制出来﹐才能提高企业的声誉。因此要防止“贯标就是编质量文件﹐编出质量文件贯标即完成”的错误观念。
3过程识别与文件编写可以同时进行，即一部分过程被识别出来后可以先对其编写相应的体系文件。
4为了提高体系文件的编制效率﹐减少返工﹐在文件编制过程中要加强文件的层次间﹐文件与文件间的协调。尽管如此﹐一套质量好的体系文件也要经过自上而下和自下而上的多次反复。
5为了使所编制的体系文件做到协调﹑统一﹐在编制前应制订《体系文件明细表》﹐将现行的质量手册（如果已编制）﹑企业标准﹑规章制度﹑管理办法以及记录表式收集在一起﹐与标准要求进行比较﹐从而确定新编﹑增编或修订体系文件专案，以利于体系文件的总体设计。
6编写文件时遵循以下原则：
a不重复原则，对于别的过程的引用时，只引用该过程文件的章条号。
b无参数原则，应尽量避免技术参数，以避免与技术文件混淆。
c闭环管理原则，即保持每份文件的相对独立性，便于操作。