审核员的正确工作方法

  Aaron ·  2008-04-08 08:55  ·  27996 次点击
审核员在审核工作中可采用许多工作方法,即审核技巧。这种审核技巧往往是审核员在工作中不断积累起来的。各人有各人的技巧,从而形成了各人的风格。这里仅就最基本的工作方法即审核技巧作简单的叙述。
审核员在审核工作中,尤其是现场审核中主要的手段是看、问、听和分析。审核员用来作分析判断的基础是各种信息,而信息是通过看、问、听而得来的。因此,可以从这几方面来总结审核技巧中最常用的一些经验。
一、少讲、多看、多问、多听
审核员在现场的时间有限,而需采集的信息量很大;信息只能通过看、问、听获得,不能从讲话中获得。因此只有少讲才能多收集信息。审核员只要自己没有表现欲,一般情况下是可以不主动讲话的(首、末次会议的组长发言例外),但被邀请讲话的情况则屡见不鲜。如:
1就题咨询
遇到某事有不合格因素,受审核方可能会问你:“请问我们该怎么做才算正确?”“我们的程序该如何做修改?”“这方面其它厂或部门是怎么做的?”“如果这般……做,是否算合格?”……此时作为一个审核员应明确指出,审核员的任务只在调查是否合格。如果出了不合格,应由受审核方研究,提出纠正措施,审核员对此不能作任何咨询(内审员在这方面稍有不同,可以就方向性意见提出建议,但最好在提出不合格报告后再建议)。
2请作裁判
遇到某事有不合格因素,受审核方内部产生了争论,这时有人会请你发表意见,判断谁是谁非。此时你应切记不要扮演裁判员角色,否则宝贵的时间将浪费在阐述为什么谁对谁错上面,而你的检查表将无法按进度完成。
3重复阐述
有的部门负责人不去参加首次会议或参加了但不注意听讲,对审核知之不详。直到审核员到了本部门,才对审核的目的、范围、程序、方法……甚至什么是ISO9000等临时请教。此时审核员不应重复阐述审核组长在首次会议上的讲话,而应抓紧审核,同时请他向本厂总联系人了解。如在内审时发生这种情况,可事先请他学习“内审程序”。
总之,审核员应努力避免多讲,才能多看、多听、多问。
二、选择正确的对象提问
问题应向负责进行该项质量活动的部门或个人提出,而不要向无关的部门或人员提问;否则就会文不对题,浪费时间。例如向销售部门问如何进行分供方评定,向设计部门问如何决定检验时使用的统计技术等等,无疑是无的放矢。即使在一个部门内,也有选择正确的提问对象的问题。如:在设计科内,大的方案性问题的评定应向设计部门负责人甚至总工程师提出,如果向绘图员问方案评定问题,也会闹出笑话。
三、正确地提出问题
审核员应当明确地、针对要了解的问题提问,用不着像在商业或外交谈判中那样采用旁敲侧击的办法。更不要提出外行的或错误的问题。如向采购部门问:“合同如何评审的?”向检验部门问:“成品来不及作检验而紧急放行时如何作好标记和记录?”等等,如果这样提问,你的职业形象将大受影响。
四、封闭式问题和开启式问题相结合
问题一般可以分为封闭式和开启式两种。前者可用“是”、“否”、“有”、“无”等简短的词来回答。后者则需要对方作较详细的说明或解释。封闭式的问题可以得出明确无误的答案,但信息量很少。开启式的问题可以引出较多的信息,有助于调查的深入,但花费时间较多。两者要合理结合,不可偏废。
开启式的问题中,还可分为下列几类:
1主题式问题
这是主题非常明确,开门见山式的问题。如“请谈谈软件的有效性,你们是如何做的?”
2扩展式问题
这是在会话基础上逐渐进入较高层次的交流时的问题。如“那么对你来说,了解这类程序的重要性有什么作用呢?”“为什么你觉得有必要制定这种程序呢?”
3征求意见式问题
这种问题可以鼓励被审人员提供更多的信息。如“你认为这方面最有效的方法是什么?”“关于……你又是如何做的呢?”等等。但征求意见式问题不宜多提,否则会产生离题太远、浪费时间的后果。
4设想式问题
如“电源断了怎么办?”“假如计算结果不满足这个公式,你将如何处理?”这类问题也要注意适当掌握,不宜任意设想许多特殊情况请被审人员回答。
封闭式的问题,一般用于会话开始。如“请问你们部门有没有这方面的程序?”答案是“有”或“没有”。另外有一种诱导式的封闭式问题,如“那么你将在一周内采取这种纠正措施,对不对?”这种诱导式问题也宜慎用。一般说来,审核员不应诱导被审人员作出你设想好的答复,只有不得已时才可采用。
审核时常以封闭式问题开始,继之以许多开启式问题,最后以一两个封闭式问题结束。这就是两种问题结合使用的典型方式。
五、提问与索看相结合
审核员在提问时经常问及文件及实际情况,这时可在提问中同时索取需要观看的文件或提出要观看现场。这样就等于临时又增加了一些检查的样本,对检查表起了补充的作用。这些问看结合的做法,既可使审核步步深入,又可避免单纯问答谈话那种单调的审核方式,比较有效。但也要注意避免当对方出示一大堆文件后,审核员就中止提问,埋头细读的做法。你完全可以把这堆文件带回住处细看,而不必中断调查。
六、联想和追溯
质量管理体系本身是一个完整的事物,各要素之间有内在的联系。因此审核员应养成联想和追溯的习惯。例如从进货检验记录中出现许多不合格就应联想到供方的评定有无问题,而到有关部门追溯其评定记录。从顾客抱怨产品外表受损就应联想到成品检验,包装及交付过程有无问题,而追查这些要素的过程和记录等等。
七、创造一个良好的审核气氛
为使审核顺利进行,审核员应注意创造一个良好的气氛,使审核成为仿佛是在进行工作研究而不要使对方经常意识到自己处于受审的地位。为此,审核员应平等、和气待人;注意听人讲话;认真记笔记;不时地用点头、注视、附和等方式对对方谈话表示感兴趣等等。凡是要请对方出示文件或找一般工作人员谈话都应征得对方领导同意。如发现了不合格要对方领导签字时,要耐心说明理由。如对方态度粗暴也不要与之争吵。只有这样,才能使审核顺利进行。
审核的其它工作方法,如,如何选取样本,在什么情况下增加调查深度等等也是应注意的。

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