三、记录控制程序
1、目的
对质量、环境、职业健康安全管理体系所要求的记录予以控制，以提供产品、过程和管理体系符合要求及有效运行的证据。
2、适用范围
适用于证明产品、过程和管理体系符合标准要求及有效运行的记录。
本程序包括：GB/T19001-20004.2.4条款；GB/T24001-19964.5.3条款；GB/T28001-20014.5.3条款。
3、职责
3.1发展部
编制本程序，汇总相关部门的记录清单。
3.2相关部门/单位
负责收集、整理、保管本部门的记录，编制本部门的记录清单。
3.3办公室
负责管理公司归档的记录。
4、术语和定义
引用公司《管理手册》中的有关术语和定义。
5、工作程序
5.1记录的形式
各部门/单位记录的格式根据实际情况自行设计，记录的方式可采用文字、表格、录像、照片、计算机存贮等。
工程项目部/分公司工程质量检验试验记录，采用北京市现行
有效资料管理文件的表格或监理、顾客规定的表格。
5.2记录的标识
各相关部室设计的记录表格应标识出：
⑴记录名称：XX有限公司××记录（表）。
⑵记录类型：质量记为Q，环境记为E，职业健康安全记为O。
⑶记录编号：指××程序第××表。如CX01—表1，其中CX—程序，01—程序序号，表1—该程序中记录表格序号。
5.3记录的填写
5.3.1各种记录应按内容分类，由专人负责填写。记录填写要准确、及时、内容具体、字迹清晰，不空项。如因某种原因不能填写的项目，应在“备注栏”内说明理由。
5.3.2记录不得随意涂改，如因笔误或计算错误确需更改时，应采用划改的方式，并在“备注栏”内签上更改人的姓名及更改日期。
5.4记录的保存、保护
⑴各部门/单位必须将所有记录分类，并依日期顺序整理好，便于存放和检索；
⑵记录应放于安全、适宜的地方，做到防潮、防火、防蛀、防丢失；
⑶记录的保存期限按《记录目录清单》中的要求执行；
⑷对于应归档的记录，按规定交办公室。
5.5记录空白表式的管理
5.5.1各种记录的空白表式由各相关部门设计，发展部汇总，制做光盘，发至管理体系内的各单位/部门。
5.5.2各部门负责填写本部门的“记录清单”，内容包括：记
录名称、编号、形成部门、保存期等，报发展部汇总。
5.6记录的查阅
5.6.1公司内部人员查阅执行公司《档案管理办法》。
5.6.2合同规定时，在商定期内，顾客或其代表可以在评价时，按公司《档案管理办法》的规定查阅。
5.7记录的销毁
保存期满后的记录，各部门/单位填写《记录销毁单》，报管理者代表批准后销毁，档案销毁执行《档案管理办法》。
6、相关文件
6.1《文件控制程序》
6.2公司《档案管理办法》
7、记录
7.1记录清单
7.2记录销毁单