1.目的:
建立一套完整且适用之质量/环保文件制作格式,并依相同的符号表达流程图,以便于各有关单位人员能正确有效地沟通协调,并依此执行作业程序.而所有质量/环保文件均须由文件管制中心统一制作分发并管制﹐以确保各使用单位之现场或办公室内,都能适时持有正确及有效（盖有管制章者）
2.范围:
本程序适用于公司发行之文件制定﹑修订与废止﹒
3.参考文件:
3.1ISO9001:2000第4.2.3章节
3.2ISO/TS16949:2002第4.2.3章节
3.3IECQQC080000第4.2章节
4.定义﹕
管制文件包括以下之内容﹕
4.1一阶文件﹕管理手册﹒
4.2二阶文件﹕质量程序书﹒
4.3三阶文件﹕作业标准书,检验/工作规范,作业程序及简易操作说明书,BOM表,制程管制计划（PMP）,图面及模具图,合格供货商名册等﹒
4.4外来文件﹕客户提供之图面及模具图或其它标准相关文件.如:测试磁盘,底片等.
4.5四阶文件:表单
5.流程﹕
无
6.程序与职责﹕
6.1文件制定,修订,废止:
6.1.1制定﹕
一阶文件品保部负责拟案与制定,厂区最高主管核准.
二阶文件由原制定单位负责拟案与制定,部门主管确认,管理代表或以上主管核准.
三阶文件/四阶文件由部门主管核准,若涉及到其它相关部门,须经该部门主管会签.
6.1.2修订﹕
文件使用者,若因需要可以向原制定单位提出修订,由原制定单位填写,并经相关部门同意后实施修订,核准权责同6.1.1;表单修订后,其旧版表单由各部门自行销毁,资管中心不作回收.
6.1.3废止﹕
文件原制定单位如需废止所制定发行之文件,可以提出,经相关部门同意后,可废止该文件.核准权限同6.1.1。
6.2文件格式﹕
6.2.1及格式详见(质量程序书内页格式)/(管理手册内页格式).
6.2.1.1文件格式包含﹕
文件名称
文件编号
文件制定单位
制定日期
页次
版次
6.2.1.2文件书写顺序（质量程序书）﹕
目的
范围
参考文件
定义
流程
程序与职责
表单
6.2.2三阶文件格式由各制定单位按需求自行设定﹒
6.2.3文件编码系统﹕
XX-XX-XXX
文件类别部门代号流水号
6.2.4承办部门代号：
10---人力资源20---制造部（21--成型22--印刷23--加工24--注塑）30---业务部40---工程部50---品保部60---资材部70---管理部
6.2.5文件类别:
QM--质量手册QP--质量程序书WF--作业程序及办法WI--检验规范WP--作业标准书FR--表单6.2.6封面格式(修订记录):适用与一阶文件&二阶文件之制作
6.2.6.1内页格式:适用于一阶文件&二阶文件之制作
页首:公司名称,文件名称,编号,制定日期,版本,页次
页中:1.目的:执行该作业办法后之预期结果且能符合IISO9001:2000或者ISO/TS16949:2002或IECQQC080000条文规定.
2.范围:该作业办法所涵盖之组织或作业范围.
3.参考文件:ISO章节及本办法具关连性之作业办法与其执行时依据之标准.
4.定义:针对部分特殊名词或本文件内专用名词予以解释.
5.流程:该作业办法的具体作业程序图.
6.程序与职责:详述本办法内执行,审查,核准及判定程序.
7.表单:执行相关作业办法与标准后,必须填写之表单,记录报告.
6.2.7流程图格式:参考下表,一般使用于二阶文件之制作,并非必要性图解说明.
略（上传不了）
6.2.8图面编码﹕
产品图以DR－编码,不限定码数﹒
模具图以MD－编码﹐不限定码数﹒
6.2.9合格供货商名册以年度加流水号001﹐002…顺序编订﹒并以其作为识别版本.
6.2.10一阶文件及二阶文件中文字下面划有横线之处,代表该内容是汽车业质量管理体系所必须要求的,符合ISO/TS16949标准条文之规定.当生产非汽车零部件时,允许不按此要求执行.
6.3文件生效:
文件之生效日期为文件发行日期﹒
6.4文件发行﹕
6.4.1文件初次发行时,由各部门依据该文件的性质,各部门作业的需求及组织功能,在上注明该文件应分发的单位,初次发行时由各单位自行确定,改版文件分发份数由资管中心提供,制定单位随文件附上送交资管中心.
6.4.2资管中心将已核准过之制修订文件视为原稿,于每一页盖上蓝色管制文件收到章(一阶,二阶文件只盖修订记录),依照份数影印,然后在复印件上盖上红色管制文件发出章,分发于所需单位并签收.
6.4.3提供给供货商,客户,集团内各SITE及公司内部的相关数据:
6.4.3.1管制文件:
6.4.3.1.1提供给供货商,客户,集团内各SITE参考使用之管制文件,其申请方式由申请单位填写经下列权责主管核准,再由资管中心复印并在文件上加盖蓝色戳记后交由申请人员,资料不列入管制.
供货商客户集团内各SITE内部
一阶文件厂区最高主管及以上主管厂区最高主管及以上主管厂区最高主管及以上主管厂区最高主管及以上主管
二阶文件厂区最高主管及以上主管厂区最高主管及以上主管厂区最高主管及以上主管管理者代表
三阶文件厂区最高主管及以上主管厂区最高主管及以上主管厂区最高主管及以上主管部门主管
四阶文件部门主管部门主管部门主管
6.4.3.1.2提供给供货商,客户,集团内各SITE参考使用的文件若发生改版,废止等状况资管中心不做更换,召回控制.
6.4.3.1.3公司内部之使用单位若需增加使用文件份数,应填写经部门主管或以上权责主管核准并会签文件制定单位后,向资管中心提出申请,并于收到文件后在上签收,资管中心将发放文件登记于上.6.4.3.2技术数据:
6.4.3.2.1提供给供货商,客户,集团内各SITE参考使用之技术数据,其申请方式由申请单位填写经下列权责主管核准,再由资料保管人员复印后交于申请人员.
权责：略
6.4.3.3客户资料:
6.4.3.3.1提供给集团内各SITE及其它供货商,客户参考使用之客户数据,其申请方式由申请单位填写经下列权责主管核准,再由资管中心复印/拷贝并在数据上加盖蓝色戳记后交于申请人员,资料不列入管制.
权责：略
6.4.3.3.2提供给供货商,客户,集团内各SITE参考使用的客户数据若发生改版,废止等状况数据保管人员不做更换,召回控制.6.4.3.3.3公司内部之使用单位若需增加使用份数,应填写经部门主管或以上权责主管核准并会签数据制定单位后,向资管中心提出申请,并于收到资料后在上签收,资管中心将发放资料登记于上.
6.5.文件之保管﹑申请补发﹑保密等管制措施:
6.5.1现场使用之文件须置于方便取得之场所,非现场使用之文件由各接受单位数据管理员集中管理,并制作各自单位的,做好档案管理,以便于查阅及避免遗失,且所有作废文件的保管期限为三年.QC080000之记录保存期必须考虑产品报废年限,记录保存至少三年以上．
6.5.2使用文件单位依文件编号按一定的顺序排列,填写部门管制文件总览表,并将文件名称编号,版本,保管单位,地点及保管份数详列清楚,保管之原则如下:
<原则一>:管理手册(一阶文件)可与质量程序书(二阶文件)合并存放.
<原则二>:各项标准类&规格类(三阶文件)须分开编档存放.
<原则三>:图面﹑色板﹑ARTWORK等外来文件须分类存盘.
6.5.3文件若因破损,字迹模糊至无法辨认或无法使用时,由该部门数据负责人员将无法使用的文件交至资管中心,资管中心人员确认后,并填写,核准权限同6.1.1,予以更换.
6.5.4当文件使用部门或使用人将文件丢失后,应填写申请补发,应在作出丢失原因的说明.资管中心在补发文件时应给予新的分发号,并在受控文件回收记录上注明丢失文件的分发号作废,必要时将作废文件的分发号通知各部门,防止误用.
6.5.5各单位文件应登录并妥为保管﹐不得擅自影印并负责保密不得外泄﹒
6.5.6因升迁,调职或辞退人员所保管文件,应填列,经单位主管确认后.列入移交﹒
6.5.7各单位如有需要向资管中心借阅文件,可填写借阅单位需负责保管文件无损直至归还资管中心.因业务上需要时到资管中心查阅文件数据,不得将文件带出资管中心.
6.5.8资管中心使用之印章仅能在资管中心使用且其它单位不得私下仿照.
6.5.9文件改版和修订时,由资管中心发文时同时回收旧版文件,并要求归回人员签字,作废文件按6.1.3处理.若作废文件仍需继续使用,需DCC加盖"作废文件继续使用"章后,再分发至需要部门继续使用.
6.6外来文件:
6.6.1外来文件需经工程部或相关单位确认后,方可依本程序6.4.1章节作业﹒
6.6.2外来图面编号依本程序6.2.8章节编号管理,其它外来文件编号以WW--外来文件编号管理﹒
6.6.3客户图面的使用时效性由工程部每个月与客户针对版本予以确认﹒
6.6.4色票由工程部确认后进资管中心,资管中心依本程序6.4.2作业后,直接加盖发行章按分发作业.色票的使用时效性由工程部按年度予以取得最新版.
6.6.5底片及客户提供之外来文件的使用有效性由工程部负责维护.色板之有效性由品保部确认,工程部联络客户予以更新(染色事业处由工程部确认),色板的有效性为一年.
6.6.6其它外来文件存放于资管中心供使用单位借阅.数据需经工程部确认后方可依本程序6.5.6章节作业.使用单位如需文件参考,可向资管中心提出申请,资管中心于文件上加盖蓝色之不列入管制,其申请方式及核准权责依本程序6.4实行中,资料版本的时效性,由工程部利用各种信息管道取得最新版本后予以修订改版﹒
6.7计算机文文件的管理
一阶文件,二阶文件,三阶文件(指作业程序书)的计算机文文件须储存于资管中心计算机内,各部门须在入书面文件进资管中心的同时,将计算机文文件用E-MAIL的形式入资管中心,并删除本部门该文件的计算机文文件(三阶文件除外).
6.8未经合约审查文件,工程草图,RISKBUY文件:
当资管中心收到未经合约审查文件,工程草图,RISKBUY文件后,根据需求单位的要求复印好相应的份数,并盖上相应的reference印章,工程草图印章,RISKBUY印章,并作好登记后,再分发给需求单位.
6.9书籍保管:
公司内各部门因工作需要申请购买的书籍,一律填写,将书籍入资管中心.使用部门需借阅时,填写,经单位主管确认,部门主管以上审核后,资管中心可借出,并作好相关记录.
7.表单：
7.1管制文件收发单(FR-53-0001)
7.2管制文件申请书(FR-53-0002)
7.3管制文件修订/废止申请书(FR-53-0003)
7.4管制文件移交清册(FR-53-0004)
7.5修订记录(FR-53-0005)
7.6部门管制文件总览表(FR-53-0006)
7.7质量程序书/管理手册内页格式(FR-53-0008/FR-53-0008-1)
7.8文件分发总览表(FR-53-0009)
7.9管制文件抽换申请单(FR-53-0010)