主管学全书

  云天 ·  2008-04-30 09:45  ·  36605 次点击
走向老板──如何做个好主管
第一部分新起点
1.升职了
2.熟悉下属和上司
升职了
恭喜你!你走出了你老板的办公室。你的掌心冒着汗,却感到有点发冷。你的双颊因激动而发红,你的头骄傲地高昂着。你感到双唇发干,胃不争气地翻搅着。你的脑子乱得象团麻。你非常地激动、高兴,却也惊慌不知所措。怎么啦?发生什么事儿啦?
哈哈,你刚刚被提升了!
你即将成为一个老板!或是一个主管,对了,就是你!
你老板握了你的手,还拍着你的肩说道:“我们知道你可以胜任的。”因此,你得找个地儿,平静一下自己的心情以感受一下当老板的心情。当老板到底是种什么感觉呢?
镇静点,别乱了方寸。事情总得一件件地做。现在你首先要做的就是,你要把这消息告诉谁?在什么时间,用何种方式告诉他们好呢?
如果你还没和你上司讨论过这一点,赶紧回过身,到他/她的办公室去问一问这消息将如何公之于众。最好的方式当然就是你上司亲自向那些将成为你手下的员工和你的新同级们(即那些别的主管们)宣布这一消息。要说起来,向谁报告这一件事,出的误会可大多了。只有坚持把这一点向所有相关人员宣告无误了,你的权威才得以合理合法地建立起来,从而确保它不受挑战。在这件事上,重要的一点就是,如果你的权威得以很好地树立,你就可以避免许多不必要的麻烦。对你的新同级们,你不妨不经意地去他们的办公室拜访一下,或在午间休息时过去聊一下天,藉此让他们知道你升职的消息,如果因为某些原因,你老板不能或不愿亲自宣布这一消息的话,你自己就必须安排一个会,相当正式地向你的下级宣布这一消息。你得抓住这一机会谈谈这次升职对你和你周围的人们来说意味着什么。这是你最后一次作为他们中的一员了。以后,一切便会不同了。
晚上,当你把这一消息告诉了你的伴侣之后,或打电话告诉了你父母亲或朋友们之后,你就得着手开始为你第一天当老板做准备了。明天就是你上任的日子,那么在你当老板的第一天里,你该考虑些什么呢?你该怎么开始呢?你走进办公室之后该做些什么呢?开场白该如何讲呢?对什么人讲呢?许多这些问题都有赖于你是如何被提升的:是从一个老员工的位置上,或是从一个新员工的位置上被提升的,还是从别的部门甚至从公司外面提拔上来的。这要视下文所提的四种主要情况而定。
你因何而升职
现在,先让我们来看看这些不同的情况,因为每一种情况都会使你对升职的感受各异。因而,毫无疑问地,你也要因不同的情况制定不同的策略和作出不同的反应了。
情况之一:因劳苦功高而升职
你似乎已经在你的职位上停留了差不多有一个世纪那么长了,而且似乎会永久被晒在那儿了。然而,最后,终于上司加重了你肩上的担子,升了你的职。这使得你相信你的升职是因时间之故——没有功劳也有苦劳嘛,显然这想法并不能给你多大的欢愉——升职来得也未免太晚了些。公司花了太长的时间才注意到你的劳苦功高,所以,你有一种酸溜溜的感觉,欢乐之中不免夹杂着一丝因漫长的等待而产生的痛苦。你也许还会想,对你的年龄或在公司呆的时间来讲,这位子似乎离你的理想还有一段距离。
因此,你冷着脸对待别人的恭贺,不对你老板表示感谢,甚至于在公事的处理上也未做一点改变,告诉你,你大错特错了!尽管你对你的公司、你工作的部门及你的员工了若指掌,但今天,情况完全不同于以往。现在,人们将以不同的眼光来看待你,以不同的方式与你交谈,而你先前的同事们也会睁大眼睛等着看你变了没有。不错,你确实要改变的。不然的话,你就无法着手开始你的工作。你们基于多军的友谊关系已经不再与以往一样了。现在,你掌握了权力,而且可以影响他人的生活了。而你可以影响的那部分人中,也许会有一些是政治投机者。他们依靠你的有利地位,企图运用友谊作工具来达到他们的目的。于是,你就会听到与以下例子类似的请求:
“你不介意我星期五请一天假吧,是不?”
“你会等我们象往常一样把工作做完才讲那些事儿吧?”
“哦,别太认真了,让我早点离开得了。别摆新老板的架子嘛!”
“你怎么了?你已经变得象操练中的军士那样的严肃了。”
树立新形象是会有些困难,因为你再也不能沉溺于旧的行为模式之中了。例如,你不能再分享一些小秘密及对你上级说三道四了,不能再与众人打打闹闹,也不能和那些以前曾是同事现在却已成为你的属下的人一起吃耗时很长的午餐了,因为你会因此而被视为在施惠子人。
你与昨天不同了:现在你是老板了,而老板好歹也算个人物。既然你现在是个人物了,就要在行为上表现得象个人物。一旦你接手了你的新工作,你就是个主管级的人物了。当然了,这并不意味着要你拿腔作势。你即使在主管的位子上也要以你本来面目示人,矫揉造作,装腔作势只是徒增人们的反感而已。也许你并不想接受这些,“为什么我就非得改变不可?”“为什么要我放弃这种轻松随便的人际关系?”但是,如果你不修正你的行为的话,当你要不得不申斥、约束、降职甚至解雇那些以前是朋友的人们时,你就会发现,要那么做根本是不可能的事。而且,这也并不是意味着你们不再是朋友了,只是,你首先是老板。如果你仍想与大家保持“平等”的话,你也许会被喜欢,但绝不会受到尊敬。反之,如果你选择接受那个你主宰一切的职位,也许你会失去那种融洽的同志之爱,但如果你是个公正的老板的活,你会赢得尊敬。
这并不是个容易的选择,但却必须在一开始就做。你的员工会密切地注视你的一举一动。别指望他们会为你把情况槁得简单些,记住这一点:把你留在他们这一层中对他们可是大有益处。当然,也有例外:当没有正式的领导反而会使集体工作更有效率时,或者工人可以自己工作并掌握他们自己的进度时,主管尽管仍会被视作上级,但在更大程度上则更象是小组的一员,而不象是领导。
因此,好好感谢你的上司,并接受祝贺吧。你现在是领导阶层的一员了,而且,也会得到他们的支持。
下面让我们来看个例子。小王已经在流水生产线上工作许多年了。她热爱自己的工作,收入也不错,特别是与那儿的朋友们相处更是融洽。大家会带上家小一起去野餐,夫妇们会结伴去打乒乓球,而妇女们也会彼此照看孩子,公司的政策一贯就是只从工厂的男工中提拔管理人员。虽然小王有较深的资历,她也难以得到提拔。但是,事情最终有了转机,小王终于升职了。她当然很高兴,她老板也向她保证不会有困难的,因为她不仅熟悉操作而且人际关系也相当的好。小王的朋友们祝贺她,并且说“我们当中终于有人出人头地了”。但是她仍是她们当中的一员吗?在一周内去小王家串门的人明显增多了。小李,她最亲密的朋友,已经提出了要换到生产线上别的地方的要求。这该怎么做呢?
如果小王够聪明的话,她会告诉小李她不能帮她这个忙,并且应该解释清楚如果她这么做的话,会被别人视作不公正行事。但如果有机会且也有调动工作的必要的话,她会考虑她的要求的,小王正处于一段她需要在朋友和老板两种角色中做出选择的艰难时期。在车间里,从工人到主管的角色转换也许是最难调适的了。
情况之二:因客观需要而升职
你最近才被聘用,对你工作中需要了解的东西甚至都还没完全掌握,你就升职了。这是因为你工作努力,还是因为你很聪明,或是仅仅出于要在职员中保持不同性别比率的考虑呢?是不是公司必须填补一个空缺以填补这一比率呢?你还没准备好,而且还感到惊慌。许多人都觉得他们还没准备好,或还不够好到足以胜任工作,或是担心他们的不足最终会被人发现。
最近,我们曾和一群年轻的女士们(她们都即将拿到硕士学位)谈论了有关她们对以后事业的计划。结果是,每个人都想知道她还要学些什么额外的课程,参加些什么样的研讨会,以及读些什么样的书。换句话说,就是她还该为她仍未掌握的东西做哪些准备呢?没有一个女士认为她已经准备好了。当我们给她们指出这一点时,她们承认她们的害怕基于她们不愿意承担责任。只要你仍自以为是学生,你自己就不用为你犯的错误作出解释。犯错误是很需要点勇气的。绝大多数的错误都是可以补救的。最初的那些错误就是训练的一部分。也许你对自己的期望比别人对你的期望更高一些。但是,你会在工作中学到你不知道的东西的。记住,如果你做错了什么事,那只是一个错误而已,千万别以为你自己就是那个错误。
有以下两点需要考虑,即你如何看待你自己和别人如何看待你。如果你以为自己能力不足,还没准备好,太年青、毫无经验,又是个新手,那么这种想法就会在你的坐、立、言谈举止甚至穿着的方式上得到体现。那么,你要么是以什么都不懂的无助的小东西形象出现,要么就是以一个接受了自己的责任,为了更有效地工作而寻求必要的信息和训练的干练形象示人。
还记得照看小孩时会发生的事儿吗?你得为他们负责。抓住这种照看小孩时的责任感,并且把它带到你的工作当中去。别等到你自己认为已明白了所有的问题、掌握了所有的技术及做完了所有的研究那一天才开始行动。你得从第一天开始就树立你的权威。人们的第一印象通常很难改变。在某些机构里,如果你给人的第一印象是个学习者的话,你就会一直被视为学习者。若要改变这种观感的话,恐怕你得大费一番工夫。这就把我们带到了第二个问题面前:别人是如何看待你的?也许有些当过老师的人会有这样的经历,他以前的学生成了他的同事,那么在很长的一段时间里,也许他还不能视他们为同辈。因为在他的印象里,他们永远是以前的学生,而不是平级。他会赞赏他们的工作,且尊敬已成为专业人士的他们,但对他们的成就,他仍显露出如父母对子女那般的自豪。也就是说我们的孩子即使超过了我们,也永
远无法与我们比肩(他们永远是晚辈嘛!)。
有时候,要改变“学习生”的形象是相当困难的,以致于你唯一的选择就是离开你开始工作的那个地方,另外寻个地方开始你专业人士的生涯。
如果别人觉得你升得太快了,也许你就会遇到诸如“为什么是你而不是我”之类的抵触情绪。如果你是个男士,一些人会说你是有后台或运用关系而升职的;如果你是位女士,那些被忽略的男士们也许会说你得益于公司高级职务安排中的性别比,而且会因你掌了权而愤愤不平。而别的功劳不如你大的女士们则会将你的升职归究于你和你老板调情。他们也许会暗示你靠与人上床才得以往上爬。对于一个被忽视了的人而言,相信别人的高升不是因为她干得出色而是因为她运用了某些不正当的手段,如运用政治影响或性魅力,才达到目的的想法,通常极具安慰性。极少有人会这样说“她比我能力强,干得也比我出色。”人类的天性在这儿体现得淋漓尽致。请你记住:人的天性就是要先保护自我。
这并不意味着没人为你感到高兴且准备好了要与你合作。但确实也有些人很难做工作。他们也许会挑衅你的权威,甚至也有可能搞些小阴谋来为难你。
千万别被这种情况吓坏了,这只是一种对可能出现的最坏的情况的一种假设而已。如果什么事儿都能运作平稳,一切安然无事,就没必要编这本书了。自然你也无须找应变之法了。
当林月琴被她老板唤到办公室里,问她愿不愿意管理那个有9个员工的实验室时(因为原来的主管要换走了),她作为一个研究人员在那个大医药公司的化学实验室里只工作了没多久。她很担心别人会怎么说,尤其是那两个老是败坏她名誉的年龄稍长的男士。她老板认为她是她那部门里最富有创造性的人,而且非常地仔细,工作也干得很出色。她常常宁愿干到很晚也不愿在实验进行到中途时停下来。当她提到她对她是否会为她同事所接受的担心时,她老板只是耸了耸肩。林月琴请她老板去宣布这一任命,且对大家说清楚她新的职责。林月琴有理由感到不安:抱怨太多了,而且通常都在她听力可及的范围内。她决定坐下来,和大家讨论一下他们正在进行研究的那些项目,她的期望,他们大家的问题,以及她想得到大家支持的愿望。她能直面那些因为上司是个女的而心怀不愤的男士们。找她麻烦的是老张,那个实验室里年纪最大的人。他通常以藐视的口吻谈论女人,而且也难得有对她礼貌的时候。她有点担心和他来次面对面交谈的情况,但却觉得那是很有必要的。她把老张叫到了办公室,而且,当着老张的面,吩咐她秘书不接所有的电话。他们进行了以下的谈话。
林月琴:老张,你看上去好象特别不高兴我来做管理工作。这是什么原因呢?是因
为我做错了什么事、是因为你担心我不能胜任这工作,还是仅仅因为我是个女的而你认为
妇女不该担任主管工作?
(注意:她为他的行为找了许多种解释。)
老张:哦,我只是不理解为什么老板会认为你如此出色。我们这儿还不曾有过一个女人来干这工作呢,我不明白为什么我们要开这个先例。林月琴换句话说,你不知道我是否可以把工作干好,因而对咱们实验室的前途感到担忧,是吗?
(在这儿,她给了他一个台阶下,让他可以不失面子。)
老张:对了,就是这样。你还没证明你自己的能力呢。在这个位置上,要处理的事儿多着呢。
林月琴:我很高兴你如此关心咱们的实验室,真希望每个人都象你一样来关心它。我想你应该信任老板的判断力——他认为我能干好这工作。我也希望你能给我个机会让我证明给你看。和你一样,我也希望把咱们的实验室搞好。在这一点上,我想我们是一致的。但我需要你的帮助,老张。你经验丰富叉能干。咱们说定了,以后你若发现了什么问题,请告诉我,我们可以一起讨论。我明白,对许多男人来说,和一个女人一起工作确实会使他们有点不适应。
(她没有说“为”我工作,或是“为”一个女人工作,而是说“和”一个女人一起
工作。)
老张:好吧,我不知道行不行,试试看吧。
林月琴:给咱们彼此一个机会,试试一起工作,如何?
老张:好的。
她的努力没有白费。她被接受了,不仅因为她作为药剂师能力不错,更多的是因为她相当理智地处理了这些棘手的问题。
情况之三:因其它部门需要而升职
你被提拔到别的部门去了。尽管你了解你的单位,但对即将和你共事的人们你却只有模糊的印象,也不太清楚他们在千些什么以及他们对你的期望如何。你是老手,但同时也是个新来者。这实在不是个好的情况。因为你会用你在原来工作的地方用的那种方式做事,但那种方式也许不适合这个新部门。有关你的真真假假的情况也许在你上任之前就传开了,你自己也会道听途说地去了解那里的情况,或是从那些你先前有过接触的在那儿工作的人打听这些情况。这两种方法都不得法,因为你从别人听到的那些故事都是有水份的,至于本来面目如何,就不得而知了。接手一个新位置就象结婚一样,每件事都有赖于与此相关的人们如何找出他们之中具体的不同。事情的关键就在于你和你员工们的关系。正如你视你工作的对象不同而变化一样,你的员工也会视他们的老板的不同、一起工作的人员的不同以及工作性质的不同来决定他们不同的工作态度。
从一个部门换到另一个部门意味着你得从头学那些标准(那些不成文的规矩)。别以为你已经摸透了你新工作领域的情况。仔细观察一下谁干什么工作、怎么干的、什么时候干的、结果如何以及为谁干的。查明以前在那儿干的老板是什么类型的、他/她的工作方式如何以及他/她干的工作令人满意与否。如果先前的老板极受爱戴,且现在仍让人怀念,那么你有一场硬仗好打了,因为你被期望着去实行别人的工作模式,而这却是永远不可能实现的。另一方面,如果前任的工作没有效率或他不受欢迎,你的下属对你也许有不切实际的高期望值,希望你可以拯救他们。除非你帮助他们把这期望调整到合理的程度,不然的话,你和他们都会面对严重的失望甚至失败。
不论你的境况如何,你要通过与每一个你部门里的人直接交谈去了解你需要知道的每一件事。千万别道听途说或依靠第二手资料。把你的新来乍到、对情况一无所知这一点当成一项有利工具来加以利用。
正如你的员工们乐于见到工作模式不变一样(在这种状况下,他们因熟悉而觉得有安全感),你也有一种要像你先前的老板那样进行工作的趋向,你会象你在原先那地方工作的方式行事。仔细观察、了解和熟悉一下你的新工作环境和你的新职位。你得乐于采纳一些他们的方式去做一些事,而不应老用你自己的那一套,或者,你应该在这两者之中,找一种折中的万案。
人们或许会希望你知道些具体的细节性的东西,而恰巧你对此一无所知,你让他们失望了。事实上,你知道的事儿不少了,但要让你的员工发现这一点,也许得花上几年的时间。在调动和升职的过程中,你会深刻体验到这个世界上的种种人情世故——最好的和最坏的。
小张只不过是从6楼换到了4楼而已,但工作气氛却是天差地别了。举个例子吧,在原来工作的部门,工间休息定在上午:到:;但在这新部门里,却是在上午:到:之间随便留个十几二十几分钟来休息,而且,看起来好象还没人留意到这一点。小张明白,如果他制定个严格规定只休息分钟,他一定会触犯众怒,于是,他决定等等看,看看人们会不会在享受弹性休息时间这一便利的同时,又不降低生产效率。他想,要是人们老是把休息时间延长到分钟,他就得和他们说明白了——最多只能休息分钟,但他们可以在点到:这段时间里挑个时间休息,喝喝茶,活动活动筋骨,这样,既定下了一个较为严格的纪律,又给大家留了些变通的余地。只要那些老规矩不影响生产效率,小张还是打算延用它们。但若万一情况有变,他也准备好了应变之法。事情进行得很顺利。只有一次,他碰上了点麻烦,一个雇员总共休息了分钟。他找那个人谈了话,提醒他别滥用弹性休息所能提供的便利。从此,就没再出现过这种情况。小张不仅仅是为他的一个下属立下了规矩,也为那些等着看他如何反应的人们立了规矩。
值得指出的是,在你决定了怎么做之后,与你的老板商量一下,以确保得到他的支持,这永远不失为一个好主意。
情况之四:因潜在的能力而升职
你最近刚被聘为主管。你已经有了大学文凭,在某一特定领域里,你是个专家,你身后还有一长串辉煌的记录。但是,你几乎对聘用你的那家公司一无所知,而且对你将要管理些什么样的人也毫无概念。你得以顺利进入这家公司是因为你的专业知识和你老板对你能力的信任。毫无疑问,你老板看中你是因为你很有潜力,这就要求你必须回报以相应的成绩——不是现在、马上或明天而是在相应的时间里。别指望你自己或别人都会于得完美无缺,让工作仍象先前那佯运作吧。但同时,你也要注意观察,记下你的所见所闻,把你的员工列成一张表,记下他们都是干什么的,再研究一下他们对自己工作的描述。他们真象他们自己形容的那样干活吗?与这些描述相比,他们是干得多呢,还是干得少呢?或者完全不象他们所说的那样象回事儿?他们对工作积极呢还是略有抵触情绪?列下你观察到的那些行为模式。淮来得早且走得晚?气讯友好吗?各人干得有多卖力?办公室里的氛围如何、工作是枯燥乏味还是极具挑战性?看一看有关人事变动频率、缺勤率、病假及抱怨等方面的档案记录。换句话说,你得象人类学家在一个完全陌生的国度里所做的那样行动:学一学当地人的做事方式,慢慢地,你就会对他们的文比有所了解了。你得与你的员工们聊天,问他们问题,从而了解他们的长处和短处,先不忙作出结论或承诺,在你采取行动前先等等看。起初看上去彼此毫无联系的东西,时间长了,你也许会发现事实未必如此。新的主管总是急于展示他们的能力,因此总是早早地采取行动。不妨先告诉你的员工,你需要用一段时间来观察和考虑你所见到的那些事,只有这样做了之后,你才能决定哪些事得改变,哪些照原样进行就行了。如果你觉得你上司给了你要赶紧采取
行动的压力,你不妨告诉他/她你需要一点时间了解情况。
当你刚接受一份新工作或一个新职位时,人类学家所持的那种观点在一开始无疑是极有帮助的,因为这会使你变得更客观些。不要一切想当然,要试着从他们的角度来看问题,真正地融入其中,象个外人似的探头探脑根本于事无补。
史月生做了好几年的采购助理,对服装这一行也颇有了解,但现在,他却成了一家大的五金店的一个部门经理。在那儿,人们要么就是在人多的时候为了使那些不耐烦的顾客满意而忙得头昏颠倒,要么就是闲着无事可做。他注意在空闲时间里若有生意上门的话,那些站成一堆闲聊的售货员,会立即迎上去做生意。他想着要改变这一情况,指定一些任务,但他决定等等看再说。他做对了!售货员们在有工作可干时总是很积极,而在空闲里,也休息一会以松驰一下崩紧的神经。如果老史制定了具体的时间来规定要干的活,他马上就会受到反对。那儿的气氛很友好,人们也挺能互相帮忙的,而那些售货员也需要在忙碌过后稍事休息。老史决定再观察一段时间,先不忙采取行动,除非他发现工作干得不够好。
升职后的首次亮相
在你进入新角色之前,你不妨先想想你要给人以何种印象。服装至少可以提供三方面的信息:你的公司性质,你在公司的职位以及你对自己的观感。一个广告公司和一个银行决不会给大众相同观感。举个例子吧,在你的工厂或商店里,主管穿的外套和工人一样吗?在你的医院或实验室里,当所有的员工都身着白色时,主管的穿着是否与大家一般无异?在你办公室里,是否大多数的女员工穿裙子或休闲装而女主管却穿着正式的套装?大多数男主管都打领带吗?如果你是个女的,却苦于没有女主管的穿着可以模仿,你不妨看看男士们是怎么做的。他们穿夹克吗?这也许会给你线索,让你明白你到底得穿得正式到什么程度:
注意一下你穿的是什么,它通常决定你如何行动。我们都会根据服装的不同而变换我们的言行举上。穿牛仔裤的时候人们会翘起二郎腿坐着,但穿套装的时候总是坐得笔挺。穿夹克的时候总会站得更直些,与人握手的力度也稍大。你的衣服用不着很贵,但必须适合你并且剪裁得体。如果你是位女士,请避免穿过窄的裙子和低领的外套。别买那些两边开口的裙子,因为它们露得要比你想象的多。外套可以是女性化的,但千万不能是透明的,如果要买短裙的话,买那些能让你舒适地坐进汽车而不会露出大腿中部以上部分的那一种。
在你工作的地方,男士们和女士们穿的是容易打理的比纤织品,还是穿全棉、丝绸、亚麻或羊毛制品?你可以根据一般的情况来选择你的衣物,千万别标新立异。
你衣服的颜色暗吗?人们的穿着保守吗?谁打领带,打什么类型的领带?皮带扣怎么样?衬衫的颜色?看一下,什么是最普通的。换言之,以你看到的那些穿着为样本,来决定你自己的穿着。
如果你实在不知道该买什么好,那么到大百货公司看看。在那儿营业员会帮你找到适合你的衣服。鞋子应该是中性色的低跟鞋。女性应该买那种可以装纳一个小袋子的公文包,这样,她们就可以把个人物品及所需的卫生用品装入个袋子,随身携带。一旦你有了这种公文包,你就会觉得用挎包来装个人物品及卫生用品实在是不当的。你用不着到哪儿都带着你的全套化妆用品。把你要甲的那些东西搁在你办公室抽屉里和家里,只要带上一两件最关键的用品就行了。
女人抹香水要以“人走香随”为度,别涂太浓了,在你走开之后,还是香味缭绕——这只有徒增人反感而已。
女士们常会问有关化妆和涂指甲油的问题。你可以用它们,但要保守一些,你不想让人看出来化了妆,也不想让人把注意力都集中到你那长长的,光亮的指甲上吧?你可以通过穿衣和化妆来为自己增色,但千万别让它们遮住了你本身的光芒。镶了宝石的戒指和华丽的珠宝都不适合在工作中佩戴,如果你留长发,那么要整齐利落地流起来。记住这一点:简单往往意味着优雅。只有当你在那个位子呆久了,且羸得了一些信任之后,你才可以在穿着打扮上稍有创新。
三项基本管理工作
俗话说得好,万事开头难。那么你该如何开始呢?
作为一个工人,你只要为你所做的负责就行了;但作为一名主管,你的工作则是对别人的所做所为负责。换言之,你得对别人的工作负责。如果他们干得不好,挨训的人是你;如果一切顺利。你也面上有光;如果干得比预期的还要好,你甚至可能会得到表扬。那么,到底该干些什么呢?你如何才能知道人们在什么时候干得好呢?作为一名主管,你对你的产品或所提供的服务负有责任,不论你的下属是制造飞机零件、填写保险单还是回电话;不论你的员工是用双手来建造或打字,是用头脑来学习和思考,是用嗓子来回电话,还是用微笑来迎接来访者,他们都在干活,而且他们可能干得很好,包可能干得很糟糕。
要想成为一名好主管,什么是你必须知道和必须做的呢?大多数刚刚晋身于管理层的主管们同时又得是师傅。你必须得知道如何操作那些设备,而且也要明白你希望你的员工做些什么。你也得知道你评价一件工作好坏的标准,你可以依靠谁,而谁又依靠着你,你可以利用的资源以及他人对你的期望。当你弄清楚了这些事之后,你就能决定你该用什么方式去达到你的目的了。
作为一名主管,你最基本的三项工作就是:
(1)各项工作都是什么
(2)谁来做它
(3)怎么做
作出这些决定、找出合适的员工来完成工作、帮助那些需要帮助的人、制造富有效率和愉快的工作气氛,这些都是你的职责。你在很大程度上影响了你员工的生活,做好了,一天工作下来,他们是带着对他们自己和工作的双重满意回家的,反之,弄得不好,你可以想象他们垂头丧气的样子,以及他们家里笼罩着的愁云惨雾。
一个主管握有权柄。你说的和做的都极具振撼性,如果你对你手下一个员工感到不满,那么这种不满情绪的表露也许就意味着他会丧失自尊以至于影响工作。如果你感到满意。你的态度会大大增强人的信心,甚至意味着加薪,要知道,你现在是在一个富有影响力的位置上,你的职责就是以一种公正、诚实、直接了当和富有合作精神的方式行事。
为你的提职干杯吧!而且,学着成为你的员工所遇到的最好的老板。
了解公司的宏伟蓝图
你公司的总体意向是什么?短期目标是什么?长远目标又是什么?它将驶向何方?你能辨明它的价值观吗?是让受过最好训练的人来干活,还是要又快又省地完成工作?是企图让那些竞争者销声匿迹,还是要在众多竞争者中力拔头筹?对人们工作以外的事,持的是什么态度?是不干公司的事,还是我们是个彼此关心的整体?尽管每个公司最基本的目的就是要提高整体生产力,但如何达成这一目标却与公司的价值观密切相关。对你而言,你要了解的就是有关整个公司的宏伟蓝图。
在这儿,我们讲要了解整个公司的状况是因为新上任的主管往往还不能把自己和工人分开,仍以工人的眼光来看待问题。但是,情况已是今非昔比了。现在该是你以管理人员的眼光看待问题的时候了。你现在已经是管理阶层中的一员了。然而,尽管如此,也许你仍会觉得对你的支持更多的来自于你的员工们,而不是来自于你的同级或上级。所以,千万要注意别落入了那个令你无限惬意的圈套,你得去了解你的新同级们,与他们一样行事,而不是与你的员工们一样行事。
充分了解公司的目标是什么,以及用何种方式来达成这些目标是相当重要的。这将有助于你弄清楚在公司里,谁来执行计划以完成这些任务。毫无疑问,自然是那些掌握权力的人。比方说,你公司要是以新产品为龙头,那么作些改进和革新就是必要的。因此,可以想见,那些勇于冒险敢于创新的人一定会比那些因循守旧的保守派们干得好。如果操纵公司运营的是上了年纪的人,那么那些谨小慎微、循规蹈矩的人一定会比那些脑子灵光,不太安分守己,老想着要改进和创新的人更受欢迎。
预期目标还要受公司所处的不同发展阶段的影响。因此,你就得考虑一下,现在公司是处于一个不断发展和扩大规模的时期,还是一个相对稳定的时期,或者是公司正在裁员和缩减开支以渡过困难的时期。
就一般情况讲,权力总是落入那些最为公司所需的人手里。让我们来看些例子:宝洁公司()主要是盯住市场;英特尔(l)计算机公司则将重点放在研究和开发上以期打败众多的竞争对手;而克菜斯勒()汽车公司,过去是将重点放在产品的生产上,现在却大力地依靠起它的金融决策人员来。如果资源紧缺的话,对公司而言,采购部门就更显出其重要性来,就象一个学校在财政上有困难,它就必须多争取些办学经费,还得搞些三产来创收。
二战刚结束那阵儿,最紧要的任务就是赶紧让生产回到原来的轨道上去,那时候,最具影响力的人就是搞生产的。然后,当刺激消费成了首要目标时,得势的就是那拨搞销售的人。当资金短缺的时候,那帮金融专家们就变得无比重要了。现今,掌权的人必须得善长于谈判:他们需要圆滑的人际交往艺术来处理事情。根据不久前的一个报导,在高层决策中,三个最主要的工作职能就是公司的规划、人力资源和市场营销。
因为在任何体制中,或多或少总会有些紧张的状况,所以为了生存,你也需要了解一下政治。权力的平衡是动态的,因此你得不时地留意动向,以了解到底发生了什么事或者什么事情正在发生。
在开始的时候,如果你希望大家认同的话,尽量按规矩行事。只有等时间长了,而你也赢得了信任且很好地树立了威信的时候,你才能来点创新,试着去改变一下工作状况。
急需些什么
在开始的时候,不妨先为自己作一番分析,这就意味着要弄清楚谁最急需什么。每个不同的单位、部门、科室在整个工作的运作过程中都有不同的既得利益,每种分工都会让人认为他的工作比别人的重要,而他的工作却没有得到相应的足够的重视。因此每个人都想得到更多的原料和权力。
作为一名新主管,你得知道:
(1)什么是重要的?(对谁而言它是重要的?)
(2)谁知道它?或谁拥有它?
(3)谁需要它?
(4)你怎么筹备它?
当你弄明白这一切的话,你在你的位子上就坐稳当了,因为你不仅了解情况而且知道如何使整个系统运作起来。但是,你要如何才能弄明白这一切呢?
大多数公司都会有熟知公司历史的业余“历史学家”,一个老员工是很乐于谈论那些逝去的好日子的。听得仔细些,因为历史不仅会重复,而且还会在完全相反的两个方向上来回罢动,象钟摆一样,它摆动其实还是为了回到原来的那个地方。请查明这公司是怎么创立的,是谁创立的。有什么传统?公司是从员工中提拔主管还是从外面聘用主管?是论资排辈呢,还是论功行赏?
为什么你要注意这些?因为你得知道现在掌权的是些什么人,而谁又是可能在将来掌权。你自己的前途就全靠你如何有效地获得和利用这些资讯,以及你满足公司和部门需求的程度了。
这儿还有别的途径可以供你用来查明谁在掌权。观察一下,是谁在召集会议,是谁在设置待议事项,谁的议项得以函过和执行,谁的工作要优先完成,谁打断谁,谁和谁一起午餐。你也要开始在日常生活中找一找线索,比如说,谁和谁在一起看起来不太自在,谁走近谁时感到羞怯,谁感到不安了及为什么不安,谁和什么看上去会得到好评且有回报,谁和什么总是不为人所知。在你担当起一名主管的职责时,你要面对和熟悉的就是个千变万化的小世界。别错过任何机会去听、去看、去记。我生活的两个座右铭就是:你永远不会知道将会发生什么,和万一这会发生呢。正因为如此,我不仅注意那些大事,也注意那些不引人注目、不怎么重要的小事,我也关注一些并不总那么令人愉快的经历。也许有人会说我多此一举,但谁知道会发生什么事呢?要是万一有一天事情正好发生了呢?所以说,先做些准备以策万全总是不会错的。
当然,我们刚才看的不过是公司不太正式的一面,它还有其正式的一面,你也要知道它是如何运作的。大多数公司都分割成许多不同的部分。这种划分可以是以职能的不同为依据,如生产部门、销售部门、财务部门和人事部门,每个部门都有个经理,而这些部门经理则对总经理负责;也可以,根据产品或服务的不同来划分,如食品部,洗衣部、设备保养部、清洁部门、或者是产品部,还可以根据方位的不同来划分,如地区、城市等。许多时间,划分都是互有交叉的,你也许会在一个隶属于地区经理的工厂经理手下监管着生产某一特定产品的生产部门。而那个地区经理又受生产经理管辖,同时,这生产经理又得向公司的行政主管负责。你瞧瞧,多复杂的情况啊!
试着找一张你公司的机构区划表,把这复杂关系的枝节搞清楚了,并找出你的位置来。
对照着这张表看,你就明白了谁是你的同事,还有别的什么主管,你从谁那儿得到指示,要对什么人传达这些指示。C工厂的经理是你老板,因而他是你得认识的举足轻重的人物。但是,如果你的产品必须得依照别的什么部门制定的规格的话,或是如果你的产品还要到别的部门再进行加工的话,你就得再认识一些别的人。你不仅要和那些可以对你有帮助的上级或同级们搞好关系,也要和那些职位较低的人们相处融洽。
你只不过是车轮中的一个小齿轮而已,因此你必须熟知别的齿轮,以确定这车轮子到底会驶向何处。你要做的就是与那些与你工作密切相关的人们建立良好的关系。到他们办公室里去聊一聊,请他们出去喝杯啤酒或咖啡。别感到不好意思或对此感到不安。为了把工作搞得更好一些而寻求一些必要的支持和信息完全是合情合理的。
你也得注意一下,站在决策位置上的人都是些什么类型的人。有妇女或少数民族人士行政人员吗?若有的话,他们的最高职务是什么?如果你是妇女或少数民族的话,这个调查就会告诉你在这个公司里你的机会有多大;你该寻求哪些人的支持;如果你独断专行或野心勃勃的话,别人会如何看待你。
了解身边的细枝末节
你必须要了解的那些微末小事全与你的工人有关。你要仔细地了解这些具体情况,就得象拿了把刷子要把缝隙里的灰尘扫出来那样地细致入微,谁爱抱怨?谁可以信任?谁动作麻利?准比较多愁善感?淮在家庭问题上遇到了麻烦?
应该干什么
如果你感到并不特别受欢迎,你也要积极果断些,并找出你的平级和上级,以后他们就是你的新同事了,不能指望单凭你个人就能把工作干好,你得主动地去加入他们的行列,不能干等着让他们来邀请你加入。如果他们是个关系很密切的小团体的话,你要加入其中也许会有些麻烦。作为一个新来乍到的人,你甚至会受到怀疑。他们会想:你能被信任吗?你会把无意中听到的事情向上级反映吗?是不是个马屁精?爱不爱打小报告?工作卖力吗?对公司忠诚吗?对一个刚成为主管的人来说,你注定会经历一段被晒在一边不受重视的时间,在这段时间里,你已离开了旧日的老同事们,但还没有被新同事们所接受。这是段孤单的时间,也许还会使你害怕,然后你也许就会想“谁希罕他们答理呢?”别傻了,难道一个下马威就让你成了缩头乌龟了?与他们接近些,在他们周围逗留一下,熟悉你的同事们,帮他们一些忙,学一下什么是一个好的成员必须做的,这样,慢慢地,你就会被大家所接受了。
在一开始提问题是非常容易的。如果你沉默得久了,当你开口提问时,人们会奇怪你怎么忽然对那些问题感起兴趣来了。作为一个新近才被雇佣或升职的人,人们会希望你尽快与他们打成一片。在你学习你要做的日常工作的细节的同时,你也得张大你的眼睛,竖起你的耳朵,收集一切对你有帮助或你该知道的信息,队而在你的脑海里勾画出你公司和部门的情形来。
你可以把你学到的东西与你的员工们分享,这样,他们不仅会感到自己确实是公司的一部分,而且也会明白他们的工作如何地与公司前途密切相关。
当人们确切地知道他们个人或集体的工作会产生何种效果时,他们的工作热情会更高些,如果你知道为什么要做的话,整天地填表或拧紧螺丝甚至也会变得有意义起来。令人奇怪的是,在一定的情况下,一些工人喜欢一成不变,单调而且简单的工作,但同时,他们仍然希望感觉起来是大机构的一部分。
你接下来要知道的就是,你公司对你的部门所抱有的具体期望。你的直接领导者就是你了解这些的源泉。
令人费解的是,经理们常常并不会把他们对产量的要求明确地告诉主管。因此,你得完全地明白要完成多少工作量,产品质量的标准是什么,以及分配给你完成一项工作的时间有多长。留出足够的时间来和你老板充分地讨论一下这些问题,以便得到令你满意的答案。
如果你不了解别人制定的目标是什么,你当然无法完成它。如果你的员工干得不错,你自然面上有光;如果你干得好,你老板也觉得很有面子。一个主管总是要在老板的要求和工人的需求之间两头奔忙。你的一个主要职责就是把工人们的需求反映给经理,和把经理的要求传达给工人。一个主管的作用就好象是一个缓冲器,在高级管理层和工人之间起到缓冲作用。
练习
在每一章的后面,我们设置了一系列的习题。这是第一套。
设置这些习题的目的就是为了让你更透彻地了解每一章所讨论的内容,以及帮助你成为一个更有效率的老板。你有朋友,同事或家庭成员可以与你一起讨论答案吗?如果没有的话,花几分钟的时间把答案的要点记一下准没
错。尽管大多数人都不喜欢回答问题,但是,做这些习题对你大有好处。所以,劝你还是要做一做。
如果你有异于工人之中的某一个人,如性别、民族、信仰、年龄等,那个人会因为你与他/她不同而受影响吗?如果答案是肯定的话,你该怎样帮助这个工人,使他/她与你相处时感到自然些呢?试着和这个人多聊聊。
作为一个老板,你是否对某个人感到特别地看不惯?如果是的话,你能说出这是为什么吗?
如果你是你工人中的一员,你会如何看待作为老板的自己呢?试着通过别人的眼睛来描述一下你自己。再问问你自己,你喜欢这种观感吗?如果不喜欢,你能作些改变吗?在哪些方面作些改变呢?
你怀疑你手下的某些人从来没为象你这样的人工作过吗?因为你是个女的、或是个少数民族、或者年龄较大、或者年纪较青,等等。如果回答是肯定的话,找个机会使你和那个人熟悉一下。
熟悉下属和上司
你上任的最初几天终于过去了。大多数时间里,你仍然在观察、在学习。但是,在许多公司里,人们却希望你积极地担起主管的担子来。你是个什么样的人,以及你要管的又是什么样的人,不仅会影响你的管理方式,也会影响别人对你的管理风格的品评。
男人管理男人
如果你是个男人,管理着别的男人,你会遇到的那些问题在任何一个存在等级制度的情况下通常都会遇到。那些人也许会羡慕你,也许会嫉妒你,也许会为了争你这个位置斗个头破血流,也许会彼此嫉妒且争着讨你欢心。有些人干起活来是能少则少,能不干就不干,而另一些人则希望能得到你的肯定,干起活来相当的卖力。换句话说,你遇到的那些问题全是些稀松平常的小问题,平时见得多了,不足挂齿,大部分有关管理的书都是为男人如何管理男人而写的。这儿就不再多说了。
下面让我们来看看不是这种情况的例子。
男人管理女人
如果你是个男人,管理着女人,你就是处在那种最传统的男女之间的人际关系之中。因为不同的早期教育,大多数的男孩子部会成长为把注意力放在工作和成就上的男子汉;而女孩子,当她们成长为女人之后,则会更多地关注人与人之间的关系,以及把注意力集中在照顾别人上。
这种男女关系模式也会体现在工作上,许多女人被教育得认为社会公认的成功就意味着与别人建立良好的人际关系。她们对服装、发型、化妆、体重、魅力甚至于性吸引力的关心全基于一点,那就是她们想取悦于人,这并不奇怪。然后,问题就来了。在工作车间里,一些女性也竞相想方设法引起老板或最强壮的男性的注意,以期得到他们可以给予的一些保护或者某些小恩小惠。
这种引人注意的行为可以有许多种形式,从极微妙的令人难以察觉的引诱到十分无耻的勾引,一些女性选择扮演“无助的小女孩”这一角色,象小孩子那样奶声奶气他说话,并夹带着与孩子一般无异的手势。这就使得某些男人觉得他们自己强壮有力,且滋生了保护欲——他们乐意扮演一个“老爸”的角色——虚荣心得到了无限满足。一些女性则扮演一种“女性杀手”的角色,打扮得花枝招展,以色相引诱男人,甚至于还会作出含蓄的有时甚至是明确的发生性关系的承诺。这些女人以性别为武器,以期达到目的。毫无疑问,这会引诱一些男人,他们会因这些女人企图得到他们而沾沾自喜,一些女人则扮演着“好妈妈”的角色。她们会帮你缝松了的钮扣,给你倒杯水或咖啡,从家里带些小点心来,她们对你很热心且老围着你打转。一些男人对这种关心甚为满意,乐得体验一下被人照顾和受人关心的滋味。还有一些女人则象“难啃的骨头”。她们言语尖刻,牙毗必报。善挑刺、嘲弄别人,而且通常直接了当与男士们交换看法,有时候,这种交杂着智慧的伎俩会挑起某些男人的好斗性来,从而吸引他们的注意力。这是个比赛谁比谁聪明的游戏。如果男人赢了,他感觉象中了头奖;如果他输了,他会恼羞成怒且急着想扳。回一局。当然,也会有些男人对这种女人感到害怕,避之唯恐不及。
说到底,不论那些女人扮演是“无助的小女孩”,还是“女性杀手”,是“好妈妈”,还是“难啃的骨头”,她们的目的是如出一辙,那就是:她们希望引起她们老板对她们的某种特别的注意、比别人更受喜爱、可以得到额外的恩惠,以及与老板有比别的女人更亲密的关系。我曾经听到过一些经理的报怨,说他们被他们属下的那些企图利用她们的性别魅力去达到升职、加薪、受训机会或别的什么目的的女人们弄得烦透了。
我们大家也许都见识过女人们的此种行为,而且对此嗤之以鼻,想着会不会有男人会蠢得落入这种陷井。但是,只要还有男人会落入这种陷井,那么就还会有男人不断地这么做。而且,这么做的也不光是女人。男人们为了讨好老板,也是点头哈腰,卑躬屈膝。对一位男性的老板来说,重要的是不要鼓励他的女职员在工作关系上做出不合时宜的举动来。如果他看上去喜欢她们这么做,那么,这只会使她们更变本加利肆无忌惮地那样去做。一个好的老板嘉赏出色的工作而不是出色的外貌;他赞扬他员工的工作,而不是她们的美丽;他注意她的思想,而不是身体;他认识到她作为一个工人的价值,而无视她的性别。作为一个老板,他应该去设定界限,使那些为他工作的女性认识到他们之间仅仅是工作关系,而不是谈情说爱的暧昧关系。
许多男人都相信女人工作仅仅是出于兴趣,或为了挣钱享受,所以缺乏那种可以使她们在事业上获得成功的雄心壮志、好战性及领导欲。他们认为女人的病假率和旷工率都高一些,而且对技术一窍不通。正是因为这些偏见掺杂在工作关系中,使得男人和女人无法相互很好地了解和欣赏。
对一个男性的老板而言,重要的是他得记住女性在他面前的种种表现只是因为他是老板而不因为他是个男人。对那些认为大多数为他工作的女性对他极具吸引力的人而言,这并不是个好消息。但是,情况就是如此,吸引她们的是你的权力,而不是你强壮的外形和宽阔的肩膀。
有这么一个例子。
杨菲,很明显地深受她老板吴刚的吸引,当她和他谈话的时候,脸总是红红的,半是兴奋半是羞怯,她的笑声也有点太响了。她总是寻找一切借口出入他的办公室,为他带些吃的,而且,通常也爱在他面前表现自己。起初,吴刚还有点沾沾自喜,但接着,他就觉得烦了,而且还担心别的工人对此会怎么想。该制止这一切了。但,怎么做才好呢?他决定把杨菲叫到办公室,开诚布公地和她谈一谈。
吴:杨菲,我注意到你对我特别地好。这很好,但这也使我感到很困窘不安。
杨:(脸红了)我不明白你在说什么?
吴:你到我办公室里未的次数比别的人都多;你还给我带吃的。昨天,你甚至带了
些花来装点我的写字台,我想人门也许会在背后说些闲言碎语了。
杨:就让他们去嚼舌头吧,谁在乎呢?
吴:我在乎。我想在这儿保持一种职业氛围,因而你和我保持种职业化的态度和关
系是很重要的。但你现在给人的感觉却不是个严肃的工人。
杨:(自卫地)我高兴怎么做就怎么做。
吴:杨菲,我们处事应该有一定的分寸。虽然我很感激你的一番心意,但是,你最好别再给我带礼物了。我知道这场谈话有点让你难以接受——其实我也很难做的。
(杨菲开始抽泣了)
吴:没关系,你哭吧,杨菲。我了解这会使你很不安。我愿意帮助你成为一个更职
业化的女性。你是个好员工,我不想失去你这样的员工。
杨:(仍然哭泣着)我早知道你不喜欢我。
吴:我喜欢你就象我喜欢我别的雇员一样,没什么分别。我关心你们大家,而且希
望你们都干得好。
杨:我再也不想见你了。
吴:杨菲,我知道你的情感受到了伤害,但那只与自尊心有关。我不会告诉任何人
我们的谈话的。我仍会很高兴几后在我的办公室里见到你。
(杨菲一言不发地走了。)
吴刚的态度很直接也很坚决,但却不带指责。他仍是个对人大有补益的老板,但他使人明白了他的希望。他把他的意思表达得很清楚——他们的关系仅在于职业上的联系。
女人管理男人
对一个想成为白领、想踏踏实实地干好本职工作的女性来说,最棘手的事莫过于和那些自觉不自觉地扮演着:“老爸”、“小男孩”、“浪子”、“大众情人”、“冷嘲热讽的人”之类角色的男士们打交道了。一个任领导职务的男性可以训斥那些行为举止不合时宜的下属。在不为她的工作可能出问题而担心的情况下,一个女工则很难对她老板不合适的举止作出批评。这种权力上的差别最终决定了谁和谁说什么,以及这么说会产生的后果。
如果你是位女性,要你的那些男性员工接受你当老板这个事实恐怕得花上一段时间。老板是个女的这个事实总是会让他们觉得震惊不已、难以接受。如果一个女老板手下的大部分工人都是男性的话,有些麻烦还真难对付,尤其是她如果不幸又是她那些男工们有史以来遇上的第一位女老板的话。
打从幼儿时代起,同学、教师以及父辈们都羞辱那些在竞争中败给了女孩的男孩。无论如何,输给一个女孩子远比输给一个男孩子丢脸。当小男孩成长为男子汉,而且突然来了位女性来当他老板,他小时候所受的薰陶无疑仍会影响他的态度。是不是什么地方出了差错?他会感到不对劲。他们会自问如果让个女人来领导他们,会不会显得他们很无能。
在传统上男人专属的工作领域里,如警察、消防,这些情感上的抵触情绪就表现得更加明显了。因为这些工作又苦又累,甚至还很危险,所以也要求干这些工作的人强壮、有韧劲,如果让一个女人来干这些,那么,也许她们力气不够大,也许她们在男人眼里就不象个女人——太强壮了。
当然,从身体力量的角度上来说,女人确实要比男人弱一些。在这方面,一些传统的观点并不错。错的是那种认为所有的女人都比所有的男人弱的想法,事实上,有些女人比有些男人更高、更强壮、更能吃苦耐劳、在行动上也更迅速。但对某些男人来说,有位女老板就好象意味着他们被女人超过了,他们不如女人。让一个女人来领导、来评价、来奖赏或来惩罚总会让他们觉得满不是滋味。这会使男人们想起他们从属他们母亲的那种感觉。那些选择了这些困难的体力工作的男人也许是因为想在一个纯男性的工作环境里工作,才作出这种选择的。
在男性的文化圈子里,有一些仪式和规矩是专为男性而设的,有一些内部的玩笑也只能讲给男人听。在每一个原始的部族里,必然都会有一些专为男孩而设的仪式,有只对男人开放的屋子,有只能是男人来做的工作和只能让男人来主持的庆典。
当然了,现在时代不同了,男女都一样,在我国更是如此。即使在西方,那些排斥女性加入的俱乐部、小圈子或机构的男性成员们都得发誓保密。一旦公之于众,性别歧视这罪名准会让这些男性沙文主义者吃不了兜着走。但同时,你也可以发现,这些组织对女性的加盟表现了多大的敌意。因此,无论在我国或在西方国家,身为女性,要融人这个仍以男性为主宰的社会,并争得一席之地,困难是可想而知的,俗话说做女人难,做名女人更难。
许多女人不明白,在纯为男性的小集团里,他们彼此之间有着某种特别的联系纽带,所以当她们发现自己被排斥在外的时候,往往会感到很愤怒。而一个小集团的凝聚力恰恰就在于它有个标准来决定什么人可加入,什么人不可以加入。如果任何人都可以加入的话,那就没有什么所谓的界限了。也就意味着没有人是被排斥在外的。为了感觉你是其中的一员而别人不是,就必须要有这个“别人。”
毫无疑问,当大门向异性敞开的时候。必然有什么会失落。女人知道身处于一群女性当中感觉起来有多特别。她们一块儿笑,讲些故事,分享一下经历,用一种她们绝不可能在有男性在场时用的方式谈论曾在她们生命里出现的男性。男人也是如此。他们开玩笑、吹牛,以女性无法了解或喜欢的方式谈论女性。女性的出现,往往使他们在言行上收敛不少;但是,如果一旦他们决定不加掩饰,女人往往又会觉得被冒犯了,而且会认为那些男人粗鲁。
而男人们的这些言行在他们自己的圈子里却不会被视作粗鲁,他们说的那些东西也许女性听起来觉得很不堪,但这决不是意味着冒犯,那只是事情的本来面目而已,错的也许只是女性们听的时机和场合吧。但同时,即使在不太正式的场合里,营造一种让男女双方都感到舒服的良好气氛也是十分重要的。许多重要的决定都在那种只限于男性参加的会议中作出,与工作有关的信息也只在那种会上传递,这无疑剥夺了女性了解和参与的平等机会。
因此,你到底该怎么做呢?
一名女主管必须清楚地认识到这些传统道德的力量。为此,她得明白,她的男员工在休息或午餐时间里也许想独处。不希望她的加入,但同时,她也要和他们相处、熟悉他们。她还得让他们明白,她不喜欢他们当着她的面开些色情玩笑或别的有关妇女的下三流的话题,做好这一点非常重要。女人一旦加入到这种粗鲁的玩笑话题里去,往往让人认为不够庄重,在这方面,不同的女人都会有一套她们自己的标准。
对女性来说,重要的是还要明白她们会遭受到怎么样的抵触。当然,这种抵触并不是针对她们个人,而是针对她们的性别。通过面对和解决不断出现的问题,她们最终还是会赢得信任的。然而,这个过程可谓是困难重重、荆棘密布。女主管也许会被人毫不留情地打趣,她也许做些不雅的事去证实一下她是否能成为男孩群中的一员;她也许会被孤立起来,对情况一无所知;她也许会被设计;她也许还会被侮辱。指不定哪天,在她的办公桌上就会出现一大堆地摊上买的小玩意、裸体照片或卡通画。人们也许还会掂掂她的份量,看看她是不是够坚强?经不经得起玩笑?是一本正经呢?还是可以变通行事?如果她能和她属下的男工们一起谈笑,但同时在他们偷懒怠工的时候也毫不留情、铁面无私的话,那么,也许她就能搞定这一切,顺利地被接纳了。
下面是一些为什么某些男人不喜欢为女老板工作的原因。
女性没有显示出信心来。人们乐意为那些知道自己在干什么的老板工作。
女性没有后台。人们乐意为那些得到上面支持的老板工作。一个女士能为她部门争来资源、利益及后台老板吗?
女性不懂怎么玩这个游戏。人们不认力能把整个小组的工作或职责托付给女人来做。
女性表现得太强了。她们看上去好象有用过火的言辞、坚强过了头的行为来弥补他们的不足,以使自己看起来象是男孩群中的一员。
男性不懂得该如何对待一个女老板。在社会公共场合里,许多男性和
女经理在一起很别扭,不知如何是好。他们也许会表现得太过礼貌,因为他们认为对女性应客气些。
男性相信为一个女性工作会使他们面上无光。从调查结果看,有一半以上的男性持这种观点,认为当他们的老板是女性时,会觉得他们自己很无能。
有些男性认为女性得到提升只是因为她沾了身为女性的光——恰好有个位子要个女的来点缀一下,以为男女平等。他们才不相信她有什么本事呢。
就上述的那些原因而言,重要的不是那些观点的正确与否,而是从这些观点中反映出来的众多男性的看法。如果一个女老板了解了他们的这些偏见,她也许能更好地处理一些事情。
我们认识的一个升了主管的女性,王某,就着实被这些问题困扰了许久。那些男工一个劲地围着她打转,她知道男人们爱象谈论球赛那样谈论女人:谁进球了,得了几分?而赢家就是那个得到了最难追到的那个女孩的人(不愧为大满贯啊),或者是那个得到了最多女士青睐的那个人(最哇猎手是也!)。对他们来说,这些和他们对与他们有关系的某个女人的感觉无关。王某自己对他们的这些言谈倒无所谓,但她却知道,有些女工却觉得那些男工在她们面前谈论这些事冒犯了她们。王某于是就决定要和她的男下属直接了当地谈谈这个问题。召集了他们,先问他们对于有个女性作上司有何感想。她接着说,她明白,对许多男性来说,有个女上司也许会带来些麻烦,因此,对此有点反感是很正常的。然后,她谈到了一些女性如何地反感那些不雅的玩笑,而且,很多时候男人认为有趣的东西,也许对她们来说意味着伤害、侮辱或困窘。所以,当他们跟前没有女人的话,他们尽可以爱讲什么就讲什么,但在女同事面前,说话就得有些分寸了,别弄得人以为他们好象在进行性搔扰似的。换言之,王某在他们的言谈举止上立了些规矩。
结果呢?你可以想见。
虽说蓝领工人在表达他们对女性的偏见时更口没遮拦些,但那些白领人们也好不到那儿去,只不过在谈论这些偏见的方式上稍有不同罢了。蓝领工人更倾向于用行动来表达这种偏见,比如说,对她们恶语相加.用大吼大叫拳头来表达他们的愤怒;而白领工人则更喜欢用言辞,他们极少对人显露暴力的一面,但他们很善于巧妙地用言语表示他们的不满。
真的,在建筑工地上大吼大叫与在办公室里这么做,完全不是一回事。在工厂里,对着机器踢上几脚,也和在办公室里踢家俱不一样,脏话在生产线旁听起来绝不致于象在会议桌边听起来那般刺耳。
许多男人错误地认为,女人从心理上来说就不适合担任管理职务,而她们的喜怒无常往往制造了许多麻烦。这儿就有不少事实可以用来反驳这些偏见。
“有足够的证据可以证明这样一个事实,即女经理和她们的男性对手之间并没有什么显著的差别,在某些和经营效率有关的领域里,她们甚至比男性干得更为出色。那些确实存在的一些差别也只会激励她们以更大的热情投入到她们的管理工作中去,把工作做好。到现在为止,发现的最大差别就是女性往往把人与人之间的关系看得很重,尤其是同事之间的关系。”——曾经有人公道地这样说过。
虽然,有些男士们说,他们为之工作的某些女性为了纠正这种偏见,不以传统女性的温婉示人,因而在行动上反应得很果敢,让人有点不敢领教,但这并不是她们的天性,随着她们慢慢地被人所接受,赢得了一定的信任之后,这种情形也就会慢慢消失了,而代之而起的,则是种崭新的自信。
调查表明,%的女经理认为事业比家庭更为令人满意,相比之下,只有%的男士作这种选择。调查也表明,女人比男人更乐于加班加点,和接受提升,尽管她们对自己能否把工作干好这一点还存着些疑问。但是,当工作和家务之间有冲突时,她们也会舍家务而取工作。
女人管理女人
正如大多数男孩从小就被教育得认为输给女孩是件丢脸的事一样,大多数女人认为掌权的是男性是件最正常不过的事,而且,往往也希望掌权的就是男性。我们的母亲当中,有多少人会用这种方式威胁我们呢?“等你爸爸回来了,你就会知道厉害了!你会后悔干了??”
女性已经习惯于服从、尊敬和害怕那些掌权之人,而在人们的一生中,这些掌权之人绝大多数都是男性,也就是说,权威往往与男性划上等号。甚至于在大提男女平等的

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云天  2008-04-30 09:46
第二部分度过磨合期
管理沟通:你的生命线
如何处理各种矛盾

管理沟通:你的生命线
关系的建立是主管人员工作中最为重要的一部分。没有手下工人的合作,你不可能取得任何成绩,而不明了上司的意愿你肯定会犯错误。
本章会告诉你做人的工作的技巧,使你明白阻碍沟通的障碍。本章的重点将讨论相互交谈的方式以及存在于我们中间导致误解或削弱沟通效果的文化差异。
作为主管人员,其主要功能在于获取、传达、贯彻信息指令。因而你所需要的唯一重要的就是与人交往的技巧和能力。在你所从事的领域中你也许是一名专家;你或许因为在本职工作中出色的表现得到了提升。但这并不意味你有能力把自己所知的东西教给别人或者有能力来管理一群人。
经常听到这样的事,一些优秀的工程师和科学家被提到领导的位置上,然而,其中许多人对管理知之甚少或者毫无兴趣。其结果是这些新任管理者因为不懂得如何处理人的问题,破绽百出,大煞风景而致使生产受到严重影响。如何沟通决定了他们工作的成败。
书面的沟通,包括信函、备忘录,会议记录、笔记或者电话留言等,这些沟通起来相对困难,因为我们无法听到沟通者的声音也无法看到他使用的手势语。但书面的东西使人有充分的机会仔细琢磨他想要表达的内容并选择最清楚、最适合的表达方式。
对于所有管理者而言,能够用书面文字进行清楚有效的沟通是十分重要的。如果你的书面表达能力欠佳,你尽可以去参加一个商务写作班。这样会使你在工作中受益匪浅。即便是一张递送的一般性通知,尽管看不到对方的直接反映也应当写得简单明了,合乎语法。而在有可能导致误传或误解的地方,诉诸书面的文字则不失为明智的举动。而且有很多东西需要记录下来形成文件保存。
绝大部分的沟通都是言语上的沟通,如演讲、命令、指导或者谈话等。尽管在这种形式下信息的发出者就在现场,而且沟通的内容也倾向于个人化,误解仍能够产生。
当你对自己想要说什么不太明确时,你尽可以告知你的听者让他们来帮助你弄清要表达的东西。这样听说的双方就能达到一种相互理解。但即使是在你对所要说的内容很有把握并且对自己的表达也十分满意时,你也可能并未达到清楚有效沟通的目的。
沟通的环形过程
如果你是信息发出者A要给接受者B某一信息,你肯定会考虑到接受者B对你所发出信息的理解接受能力。如果你认为B同你一样聪明,你肯定会照着自己头脑中的理解发出信息;但如果你认为B不如你,或者十分敏感,你可能就会使发出的信息简单易干理解或者使其委婉不致于遭到对方抵触。所以,你对B某的感觉不仅影响着所要传递信息的内容而且影响着信息传递的方式,也就是说你的信息受着你对B方印象的制约,同时,B方对你也有相应的印象。你可能是B的老板、下属、朋友、敌方、亲戚或者熟人,这取决于B方对你的理解,他/她对你发出的信息会有不同的印象。我们有时也常对别人说:“你去告诉他们,他们会听你的。”所以,有时当信息的发出者改变时,信息往往能得到更好的接受。
不仅仅是A、B方彼此的印象会影响到信息的发出与接受,A、B方对信息本身的感觉也会对此有很大影响。如果是个好消息,A将很乐意去告知B(而B也很乐意去听),但如果是个坏消息,A可能会含糊其词,或者试探或者突兀,而B也可能听不明白或者不完全。下面是信息沟通的环形图:
对事件本身的印象
A 主体事件B
对对方的印象


举个例子,小吴在工作中出了点差错,她的老板刘娜很喜欢她,对她一向很器重,而这时她一定会为小吴不佳的表现感到惊讶。她会对小吴说“这做得的确不够好,不是你的水平。我对此感到惊诧,你一向是很讲究精确的,我希望你能重做。”而小吴一直很尊重自己的上司,她会回答说:“对不起,因为有其它事情影响导致失误,我马上重新再做。”刘娜知道小吴重做一定会让她满意的。
但现在假设刘娜不喜欢小吴。她的话在内容上与前一样,但在语调上就会显得更短促。她会省略一些话而简单地说成“你一向是很讲究精确的。”这样听起来就有惩戒性质了。另一方面,如果小吴也并不信任她这位上司,因为担心是否会失去这份工作,她会在言辞中辩护道“我的事情太多了,”或者说“你没有解释清楚,”甚至可能会很乖戾地承认失误说“好的,好的,我去重做??”。
在第一种情况下,因为刘娜对下属能力的信任和小吴对上司的信任使她们的关系得到强化。而在第二种情况下,由于相互缺乏信任和长期不合而使其间的关系受到了危害。
对于主管人员而言,该怎样做才不至于陷入上述第二种类型的沟通的陷井之中呢?
在你继续读下去之前,请用几分钟的时间思考一下并试着回答这一问题。设想你是刘娜,正和小吴谈话,考虑一下小吴是如何感想。然后转换角色。
作为老板在给其下属下达指令或对其工作表示不满意时,首先必须考察这位下属给他/她的印象。所使用的语言以及语调会因主体事件及其对下属所持的印象而有不同的感情色彩。你所要掌握的策略是如何处理你对下属的印象,从而如果你在并不喜欢他们,不信任他们,或者十分器重他们等情况下,你对某一特定事件所说的话不会显得过头。有些人几乎相信所有人直至这种信任破裂。其它一些人则几乎不信。任任何人,而你必须长时间获取他们的信任。你是属于那种类型的人呢?
有时候,说话的语调比要说的话本身显得更值得信赖,因为说话的语调中往往潜意识地反映出你对某事或某人的真正态度。
语调式沟通是通过说话者声音的高低、快慢以及声音所表达的情感来实现的。这样,一方面能够大大增加沟通的有效性,同时也可能为沟通制造障碍。说话的语调如果有助于表达说话者的意愿那当然很好。但是,它也能使听者迷惑、使所要表达的信息不清。比如说,如果有人说她很乐意留下来工作到很晚,但她说话的声音很低而且语调也控制得很低,那么她这话的意思应该是她对留下工作到很晚是不乐意的,那么,这时听者可能就较难判别是该相信说话的内容呢,还是她说话的语气。
在非语言的沟通中,一个人是通过暗示来与另一个人沟通,因而也同样会出上述问题。身体语言、姿势语以及手势等都是非语言沟通的形式。有时候轻轻的接触比许多话语更富意味。同样,这些暗示是增强还是削弱、表达的效果完全取决于信息的发出者使用这些暗示的方式和信息的接受者如何诠释这些暗示。
尽管很多沟通方式是普遍可行的,如不同文化背景和阶层的人都把微笑视作友好,把大吼视作拒绝,我们的父母教给我们许多的沟通方式,但是当信息的发出者和接受者来自不同的文化背景时就会导致沟通中的误解。
为了更好地理解别人和使别人理解自己,下面我们来谈谈非语言沟通中要把握好的四方面尺度:空间距离、时间、外表形象和手势。
空间要求:与对方保持怎样的距离?
非语言构通中要把握好的第一方面尺度是空间距离。对于不同国家的人而言,空间距离有着不同的意义。有趣的是你往地球越北端行进,你会发现人与人之间的空间距离越大。而越往南走,人与人之间越亲近则越舒适。一个英国人与人交谈时则希望保持一定的距离;阿拉伯人在与人交谈时你几乎可感觉到他的鼻息;而日本人在大笑时总是要抚住嘴以免口气触及对方。
直视也被认为是一种空间的侵入。当你在比较拥挤的空间里,如电梯或公共汽车里时,你是不能盯着一个站或坐得离你很近且带着防备意识的人。当你在大街上靠近一个陌生人时,你会尽量把眼光从他身上移开。盯着一位异性看得太久会被视作粗鲁和非礼的行为。如果在拥挤的地方你不小心碰着了别人,你通常会说“对不起”以示歉意。
在许多欧洲国家,男人可以肩并肩走在大街上,女人也可以相互挽着手,而这绝对不会被视作是同性恋。在有些国家,男人通过接吻的方式来表达友情。在美国很多男孩子的父母都把情感直露和感情玩弄与性骚扰混为一谈,因而他们要求自己的儿子不要显露热情更不能流泪,因为这些都被他们视为女性化的行为,对一个真正的男子汉而言是不合适的,男孩子们在这种价值观控制下成长。女人和孩子是他们唯一可以通过接触来表达情感的对象。而对于男人则充其量是猛击臂膀或轻拍背部来表达情感。
来自欧洲的一些男性移民总是很自由地彼此拥抱,而当他们在美国呆一阵子后就会发觉彼此间较远距的握手才是更容易接受的。
主管人员了解员工的文化背景是十分重要的。在任何可能的情况下,尽量要从这一文化背景出发,在沟通时使对方倍感亲切。同样在安排员工与新的对象工作时,让他们熟知文化背景上的差异:如空间距离、情感喜好等也是十分重要的;比如把一名南方员工安排同一群北方员工工作,这样很容易导致不愉快。但是,这并非要求你把员工按其文化背景分开,因为他们应当有机会与不同文化背景的人共同工作,这在以后的跨公司、跨国际合作中是十分有益的。
考虑到文化背景的不同而区别对待固然十分重要,在沟通中考虑到个人的不同,灵活应变则更为重要。在沟通中不要太急于入题,在此前应让他人选择适合的界限,以保持轻松自如。注意,在与任何人的交往中都有一个空
间距离的问题存在。而你本人对空间距离的选择同样也蕴含着一定的信息。你如果是站在桌子后与别人说话,这所传达的信息与你站在他旁边时是不一样的。

在交谈中你移动的椅子的位置则表明了你对谈话的正式性或非正式性所作的选择。在餐厅里,坐在好朋友的旁边总是比坐在他对面要感到轻松自然。你可以用下面的方法来检测这一规律:下一次去餐厅时,把你自己的东西,如烟盒、眼镜等放到你邻座的位置。你的邻座肯定会把它们推回到你的桌面或者把它们挪到椅子上。因为你侵入了他的私人空间。请注意在与你的单位中各种人打交道时务必把握好你自己的适合空间距离。你在沟通中是否与他人保持的距离过大?你办公室的陈设方式是否注意到了空间距离问题?总之,你要十分注意这一点。
有些人习惯于同别人保持较大的距离。对这些人而言,这种距离是自信和地位的体现。只有老板能够把脚架到桌上,伸长了身体,双手抱着头部来跟一名下属说话。而下属在老板面前是绝对不敢如此放肆的。如果老板在听电话,下属都会恭恭敬敬静立于一旁直到通话结束。而相反,下属在听电话时,老板不耐烦地打断他是很自然的事情。
把握时机:创造最佳沟通效果
非语言沟通所要把握好的第二方面是时机的掌握。上述的例子其实也说明了这一问题。下属在进见老板时必须等到老板忙完手头的事情方能开口,而老板有事情交待下属时,下属是绝对不能让他的老板也垂手而立、恭候多时的。来访者是在某部门的门前停下,然后进入,在得到允许后方能坐下,还是径直入内直到办公桌前,这些都表明来访者的地位、受教育程度、文化背景,自信心或这四方面的综合状况,时机的重要性还表现在谁先落座、谁先发话、谁第一个站起来、谁最后作总结的安排上。
在一些国家,工作的某阶段比具体的时间重要。在那里,人们通常在某一阶段里完成某项工作,而不是具体到几小时几分钟。
美国商务人员的时间观念很强,但到了中东或南美地区,他们便无法做到这一点。因为那里的人并不具备这种时间观念。他们认为八点钟到和九点钟到没有差别,只要你来了就行。在我国也是如此,真正能守时的人还不多。
然而,守时是由于西方工业化发展所带来的必然的文化现象。在非工业化国家是很难感受到时间的压力的。因此,作为一名主管人员,当他手下的员工并不是那么守时时,他便有必要向老板建议采用弹性工作时间。这样,当有人迟到时,他/她就必须留下来继续工作。很多人并不在乎工作一整天,但他们常常在某一特定时间要求到某处去处理点问题。但是,对某些行业和部门而言,守时是绝对必需的。在这种情况下,守时则应被强调为工作的需要了。
在此,还要提醒你一下,并非所有的南美人都不太守时,其实一些北美洲人也同样不守时。也不是所有阿拉伯人对空间距离持同样的标准,这些其实都是因人而异的。作这样概括的目的是想使你明白,工作中有些问题并不是因为你的管理方式的好坏而产生,有时候它实际是由于一些难于改变的,根深蒂固的文化传统而导致的。
有一些人说话很快,有的则很慢,有些人在与说话慢慢腾腾的人交谈时总感到不耐烦。当他们觉得知道他可能要说什么时,他们常常在中途打断他的话。而这样是不好的。因此,你要意识到自己对别人的喜好,并且不要因为自己的喜好而影响了对别人行为的公正判断。
外表形象:注意分寸和场合
非语言沟通所要把握好的第三方面是外表形象。一个人的外部形象如何常常向人显示他是谁,他的自我感觉如何。这主要包括体态、走姿、衣着、头型以及面部化妆,这点在我国还没引起重视。
第一印象往往能持久。你能被人记住常常是因为良好的第一印象。体态和走姿是外表现象中十分重要的因素。你在行走中是昂首挺胸、充满自信呢,还是怯怯生生、缩头缩脑?你在站立时是腰板挺直呢,还是驼背罗锅?衣着怪异、头发凌乱、长期不削剪指甲、口红涂得吓人、领带污迹斑斑、衬衣一角外露等等,一些不修边幅或刻意标新立异的行为都会毫不客气地把你的形象暴露无遗。如果你是从事手工工作的,衣服上有污点或指甲污垢,这在工作中是情有可原的,但到了其它场合则不然。衣着随便草率是一个人个性的体现。而人们很容易从衣着草率推出一个人思维也草率的结论。
我们通常不仅仅是意识到一个人的外表形象,而更多的是品评。在我们的头脑中很容易形成一种观念,即什么是可以接受的,而什么又不是,并且我们经常自觉或不自觉地把人们归于我们的判断体系中。因此,注意到我们自己总是要求别人应该是怎么样,对于我们形成有关别人的公正评价是极有意义的。因为我们不能因自己的单方面喜好来决定我们对事对人的态度。所以,这里又涉及到不同的文化标准。比如说:对于清洁,每个人所持的标准可能不一样,一名生长在北方的小女孩通常每周洗一次澡,而在南方,她可能是每天淋浴一次。
外表与时尚通常联系紧密。十多年前年青小伙子都羡慕高仓健的板刷头,而现在很多青年人却留起了甲壳虫式的长发。所以,在追求时髦时青年人很容易走到极端。而作为一名主管人员你则应当有一个基本的标准,即什么样的装束和打扮在工作中是允许的,什么样的是绝不能允许的。
当看到那些商学院的学生衣着随便的进入教室时,有些老师心里就直犯嘀咕,这些人能成为我们明天的主管人员吗?一个自己一贯不重视衣着和形象的人是无法胜任作为主管的职位的。
关于时尚,这里有个发生在小李身上的故事。我们这位朋友大学毕业后到一所学校实习教学工作。经过几个礼拜的实习工作后,她的六十多岁的指导教师告诉她:“小李,我知道你会是一名出色的教师,我也十分荣幸能指导象你这样有天赋的教师,但是你的装束、超短裙,名贵项链和精心烫理的发型实在不符合你的职业特征。我知道这是时尚,我也很了解你。知道你个性强烈,有极强的自我意识。然而我必须承认,我本人是一名很保守的人,我不愿带着我的偏见来评判你的实习,我会公正地按你的能力给你的教学实习评分。但是我必须提醒你,作为一名教师,你的着装修饰会给你的学生和同事们很重要的信息。你觉得是更应该通过你的学识还是你的外表来形成你在领导眼中的地位?”小李终于还是妥协了。这名 岁的小姐与这位 多岁的指导在这件事中互有所学。教学指导能够抛开个人偏见公正地评判别人的工作是很难得的。而小李能够从别人的看法中学到经验,使自己受益匪浅也是难能可贵的。
手势与姿态:告诉我们什么
在非语言沟通中要把握好的第四方面问题是手势与姿态语。我们需要重视的不是手势、姿态本身有多么重大的意义,而是结合到具体的环境中,这些手势和姿态表达了什么样的意义,如果你面带笑容对别人说:“我太失望了”。或者跺着脚告诉别人:“我不生气”。那么这些语言在信息的传递上都会令人不解,因为体态语使用不当。
对于体态语,在表达意义上有一些最基本的规则。但必须注意,单独的体态语在很多时候是毫无意义的。下面列出一些体态语的基本意义:
说话时捂上嘴。(说话没把握或撒谎)
摇晃一只脚。(厌烦)
把铅笔等物放到嘴里。(需要更多的信息,焦虑)
没有眼神的沟通。(试图隐瞒什么)
脚置于朝着门的方向。(准备离开)
擦鼻子。(反对别人所说的话)
揉眼睛或捏耳朵。(疑惑)
触摸耳朵。(准备打断别人)
手触喉部。(需要加以重申)
.紧握双手。(焦虑)
.握紧拳头。(意志坚决、愤怒)
.手指头指着别人。(谴责、惩刑)
.坐在椅子的边侧。(随时准备行动)
.坐在椅子上往前移。(以示赞同)
.双臂交叉置于胸前。(不乐意)
.衬衣纽扣松开,手臂和小腿均不交叉。(开放)
.小腿在椅子上晃动。(不在乎)
.背着身坐在椅子上。(支配性)
.背着双手。(优越感)
.脚踝交叉。(收回)
.搓手。(有所期待)
.手指扣击腰带或裤子。(一切在握)
.无意识的清嗓子。(担心、忧虑)
.有意识的清嗓子。(轻责、训诫)
.双手紧合指向天花板。(充满信心和骄傲)
.一只手在上,另一只手在下置于大腿前部。(十分自信)
.坐时架二郎腿。(舒适、无所虑)
.女性通过显示自己来传递性信号——触摸头发、玩弄顶链、抚弄她们

的腿部、交叉或放开腿部来表现。
.男性显示自己则通过诸如拉扯领带、提提袜子或裤子或者有意察看一下指尖。
.一个人有太多如下的体态行为时可被认为是在撒谎:眨眼过于频繁、说话时掩嘴、用舌头润湿嘴唇、清嗓子、不停地做吞咽动作、冒虚汗和频繁地耸肩。

当然,上述的体态语会受文化因素的影响,有人曾详细分析了美国黑人的非语言沟通方式。他们主要针对美国黑人的行走行为。他们认为,年轻黑人尤其是男性,通过采取一种无所谓的站姿来表现出对权威的反抗。
一些研究者观察到,文化不同使用手势的方式及其所具有的含义都有一系列差异,简单的致意有许多种不同的手势来表现。在中国,人们不喜欢被别人触摸,点一下头或稍微鞠躬通常表示问候,但是握手也是被人接受的。在各国文化中,某种手势所具有的含义也是不同的,在美国,当某人示意一个朋友过来时,通常是做出这样的一个手势,即将一个手的手指或紧或疏地并拢在一起,朝上,同时做顺时针方向运动,该手势所比拟好像是将其友拉近的动作。世界上很多地方的人如想和一个朋友打招呼时,如中国人,会将手作环状,手心朝下,手指按逆时针方向转动。而美国人看到这个手势会以为那个人在和他或她再见、而不是招呼自己走近。
这儿有一个有趣的例子。在阿拉伯世界,将鞋底指向阿拉伯人(如有些老板常常将脚放到桌上的动作)或者交叉着双腿坐着不会被认为是上司权威性和自信心的体现,而会被看作是一种极不尊重对方的行为。有一位教诗歌的英国教授曾到埃及开罗的一所大学讲课。在讲解一首诗时,这位教授得意忘形地往后仰坐在椅子上,以致露出了自己的足底,并且足底正好对着全体学生,于是招致满座皆惊。因为在穆斯林社会,做出这样的姿势是一种最带侮辱性的动作。第二天,开罗的报纸纷纷以横幅标题报导了学生对此提出的抗议。他们谴责了英国所谓的“礼仪”,并要求把那位教授赶回老家。所以,在你的工作中,你应当明确这种文化差异给体态行为的解释会带来任何你意想不到的后果。
非语言信息
需要记住的重要一点是非语言信息常常是由人们在无意的状态下接受、反映、诠释进而储存下来的。我们在谈话中常说道;“我感觉??”、“我不敢肯定??”、“她不是我这种类型??”、“她使我感到不轻松??”、“有些事关于她??”或者是“他使我想起??”,等等这些话并没有指明我们到底要说什么。我们从一些非语言信息组合的行为中获取信息。而这些非语言信息的组合使我们能够对这些行为作出分析判断。我们注意到是什么使我们在非语言沟通中作出无意识的反应,这对于我们用意识去把握这种反映是十分重要的。
一个朋友近来告诉我们这样一个故事。她步入一间会议室感到出了什么差错。麻烦产生了,而她却并不知道自己是如何获得这一信息的。她相信自己的直觉,她说:“是不是出了什么事?”这句话打开了讨论的话匣子,在场的人才开始叙说他们所遇到的麻烦。那么她到底注意到了什么呢?她看到她老板的下巴比平时要咬得紧;有一位同事在椅子上不安地移动;另外一个
人同她打招呼的声音比平时要高,而且有的同事竭力避免与她目光相接。所有这些迹象单独看来也许毫无意义,但是放到一起就意味着出了问题。她相信自己对这些迹象的感觉,并且她曾读过有关非语言沟通方面的书,因而她能采取有效的行动打开局面。
那么你给别人传递了什么样的非语言信息呢?请注意你与别人相遇的情形。回想你步入一间屋子时的情景。你所站立的方式,你如何放置你自己的手、脚、眼睛以及你与别人保持怎样的空间距离,你在同别人相遇或见面打招呼时有直接的接触吗?你是用面部表情来表示你的不赞成态度吗?你是否是只在事情顺利时才会微笑或者是从来就满脸微笑,即使在表示不赞成某事时也是如此?
许多女性在成长的过程中,教化告诉她们不要显露自己愤怒和不满。而很多男性则被告知要隐藏自己痛苦和脆弱的感情一面。发怒被认为是不淑女的表现,而显示苦楚也是男子汉所不耻的。
然而,我们的非语言信息仍被传递出去了。别人尽管装着好象没有注意到这些,但他们是了解我们所隐藏的真实情感的。现在是显露我们感情的时候了,我们要变得善于表达,是让女士有机会表示愤怒和生气,让男人有机会显示他们的敏感和多情的时候了。我们应当意识到我们自己的非语言行为。并且让他们来表达我们真正的自我,用不着再隐隐藏藏了。
听的技巧
我们已经讨论过了我们用眼睛去观察些什么。那么现在我们要转向用耳朵该去听些什么。正如观察是一门技巧,而以通过训练达到技艺娴熟一样,听话也同样是一门可以通过训练掌握的技巧。很多人认为听是一种被动的行为。他们很可能会感到烦闷,如果他们不参与谈话还可能会感到无精打采。善听则不是消极的行为,它是积极的行为。听者对于交谈的投入绝不亚于说话者。人们不真正去听的原因是如果他们这洋做了,他们就不得不受外界新信息的影响,他们必须面对别人对世界的看法。在这些新知识和新感悟的基础上。他们就必须改变他们自己的观点和已经形成的看法。而对很多人而言,他们是不愿意改变他们一贯的思维方式的。他们认为回到自己驾轻就熟的东西上总比去实验新的东西要安全稳当得多,但是,我们如果不竭力去听懂他人,我们是不可能进步”,也不可能成为这些人的优秀领导者的。
以下列出的是影响听的效果的九大障碍:
身体本身不适。太热、过冷、疲倦或者头痛都会影响一个人听的能力和他对说话者的注意程度。
扰乱。电话铃声、打字机声、电扇转动的声音等其它一切来自物质环境的可能会打断沟通过程的声音。
心中另有它事。惦记着其它的会议、文件或报告都会阻碍听力。
事先已有问题的答案。对别人提出的问题自己已经形成了答案或者总是试图快点止往他们所要提的问题。这些都会影响你专注地去听。
厌倦。对某个人有厌倦感,因此在他有机会说话之前你已经决定不去听他说了些什么。
总想着自己。心中总是充斥着自己则必然要破坏沟通。
个人对照。总是认为别人在谈论自己,即使在并非如此的时候也这么

认为。
对他人的情感倾向。对某人的好恶会分散人的听力。
有选择性地听。仅仅听取一个人所说的话中与谈及的问题有关的个人意见或与己相异的观点。这样会影响全面听取一个人的真实意见。
积极听取意味着你必须时常对对方的和自己的价值判断提出质疑。尤其是要对自己的价值判断质疑、努力把自己放到说话者的位置上设身处地去为说话者考虑一下。积极听取的第一个重要因素是要听说话者所说的全部意义,而不是断章取义,这有时候被称作是要听出“弦外之音”来。仅仅听出说话者在说些什么是不够的。说话的感情和语气对他所说的内容的润色你也应当毫无遗漏地一一听到。
第二个因素是要对所听到的情感作出反映。仅仅听到说话者所表达的感情是不够的。还应当对说话者的情感作出适当的反映,这样才能使说话者知道他所要表达的内容对方都明白了。有时候,说话者所要表达的感情远比他们所表述的内容重要。正如当有人说:“我简直想把这台该死的打字机扔到垃圾堆里!”时,对这句话本身的内容作出任何反映都是荒谬的。而对这句话所表达的情感作出反映才是很重要的。在这种情况下说“你肯定很灰心或肯定累坏了”才是较适合的回答。
善听的第三方面是注意说话者在传达信息中所使用的所有暗示。这些暗示可能是非语言的也可能是语言的,身体语言,说话的语调以及面部表情均属于这种暗示之列。积极听取是人们可以发展的一种特殊技巧。我们每个人在这方面都有天赋。但是,你首先必须愿意对他人的意见持开放的态度,并且愿意冒自己的观点被这种开放所改变的“危险”。一个能够很好地检验你是否认真地听了别人的说话的方法是你能否把说话者所说的话用自己的话再说一遍,不但要包含他所说的内容,而且要包含他字面下所隐含的意义,你可以用这样的方法:如说“你的意思是??”来重述别人的话,自我检测一下。
善听在所有方式的沟通中都是很重要的。不论这种沟通是自下而上,自上而下还是横向的,积极听取总是十分重要的。自下而上的沟通通常是你向你的老板或上司递交文件或报告,与他们交谈或为上级作介绍、引见等。而自上而下的沟通则发生在你与向你递交报告的人或其它情况下的属下员工之间交谈时,或者是你在草拟通知或撰写评估的时候。横向、或称水平沟通是发主于同一水平线或同一级别上的人之间的沟通。如:卖主、委托人、来访者或其它的主管人员之间。
请注意你做多少这几类沟通。你是否在倾听下属讲话时和聆听老板讲话时表现得一样积极。对很多人而言,作为下属他总是努力去找出他的上司想要什么,需要什么和渴望得到什么,然后他再竭尽全力地去投其所好。而身居高位的上司则很难同样地去弄清他的属下想要什么,需要什么以及渴望什么。他们自己的要求被满足就足够了。而我们要做的主管人员是那种既能考虑到你上司的要求又能体谅下属要求的主管。而且这种主管对同一级别的人而言是一名好同事。因此请务必开放地、急切地、积极地听取包括你的老板。你的同僚以及你的下属在内的所有人的谈话。
比如说,你的老板王某,与你谈及他如何如何渡过了一个愉快的假期,他给你绘声绘色地描述细节,告诉你他去了些什么地方,又都干了些什么。这时候你必须投入极大的专注去听,努力找出你的老板的好恶。你应当为你的老板平等待你而感到高兴。所以你要兴致勃勃、尽力延长这种谈话。而在此之后,你的下属张某也跟你谈及他的假期。此时你便不要在乎他是去海滩了呢还是去了高山。但你必须很礼貌地去听,同时尽管可以想他是在浪费我们俩的时间。在听老板讲话时,你要不断地用诸如“那么然后你干什么了?”“真是太有趣了!”此类的话来鼓励对方往下讲。而在听张某说话时,你在尽量保持礼貌的同时可以用如下的话语来表示你想尽快结束谈话的愿望。这些话可以是:“哦”、“嗯”、“你玩得愉快我替你感到高兴!”或是说:“你刚才提到的是些什么问题?”等。
这两种谈话对于你面对的两个谈话者而言影响是不同的。你肯定会不乐意你的老板王某象你对待张某那样来对待你。良好的沟通是实现管理的关键,这既需要有良好的获取信息的能力也需要有娴熟的发送信息的能力。优秀的管理人员不论等级去接触每个必要的人,并且认真积极地听取值得听取的东西。
说的技巧
我们谈到说的技巧——你如何表达,向谁表达以及什么时间表达,这其实是反馈问题。你积极地听别人说话,了解了他的包括弦外之音在内的一切意思,你注意到了他的一举一动以及这些体态语后所蕴含的情感;那么现在,轮到你来作出反映了。你必须自问一下你都了解了些什么。你是否掌握了“真理”,你是否明了该如何来阐述这种道理使别人很容易地便能懂得。
让我们来看看下面这个例子:小张是一名较出色的职员,但他看来好象有意避开与你沟通,他在与你谈话时也显得局促不安十分紧张。遇到这种职员你可以在他工作时告诉他:“小张,你是名很出色的员工。我知道你喜欢独自呆着,我很高兴你能出色地完成你的工作。”这样,你和他之间就相当于建立了一种默契一样,相互之间可以保持一定的距离,这表明你对他的行为是尊重而理解的。你也可以认为是小张希望保持这种距离。遇到这种场合他害羞、手足无措,这是一个职员的性格问题。你可以跟他谈谈他与你在一起是否感到自在,如果他愿意地话,你们还可以共同想想办法来使你们之间的沟通显得轻松自如。
然而,如果小张的工作表现不是那么尽人意,你在让他到你的办公室与你交谈时,你必须意识到他可能会不太愿意听你讲话。你在这时会对他说:“我知道你喜欢独处,对此我表示尊重,但是你的工作做得并不那么好,我希望我们能谈谈并找出办法来改进工作。你对此有什么意见?”如果到这里一切还顺利的话,你就可以接着说:“很高兴我们今天能够谈一谈。”然后开始下面的内容。如果到此有点不对劲,你可以说:“我感到你好象听我说话有困难。”然后你们尽可以讨论如何相互沟通这个问题。
在语言表达的技巧上,女性通常比男性略胜一筹。当男孩子们忙着在草地上踢球玩耍时,女孩子就已经开始相互谈及她们自己,谈及人们如何行事并开始分辨各种感情。因为女性总是有更多的时间和机会来尝试语言表达的技巧。所以,在长大以后她们对如何沟通总是很有一套。而这对于那些只希望能够谈清事件、而不管什么情感和想法的男孩子们而言就显得太难了。男人们在辨识自己的感情时通常显得很笨拙。而要去把握别人的情感就更是为难了。因为他们常常很难注意到一些细微的暗示和线索。“我让他们怎么办,他们就该怎么办,要知道在这儿究竟谁是老板,谁说了算!”这是一种男性味十足的说话方式。而诸如“我听了你的话昨晚几乎难以入睡”或“我的确很在乎你怎么看我”的说法则显得要女性化一些。很难想象有男人这样说话。
因为女性对于情感的把握总是很自如而且常常希望别人能够与她分享,而男性则相反,他们不善于把握感情而且不愿意分担别人的感情。所以,不同性别的人对于有效沟通的标准是不一样的,我们必须清楚地认识这一点。
我们还必须认识到有些意见或建议对’于这部分人有效,但不一定对那一部分人有效,或者效果不如前者。所以关键是要意识到影响人的六大方面因素:
遗传特征人的基因构成会影响一个人的能力。
性别一个人早期对性的认识会影响他们的行为和对别人的期望。
种族少数民族和汉族人有着差别很大的生活经历。

4家庭一个四口人的亲密家庭与一个失去了父亲的七口人的家庭对于孩子们形成不同独立观念的影响是很大的。不同的家庭还促成其成员形成不同的处事观念。
社会等级社会经济地位包括了受教育的机会。对于一个普通工人和上过名牌大学的人而言,他们会听到上司对他们不同的批评。
籍贯一个人的出生地和成氏地对此也有影响。一个来自南方的人与一个在东北出生的人对于世界的看法是不同的,南方人说话通常很慢而且很礼貌;而北方人说话则很快显得很爽直。

读过上述内容后,你可以用这六条来对照一下自己的情况,看看它们对你的性格有些什么影响,如果你能理解形成现在的你的一些因素,你便能够理解别人与你的不同。
你在沟通中的关键地位
作为一名主管人员,你处于沟通过程的中央:即位于你的老板(上司)和工人(下属)之间。对于你所在的部门要负责的每一种产品和每一项服务,你都应当营先明了你的上司对此在数量、质量及时间上有些什么具体要求,然后你有必要把这些情息完全准确地传达给下属,你对他们的产出负责,如果出了什么差错,你第一个要承担责任。你最好定期向你的上司报告生产的情况;遇到自己难以解决的问题你要及时反映给上级共同谋求解决的办法。沟通的过程如下图所示:
中图可知,你的工作在于保持这一沟通的畅通。这一点会受两方面因素的影响:一个是你与其它人之间的信任程度。另一个便是你在这整个沟通过程中所表现的技巧如何,本章节主要给你提供了一些更好地了解你自己,宽容别人的方法,这样使你在新的中间性职位上能够扎下根基。
向上级主管汇报工作
上级主管来自上级主管和同事的信息同事与同事共知的信息
主管人员主管人员
获取来自工人的下达给工人的指令
信息工人

练习
检查一下你自己的沟通过程:
你从你的老板那儿得到什么信息?
这些信息完整清楚吗?
合乎时宜吗?
很难办到吗?
你从你的同事那儿得到些什么信息?
你属于这个非正式工作网吗?
你都从谁那儿获得一些非正式的信息?
你怀疑信息的来源吗?
你给你的员工什么样的信息?
他们在与你沟通时感到轻松自如吗?
他们对此满意吗?
你从你的下属那里获取什么样的信息?
这些信息是通过观察得到的吗?
这些信息是他们直接告知你的吗?
你对信息的反馈很重视吗?
你向你的老板(上司)都汇报些什么?
你的老板开放、有兴趣并且愿意听取你的报告吗?
你感觉他理解你工作中的困难吗?
你是仅仅汇报主要事件呢还是有可能与老板进行深入地讨论?
你与你的同事共享那些信息?
你帮助他们完成他们的工作吗?
你觉得哪类信息是应该与他们共知的?

在完成上述练习之后,你可以回过头去看看这些答案是否令你满意。如果你觉得不够满意的话,你可以订个计划,弄清在沟通的过程中有些什么问题存在,然后逐步克服提高。
如何处理各种矛盾
在实际工作中,矛盾冲突是不可避免的。让所有人在任何事情上都取得一致意见是不可能的。作为一名主管人员,当你的工作范围内出现了影响你的员工,你本人甚至影响生产的矛盾冲突时,你有责任来协调处理这些矛盾。在工作中你可能会遇到的矛盾有四大类:(1)你自身的矛盾,(2)你与你员工之间的矛盾冲突,(3)你与你的上司(老板)之间的冲突,(4)你下属之间的矛盾冲突。
你自己的矛盾
在工作中,你会遇到自己个人生活与职业之间的矛盾,你还会遇到自身价值观与企业目标之间的冲突。成为主管人员之后,你便要承担新的责任。这时你会发现处理家庭生活要比以前困难多了。经过一整天辛苦的工作之后。回到家里你必须缓解疲劳消除压力。但是,对于很多人而言,他们很难在离开工作岗位时放下工作。相反,他们把工作上的焦虑,失望以及痛苦带回到了私人的生活之中。而在调动工作时,各种矛盾就多了,尤其在你觉得不适应新的岗位时,麻烦就更多了。
麻烦意味着你工作上的失意,这会影响到家庭的气氛,体会因为某件工作上的麻烦而闷闷不乐,甚至因此而迁怒于你的家人和孩子,你可能对他们感到不耐烦甚至责骂他们。麻烦,只有当你适应了新的工作,在工作中能够发现乐趣并且获得了一种自豪感之后才不会来打扰你。
你对你的工作投入多大的精力?你在晚上回家或周未时把工作带回家吗?在工作时你比别人总是去得早归得晚吗?如果你是的话,你一定是以牺牲自己的私人生活为代价的,如果你是一名女性,你会明显感到照料家庭和孩子的压力沉重。而作为一名男性,他则被可望能够分担一定的家务和家庭的责任。作为一名主管人员,一开始你的工作时间会增加,其结果必然导致私人生活的减少。如果这样只是暂时的,你的家人也许能够理解,因而也不会造成什么大的冲突。但是如果你的工作使你付出了牺牲家庭生活的代价,那么你就落入了这样一个陷井。你会说:
“明天我会跟我的家人一块儿度过。”然后当“明天”到来时,你可能连家庭都已经失掉了。他们在这种等待中长大,并且厌倦了这种并无希望的等待。所以,要使自己工作和家庭兼顾的确是件很困难的事情。
另一种个人可能遇到的冲突是你本人的价值判断与公司的目标冲突。比如说,你所在的公司制造了劣质产品,非法处理公害物质或者对手下员工不公等等。遇到这种情况,并非每个人都能很潇洒地一走了之,所以你的日子会不太好过,你还要承提很多家庭责任。那么你该怎么办?你可能不得不继续工作,尽管这种冲突会一直存在直到有一天你可以消除它或者能把这个问题提交给你的上司去处理。所以尽管你对这个公司可能不再有半点的责任和忠诚,你还是必须呆在这个令人不愉快的职位上。也许你能够用埋头单独工作尽力管理好自己所在的部门来摆脱这种冲突,但是你仍清楚地认识到自己的价值系统与自己所从事的工作是割裂开的,这种严重的不协调会存在并极大地影响你的工作。
你和员工之间的矛盾
你和你员工之间矛盾冲突的产生通常是因为你们对工作有着不同的标准和期望。
你希望你的下属能够尽快完成工作:而她认为你太不现实。因而导致你很失望,她也十分灰心。另外一名员工希望你能为他提供更好的工作条件,而你没办到,于是他生气,你也不知该怎么办。有一名员工对你十分粗鲁;还有一名员工总是不合适地奉承你。你该如何处理与这些依靠你而生活而你同时也依靠他们生活的人的不愉快事情呢?
首先,你必须弄清这种冲要是什么;
其次,你要找出导致这种冲突的原因;
接着,你必须正视你所要克服的障碍;
然后,你要检测一下你所采用的方法是否能有效解决这一冲突。
最眉一点,你应当预见到事情的结果,不管你最终是否能解庆这一矛

盾,对其结果的可能情况你应心中有底,不至于到那时手足无措无以应付。为了更好他说明这五点,让我们来看看下面的例子:
小刘的工作总是很迟缓,她经常连你的最低要求也这不到。你已经与她谈过,并且仔细地观察她的工作,给她提了一些良好的建议。但这一切都无济干事。你每一次与她谈及工作时她便感到泪丧不安。要弄清这种矛眉,你必须明白这种矛盾的产生在于你与小刘对工作有着两种不同的标准。
问题的关键在于你必须让此事引起她的高度重视。
障碍看来似乎是小刻不愿意与仰谈及她的工作,或者她的确没育能力把工作做得更好。
你可供选择的解决办法是:让人对小刘进行专门培训:调动她的工作或降低你的期望。
姐果把这一矛眉置于一边不予理睬,则可能使你总感到不满意。但如果你来面对这一矛盾的话,可能会使小刘的工作得到促进,她也能与你进行更好的沟通;但另一面可能会导致她辞职或被辞退。要回答的问题是:你是否愿意冒这个隘呢?吕则,你就只能让沤一矛眉继续存在下去。
下面再让我们来看看另外一个例子:
小杨总是抱怨工作间男嗓音过大,而你对此未加理睬或无能为力。于是他生气了并且因此埋怨你。那么这个例子中的冲突在于你们对于何种行为可以接受这在观急上的差异。
导致矛盾的原因在于们认为你,作为老板,是应当对噪音予以重视的,而你只不过累不愿意采取什么措施。
障碍在于仰要面对小杨对你的不信任和的确存在的嗓音。
问题的解决在于你同小杨交谈时要汪意技巧,应努力使他参与进来共同谋求解决的办法。比如说,建议他戴上耳塞等。
这个结果可能是小杨接受你的建议,改变对你的态度或蓄是继续埋怨墓至责骂你,直到你不得不调动他或者干脆辞退他。让我们禾喜一蕾小杨和他的主管人员之间的一段对话:

主管:小杨,我对你的责骂表示遗憾。如果你有什么话要说,我希望你在冷静下来之后再同我谈。好了,告诉我到底什么问题?小杨:你应该知道是个什么问题——你对我们根本不关心。这该死的噪音一直吏我
头疼。而你呢?你视而不见。
主管:我已经跟老板谈过这事了。而他只能责怪机械师。显然他采取不了什么有效的措施;你说你一直为此感到头疼,我表示歉意。你看是不是调动一下工作或者你能否戴上耳塞什么的,这样也许会好些。你怎么看呢?或者你有什么更好的办法,请告诉我,我会尽力去办到。
小杨:(略为抱怨地)或许我可以坐得离窗子更近些,这样也许好点??
主管:那么就这样来试一个星期,如果仍不行的活,我们再坐下来心平气和地好好
谈谈。
在上述这个例子中,主管给小杨提供了一些可能有效的解决办法并且明确指出小杨的责骂行为是不当的。
但是在处理这一矛盾时,可能会引发另一种结果:尽管到目前为止双方的态度都很合作,但是那个本来坐在窗户边的第三者会怎么想呢?如果小杨过去,那么他到哪儿去呢?他会愿意吗?所以主管还必须同这第三者谈一谈,确信这样解决不会导致他们二者之间的不和方可。
冲突产生多是因为人们对信息的理解和掌握不一样(小杨认为你能够解决这个问题),或者对问题持不同意见(小刘认为她已能干得很不错了),或者是你们的目标和价值判断就不一样,你们对于公司的忠诚度不一样,甚至是非观念都相去甚远。
你和老板之间的矛盾
对于这种矛盾,让我们来反推一下,你认为你的老板对你的期望过高(正如小刘这么看待你一佯)或者是故意不满足你所必需的、合理的要求(正如小杨如此看待你一般),于是你的老板跟你生气了;而你也对她/他颇有愤恨——那么你该怎么办呢?其实有很多方法可以用来解决这一潜在的矛盾。请先分析一下你的老板;对下列问题作出回答:
你的老板是愿意接受书面报告,还是愿意援受拜访或者邀约面谈?
你的老板在谈论问题时是爱兜圈子还是直指主题?
你的老板是看重具体事件还是重创造性和与众不同?
你的老板是否对某一部分人育偏见或者在暗中支持某一部分人?

你的老板是否重视信息的反馈?即使是消极的反馈他也得重视?还是只愿听好消思,大喜报?
你的老板是喜欢亲自解决问题呢还是通常只给出解决的方法?
你的老板是否总是很乐意去了解情况或者是仅限于已知的信息?

作为主管人员,你的工作方式以及你的为人方式与你的老板保持谐调一致是十分重要的。举例说:如果你的老板较容易发脾气,你谐调的方式是最好保持沉默;如果你的老板做事雷厉风行,那么不谐调的方式就是工作拖沓。
了解你的老板只是第一步。第二步是要了解你自己,看你能在多大程度上满足你老板的期望,即你在多大程度上能够做一个你老板所希望的那种下属。
处理好关系既是你的责任,也是你老板的责任。而且你必须意识到你的老板所给你的责任、工作上的压力以及各种期望都可能是他/她的上司所给予的。你肯定会遇到你的老板对你发脾气的时候。如果这个脾气发的对,你就必须承认错误并且作出承诺该如何去改正或提高,而不是对你的错误进行辩护。如果他的脾气发的不当,你可以给他指出并且向他把事情解释清楚,告知他不应当对着你发脾气,而且,你这样与他达到谅解后还可以为他提供一些解决问题的建议。
① “给我买本周刊杂志来。”上司命令小胡。
② “去,给我买瓶啤洒来。”又一个命令。
③ “简直拿人不当人。”小胡非常生气,使劲将啤酒罐摇了几下。
④上司一打盖儿.啤酒沫喷得他满脸都是。

当老板就象是为人父母,既需要技巧而且要有艺术性。技巧通过学习可以得到,但艺术性则是一种长期的素质,是作为一名师者,一名教练,一名领袖,一个核心人物或一名举足轻重的权威的优良素质。有一些老板比其它人要好一些,绝大部分有很多优点;但所有的老板都有缺点。如果你不能处理好与你的老板之间的关系,你最好还是另求他主,除非你能够做得相当相当出色,因而避免所有可能出现的矛盾,但这不可能。
你下属之间的矛盾
你有责任来营造良好的工作氛围。这意味着你所在工作环境必须使你的下属能够愉快高效地工作,这样才能实现你的生产目标并且使人们为此感到满意。因而你不必进行过多的人事变动,也不要招入那种脾气暴躁的人做你的员工。
你可以通过如下的方式来达到这一点:尽量使自己能让下属接近,通过与他们的交谈来了解工作的进展或是遇到什么麻烦。做这种下属能接近的上司,你必须能够仔细听取池们的意见,必须能够重视一些细小的事情,你必须处处体现出对他们的关切和在意。去了解事情的进展意味着要通过积极的询问来获取信息。看是否有人需要帮助或努力去发现一些细小的变化(如有的工人使劲敲门,乱扔工具或者大声叫嚷、迟到等),因为这些细微的蛛丝蚂迹中可能蕴塞着矛盾冲突。所以你最好是在问题严重之前就解决它,尤其是这种涉及到多名下属的问题。没有人愿意生活在不愉快的环境之中,一个有问题的工人可能导致整个工作的氛围令人不愉快。假设你有两名下属经常争吵,那么你就有必要去弄清这种争吵是一种友好地争吵吗?只是一种开玩笑的嘲讽吗?或者仅是用于闲极无聊时解闷逗趣的一种方法呢还是暗中带刺相互中伤的争吵?如果属于后者,你便要作为中间人去加以调解了。
有人很害怕出现矛盾,因而出现了矛盾时便不惜一切代价来消除它;而有的人只对争论和冲突情有独衷。你是属于那一种呢?
并非所有的冲突都是不利的。有时,一些意见上的分歧是十分必要的。如果人们认为持异议或不赞同是一种很自然的事情并且不是把争论看作一种威胁而是看作一种健康的行为,那么你的企业会因此受益匪浅。因为,如果我们对什么都保持一致,就不会有挑战,不会有创造性;也不会有相互的学习和提高。例如,如果你的两名工人就某一问题的最佳解决方案争得面红耳赤,这时候你要表现出对他们这种认真态度和敬业精神的赞许,你可以得出一个实际可行的折衷办法或者从一个特殊的角度来发现解决的妙方。
女口果你遇到那种个人之间的冲突,你最好是单独私下里听听双方的陈词,但不要急于表态肯定谁或否定谁。当人在气极时可能会说出诸如:“我再也不会跟你反映任何事情了”的话。当然,他不可能做得到。你要避免火上浇油的正面冲突。因为下属向你谈及他的感觉能够消除他的怒气,待事情冷落下来后,你再就此做出决定,看如何使他们更好地相处来实现公司的目标。
你不要指望分歧的双方能够和好如初。但你要告诫他们必须相互尊重,不论感觉如何都应当充满理智地以礼相待;这时候,你便有权威性来订出一些条例。比如说:不准直呼其名;不得故意破坏或扰乱他人工作;不得对同事持不合作态度;不准因任何理由动用暴力等。
在这种情况下你可能遇到的问题是你的其它下属可能会对此表明他们的态度。因此你可能会看到一半的人与另一半的人形成对峙。这时,除非你有绝对的把握谁是谁非,否则不要表态。你首先要强调的是:工作第一。只有当你对自己的调查能力,分辨能力以及自己的公正无私有绝对的信心和把握时,你才能让当事人双方对质。而且对质的场合最好选在你的私人办公室或其它工作地之外的地方。
在解决这类问题时,有一个行之有效的方法,那就是让他们当事人双方能够调换角色,设身处地地为他人想一想。
通常,人们看起来是在为一些鸡毛蒜皮的小事或孩子气的事情而闹矛盾。但你切切不可对这种小矛盾等闲视之。这种事情可能涉及到自我领域、自尊以及地位的争斗,这时候就没有哪一个是无足轻重的了。尽管口角会经常存在,但你要把握好解决的尺寸,要适度才行。
你与上司之间有关性的问题
如果你的上司对你作出性的暗示,或者请你共进晚餐,而你明白这根本不是为了业务和工作上的需要时你该怎么办?
如果在一开始被你拒绝后,他(通常情况下都是男性“他”)仍然继续这样,这时你可以同他找个私下的机会谈一谈并且告知他:“我知道你请我吃饭,把手放到我的身边是出于一片好意。但是我不喜欢这样,我不跟我所工作的人约会。虽然你对我不信任,因而才盯视我,我告诉你我不想这样,你要我怎么做才肯相信我呢?对我来说,尽全力做好这份工作才是最重要的。我不希望任何事情使我的工作受到影响。”
这时,你的上司就必须给出一个明确的答复。如果你对他的回答感到不够满意,你还可以对他说:“是不是我的行为中有什么使你认为我很有趣?”
这样,你的上司便不能再支支唔唔了。这一步使你的上司认识到他应为他的行为负责。千万不要把他卷入问题之中,应把他推向问题的解决者一方。
如果他仍然继续,你可以严肃地跟他说再这样下去你要向他的上司反映,甚至会以性骚扰起诉他和公司。但是,这样做会弄得很不愉快而且对你而言代价太高了。因为你即使赢了,你的名声会因此受损(尽管你是清白的)并影响你的谋职。愿意采取这种办法来解决问题的女性需要极大的勇气。
我们所说的性骚扰是指那些强迫的、不情愿的、影响你正常工作、并且使你害怕去阻止的、会给你的工作和前途造成恶劣影响的性行为。你必须十分清楚你所在的公司对于性骚扰所采取的一贯的方法。如果这种问题一再困扰你,你可以求助于你上司的上司,或求助于人事部门或组织部门。
你与下属之间有关性的问题
这类情况多出现在男性上司和女性下属之间。作为主管人员一定不要与下属发生任何形式的性关系。为什么?因为一些雇员会因此认为,如果她们拒绝的话,主管会因此发怒,以至于故意刁难她们的工作。给他们穿小鞋、搞报复整治,甚至会寻出什么理由解雇她们。如果一名主管人员利用自己职位和权力上的优势对下属进行性骚扰,那么他便违反了法律,应当受到法律的惩处。
不要试图触摸你的下属,更不要与她们谈及你的性经历,性幻想以及任何有关你性生活的问题,因为这样不仅会使她们感到难堪。不自在而且会引起她们的误解。不要有意盘问下属个人生活的事情,除非你认为这样做有助于你了解下属的工作或者有助于解决她所遇到的问题。
除非公司中的气氛十分融洽,否则你不要谈及个人问题。如果你的下属中有谁存在引诱你的倾向,你千万不要去迎合他/她。如果你主动去迎合了,你便是利用了作为上司的职权,是对你十分有害的。
你下属之间有关性的问题
请注意观察你的下属之间是否有时开一些涉及到性的玩笑。有一些女性对此会表示不悦,但总感到不好意思去制止。有一些女性看起来似乎并不反感,但更多是内心不悦却装作无所谓。这是因为她们不愿意被当作过于拘谨和不合群的人。而且,一些男士也对谈论性的话题感到窘迫不安,但他遇到这种情况通常是保持缄默。这时,主管人员便有责任来制止这种行为。同时你还要意识到现在有很多有关同性性骚扰的报告产生,对此你也要予以重视。
对于大多数公司而言,防止性骚扰产生的最佳办法是形成完善的书面条例,严厉禁止上司利用职务和权力之便对下属进行性骚扰,同时也禁止下属之间的不正当的性方面的侵扰。但在我国这方面的书面条例还没有。
法律上关于性骚扰的范围是比较宽泛的。如果有一名女性下属遇到性骚扰,成为别人口头上、玩笑中的贬损对象,并且这一问题被提交到主管人员的桌面上,这时,如果主管人员未能很好地解决这一问题,便会造成对性骚扰行为的宽恕甚至是纵容。
如果一名下属遇到了类似的骚扰,并且把这种情况反映到她的上司那里。如果上司对此不予理睬,那么他/她就对此承担着与骚扰者等同的责任。除非这名下属在反映这种情况之前已经把这件事诉诸法律,使上司来不及弄清事情的真相。
但无论如何,绝大多数这类问题应当提交上一级处理,因为如果上司对这种问题处理得当便能够避免法律上的纠纷。下面是上级主管在解决性骚扰问题时必须遵循的一系列原则:
弄清你所在的公司关于性骚扰的有关规定。如果一个公司要避免卷入法律纠纷,那么其人事部门必须制定有相应的规章制度。
把握好你自己在实施这一规定中的作用。妃果你的公司从未对主管就如何处理性骚扰问题进行过专门培训,你最好向有关部门提出咨询或询问你公司的人事部门,就这类问题寻求解决办法,在解决时你要向当事人询问下列八方面的关键问题:
(1)谁骚扰了你?
(2)他/她怎么骚扰的?
(3)他/她做什么了?
(4)这事是什么时候发生的?
(5)发生在什么地方?有见证人吗?
(6)这在以前发生过吗?
(7)这在别人身上发生过吗?
(8)你希望我怎样处理?
让公司所有职员熟悉了解育关性骚扰的规窜制度。不论是任职多年的下层还是新近招聘的职员,你必须确保他/她们熟悉所有这方面的规定。简单地分发这方面的材料和规章是不够的。你要认真地坐下来跟他们句论这一问题。你可以通过录像资料来进行这方面的宣传教育。
当这种侵扰发主附,你要兰机立断,小心解庆。一旦蕾见租听说性骚扰事件产主,切莫不可坐等这事自行消失或不了了之。仰应兰用一种很专业的方式来解庆这类问题。千万不要被这种问题迷惑或大受惊吓以致影响你正确地处理。当然讨论应当在私下里进行,不要弄得沸沸扬扬。
对事件要进行客观深入的调查。作为一名主管,你汪调查中要保持冷静,采用合乎法律程序的乃洁。你要告知受侵害一方,如果需要采取进一步的措施则最好形成书面报告。
同有关方面形成行动方案。询问受侵害方希望伽采取的行动。下属可能会向你寻求解决问题的办法或问伽汇报希望你能对此作出调查。在大多数情况下,你应该尽快把事件提交人事部门以便们们对此迅速进行调查。
自始至终解决问题。如果在你与受侵害方交谈并提交人事部门后,情况并未获得好转,那么你就应该亲自作出调查,如果的确发现骚扰问题,立刻到采取有关措施。

如果在解决此类问题中,上司能够很好地遵循这些原则,则可以不必诉诸法律便能获得较圆满的解决。但你必须确保规章制度中含有职员不适当行为的明确规定;哪种行为会被视作性骚扰,其骚扰程度如何判断;一旦发生这种行为又当如何予以处理。
举例说,这个制度中应包含如下的内容:
用写性有关的污秽语和动作凌辱职员,使真尊严受到侵害。
恐吓,强迫或暗示职员容忍性骚扰以保持其职位。

对抗议性骚扰的职员进行打击报复。如果你发现你的上司、职员或客户有上述行为,你应当告知你的上司,或通知人事部门以及其它相关机构。我们应使所有职员放心,能保证他们的人身安全和尊严不受侵犯。不主张职员忍受辱骂和其它一些不良行为。
如果下属拒绝上司的性要求,则可能会使其工作受到威胁。如果对上司(侵害人)予以起诉,对簿公堂则显然会造成相互敌对和仇视的工作环境。同事之间存在的这种侵扰则会影响工作的有效开展。性骚扰被看作一种权势的玩弄,它逼使人去做自己不愿做的事。性骚扰常常使被骚扰者感到无力反抗也无处求助,而侵害人则以牺牲别人为代价获得一种权欲的满足。
调查还发现,通常是那些对自己信心不足的人才会去侵害别人,而女性和儿童则常常是他们侵害的对象。对那些视骚扰若不见的同事而言,他们不是无辜的见证人而是同谋甚至帮凶,因为去制止这种侵害行为的发生是每一名职员的责任。
工作中的性关系
除了侵扰以外,其它有关性的问题也同样会影响生产或工作氛围。如果你手下有两名员工之间保持着某种性关系,那么你该怎么办?如果这既不影响他们的工作也不影响他人,当然是没什么大不了的。但是,工作中的性关系是会导致人际关系破裂的。这一对儿的行为可能会不那么遵守规章制度,他们会故意拖延午餐的时间或者找借口到一块儿工作,其它的员工则会被他们的某些行为弄得很不愉快。如果他们其中有一位自居高位,则会使其它职员受到威胁,因为另一位很可能利用这种优势从其手中获得某些特殊的权利。在这种情况下,不论她/他获得了什么好处都会被别人视为是不公平的。作为一名主管人员,如果你发现这种状况导致了消极的结果,你则应当出面找他们谈话或考虑把他们分开。被调离的一方最好不要是女性一方(尽管通常会这么做),因为在这种事情中女性通常

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