1.目的
为了保证计量所记录和档案的填写、标识、借阅、保管和处理进行有效的控制，特制定本程序。
2.适用范围
本程序适用于试验各种质量活动和检测记录的控制及档案的管理
3.职责
3.1技术室负责记录的归口管理，并应将质量体系运行中产生的记录列入记录总目录中。
3.2各部门（班组）负责本部门（班组）记录和程序文件中要求的相关记录的管理。
3.3监督员负责对记录真实性的监督。
4.工作程序
4.1记录的生成
在质量活动过程中应填写有关的记录。记录可以是文字的，也可以采用磁带、光盘、胶片等其它载体生成。
4.2记录的编号
4.2.1质量手册和程序文件的编号按DNJL-CX-03《质量体系文件控制和维护程序》规定编制。
4.2.2质量记录的编号原则是：
DNJL•L/XX•WW-VV-YYYY
其中：XX－ZS代表质量手册，CX代表程序文件，ZDS代表作业指导书
WW－程序文件序号
VV－记录序号
YYYY—记录生成的年份
4.3记录的管理
4.3.1质量记录在填写之后应及时登记编号归档保管。
4.3.2保密文件的借阅应执行DNJL-CX-01《保护委托人机密信息和所有权程序》。
4.3.3监督员应对记录的真实性进行定期检查、抽查。
4.4对原始记录的管理
4.4.1检定原始记录是出具证书的依据，是最重要的检验过程记录。为了保证能够复现检验活动的全部过程，原始记录应包含足够的信息。
4.4.2根据规程、标准制定符合要求的原始记录格式。原始记录内容应包括以下内容：
4.4.2.1原始记录的标题；
4.4.2.2原始记录的唯一标识和总页数；
4.4.2.3检定对象的状况，包括状态、地点、型号、名称、等级和制造厂商名称等；
4.4.2.4抽样、封样记录（适用时）；
4.4.2.5使用的仪器设备名称和序号；
4.4.2.6记录观察得到的数据、计算公式和导出的结果；
4.4.2.7检定时的环境条件；
4.4.2.8检定中意外情况的描述和记录（适用时）；
4.4.2.9检定日期；
4.4.2.10检定人员、审核人员的标识；
4.4.2.11参与抽样、样品制备人员的标识（适用时）；
4.4.3所有的检定原始记录应按规定的格式填写。书写时应使用钢笔或签字笔，字迹要清晰。
4.4.4如遇原始记录填写错误需要更改时，应采用“杠改”方式。更改人在“杠改”后的记录上加盖自己的名章或签字后，在“杠改”记录的右上方填上正确的内容。
4.5记录的借阅
4.5.1各部门（班组）保管的质量记录在人员借阅时需经部门（班组）负责人批准，外来人员借阅时需技术负责人批准，并履行借阅手续。
4.5.2根据合同或委托方的书面要求，记录可提供给委托方查阅。
4.6记录的归档和保管要求
各部门（班组）记录应及时对记录进行归档管理或按规定上交归口管理部门。记录应贮存在防潮、防虫、安全的环境里，对以电子媒体形式记录的质量记录应做好备份。
4.7过期记录的标识和销毁
质量记录的保存年限达到规定的年限后，要在质量记录登记的相应栏目上注明“过期”，并单独存放。对无保留价值的过期质量记录可由部门负责人提出书面申请，经技术负责人批准后方可执行销毁。执行销毁应有二人在场，并在销毁申请表上签名，由各部门保存。
4.8记录的保管年限
记录的保存期限分为短期（1年以上）、长期（3年以上）、永久（5年以上）。保存期限由记录保存部门（班组）根据具体情况自行决定，但不得少于质量体系监督审核的一个周期。
5.相关文件
5.1DNJL-CX-01保护委托人机密信息和所有权程序
5.2DNJL-CX-03质量体系文件控制和维护程序