1.目的:
建立程序文件控制系统,明确文件的审批、分发、更改、借阅的程序。
2.适用范围:
适用于公司程序文件的控制。
3.引用文件:
3.1质量手册第4.5章
3.2ISO9002标准第4.5章
4.职责:
4.1公司“推行ISO9002标准工作小组”负责编写程序文件,由副总经理批准。
4.2综合办公室负责程序文件整理归档和日常借阅的治理。
4.3由综合办公室负责程序的发放,各部门存放一份相关的程序文件副本并遵照执行,并由各部门主任负责文件的保管。
4.4公司程序文件的更改必须经过副总经理签字认可,才能执行,综合办公室负责文件更改的换版。
5.工作程序:
5.1文件标识:
5.1.1所有程序文件应有以下标识:公司名称、标准、文件号、文件名、版号、发放编号、修改记录。
5.2文件的发布:
5.2.1公司各部门可根据各部门的实际需要建议发布新文件。公司各部门也可根据所使用文件在实际工作的应用情况,及时记录文件与实际工作不适的方面并提出改进意见。
5.2.2凡属本公司的员工都可以根据实际工作需要提出发布一个新程序文件,或改版某个已发布程序文件的要求,由部门负责人将草案上报治理者副代表审核，治理者代表批准。
5.3首版文件发布前,每一个文件必须进行校对,并审查文件是否合理及是否符合质量方针要求,只有经治理者副代表审核,治理者代表批准后,才能确认是正式颁布。
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5.4程序文件的借阅:
5.4.1公司所有程序文件的借阅都应经过治理者副代表批准,并在综合办公室填写《文件/资料借阅登记表》,方可借阅。
5.5程序文件的修改:
5.5.1程序文件的修改必须由申请人提出《文件修改报批单》,经过副总经理批准。修改文件的发布程序同首版文件发布程序。
5.5.2修改文件只有经过治理者副代表审核,治理者代表批准后,才能被认为已正式发布并生效。
5.6首版文件和修改文件的发放:
5.6.1程序文件必须建立一个发放文件的主清单,主清单中应包括有发布文件的文件名、编号、发布日期、最新版本和分布发放范围,交副总经理审批。
5.6.2综合办公室主任依据副总经理批准的《程序文件主清单》,将程序文件副本盖受控文件专用章后分发到需要执行使用的部门,并要求收领文件人在《文件/资料发放登记表》上签字。
5.6.3部门负责人持有指导其部门工作的相关程序文件。
5.6.4改版程序文件由综合办公室主任负责在批准后三天内发放到原首版文件持有人或部门。
5.6.5所有程序文件必须加盖公司受控文件专用章后即视为有效文件,未加盖受控章和复印受控章文件为无效文件,无执行依据。
5.7作废程序文件的处理:
5.7.1作废程序文件的正本及副本均要求在新程序文件改版发放时,由发放部门综合办公室统一收回,并建立《过期文件/资料清单》。
7.2作废程序文件的正本及副本应由综合办公室统一销毁,如因积累资料或法规需要加以保存的,必须作出“作废”或“仅供参考”标识,并与现行有效程序文件隔离存放。
6.支持文件与质量记录:
6.1《文件/资料借阅登记表》EJ-QR-QP6.1-01
6.2《程序文件主清单》EJ-QR-QP6.1-02
6.3《文件修改报批单》EJ-QR-QP6.1-03
6.4《文件/资料发放登记表》EJ-QR-QP6.1-04
6.5《过期文件/资料清单》EJ-QR-QP6.1-05