什么是文件？ISO14001：2004中第3.4条款指的是信息及其承载媒体。
在环境管理体系（EMS）ISO14001：2004标准4.4.4条款给出了环境管理体系文件的原则范围：“环境管理体系文件应包括：a)环境方针、目标和指标；b)对环境管理体系的覆盖范围的描述；c)对环境管理体系的主要要素及其相互作用的描述，以及相关文件的查询途径；d)本标准要求的文件，包括记录；e)组织为确保对涉及重大环境因素的过程进行有效策划，运行和控制所需的文件，包括记录。”而一个充分、适宜、有效的环境管理体系所需的文件的多少与详尽程度则同时取决于其他的因素。
ISO14001∶2004标准引言中提出，“环境管理体系的详细和复杂程度、体系文件的多少、所投入的资源等，取决于多方面的因素，如体系覆盖的范围、组织的规模、其活动、产品和服务的性质等。对于中小型企业，更应当意识到这一点。”
该标准附录A4.4条款指出，“对于不同的组织，环境管理体系文件的多少可能由于它们在以下方面的差别而各有不同：a)组织及其活动、产品和服务的规模和类型；b)过程及其相互作用的复杂程度；c)人员的能力”。
综上所述，文件因其作为“信息及其承载媒体”的性质，在环境管理体系中的多少与详尽程度取决于：
-组织自身特性或特质及其环境方针；
-环境管理体系覆盖范围及其复杂程度；
-标准对环境管理体系文件的要求（4.4.4条款要求及其他）。
显然，文件不是越多越好、越细越好，或者相反，而应有一个度。
ISO14001∶2004标准附录A4.4指出：“文件的详尽程度，应当足以描述环境管理体系及其各部分协同运作的情况，并指出获取环境管理体系某一部分运行的更详细信息的途径”。这应该是对环境管理体系文件的度的起码要求。
哪些文件是必须的
按照ISO14001∶2004标准A4.4.4d）条款所述，本标准要求形成文件之处，必须形成文件，这包括：4.1，4.2e），4.3.1，4.3.3，4.4.1，4.4.3，4.5.3，4.6等条款中明确提出的文件要求以及4.5.1条款中隐含的文件要求。
程序需要文件化吗
程序的定义是：为进行某项活动式过程所规定的途径（ISO14001：2004第3.19条款），程序要不要文件化呢？“程序”的定义的“注”是这样说的：程序可以形成文件，也可以不形成文件。在ISO14001∶2004标准中，共有4.3.1，4.3.2，4.4.2，4.4.3，4.4.5，4.4.6，4.4.7，4.5.1，4.5.2，4.5.3，4.5.4，4.5.5等12个条款要素的14处（若加上标准A4.3所示-如果组织决定就环境因素进行外部信息交流，它可以制定一个这方面的程序-则共有15处）建立程序的要求，但其中只有4.4.6a)明确要求应建立、实施并保持一个或多个成文件的程序。
而ISO14001∶2004标准A4.4的指南：对于程序是否形成文件，应当从下列方面考虑：
1）不形成文件可能产生的后果，包括环境方面的后果。
2）用来证实遵循法律、法规和其他要求的需要。
3）保证活动一致性的需要。
4）形成文件的益处，例如
-易于交流和培训，从而加以实施；
-易于维护和修订；
-避免含混和偏离；
-提供证实功能和直观性。
5）出于本标准的要求。
如此说来，除非组织的人员的能力已可充分满足上述要求需要的那一部分，程序均应予以文件化-形成程序文件。
当然，文件与文件不同，尤其对活动、产品和服务以及过程及其相互作用相对简单的中小型企业，不要忘了ISO14001∶2004标准引言的提示，而过于苛求。
一定要建立手册吗
ISO14001∶2004标准没有要求建立手册，标准附录A4.4条款专门为此做了说明：“可将环境文件纳入组织所实施的其他体系的文件，而不强求采取手册的形式。”
不强求不等于不需要。况且，“可将环境文件纳入组织所实施的其他体系的文件”，可以理解为，在多个标准整合的体系中，可以充分利用其他体系的文件形式和结构，比如质量管理体系。
手册有其不可替代的作用，手册应当起到如下作用：
-概览全貌，一目了然。可用于概括描述：组织概况，包括相关特性/特质；环境方针；环境管理体系的覆盖范围；环境管理体系各要素要求及相互关系与作用；环境管理体系策划结果。
-信息索引、途径直观；有如模型、沙盘、导游图中的图例图示图标路标；可利用正文引用、附录、附图、附表、附件等方式给出相关文件的出处，或查询途径。一册在手，线索全有。
-拾“遗”补“阙”，物尽其用；有如模型、沙盘、导游图中细化了的局部；可在部分章节描述具体要求，省去建程序、写指导书。