大家知道，利用Excel数据菜单中的有效性功能可以控制一个范围内的数据类型、范围等，其实利用它还可以快速、准确地输入一些数据。比如我们需要在下表A2:A12区域输入班级的名称，而其名称“初三1班、初三2班、初三3班”又是固定的内容。在这种情况下利用数据的有效性，便可将班级快速且准确无误地输入进去，具体的步骤如下：
1.先在一个空白区域内输入好序列：“初三1班、初三2班、初三3班”，如表中“G3:G5”区域。
2.选中要输入数据的区域，如选中“A2:A12”。
3.依次选择“数据→有效性”菜单命令，打开“数据有效性”对话框。在这里设置有效性条件为“序列”，选中“提供下拉箭头”。并在来源里选择序列区域“G3:G5”，单击“确定”按钮。
4.把光标放在需要输入数据的单元格内，此时便会有一个下拉箭头，按下“Alt+↓”，在弹出的下拉列表中选择需要的数据，按回车键即可。
怎么样，如果数据很多的话，比逐个输入要方便的多吧，此例仅在说明其用法，希望大家能在实际工作中触类旁通。