1、规定销售人员应密切关注顾客以各种方式反映的意见；
2、对顾客的意见进行登记和分类，使顾客知道公司已经注意到他们所提的意见；
3、应以表格的形式详细记录顾客反映的意见，内容包括顾客姓名、地址、所购产品名称、数量、金额以及反映的质量问题和要求等；
4、明确规定如何调查和追究造成顾客意见者的责任，以及进行跟踪调查活动的要求；
5、规定不良品的修理、调换、退货或其他补偿办法；
6、监督顾客意见的处理过程。直至问题解决；
7、记录及调查顾客意见，不仅有利于及时采取纠正和预防措施，而且也是证实企业执行ISO9000标准的客观证据。