设备档案的管理工作将有益于企业搞好设备管理工作和生产经营活动，尤其在建立ISO9000质量体系过程中，这是一项不可缺的工作内容。所以，企业的设备管理部门和财务部门均应根据自身管理工作的需要，做好设备档案的管理工作。
所谓设备档案，是指设备从规划、设计、制造、安装、调试、使用、维修、改造、更新至报废的全过程中形成的图纸、文字说明、凭证和记录等文件资料，通过不断收集、整理、鉴定等工作建立的档案。至于设备说明书、设计图纸、图册、底图、维修操作规程、典型检修工艺文件等资料，有些单位通常是作为设备的技术资料由设备资料室或管理部门保管和复制供应，未纳入设备档案管理范围。
设备档案一般包括设备前期及设备投产后两个时期积累的资料。
1.设备前期的主要资料
(1)市场调研，设备选型和技术、经济论证。
(2)设备购置合同(副本)。
(3)购置技术、经济分析评价。
(4)自制专用设备设计任务书和鉴定书。
(5)检验合格证及相关附件。
(6)设备装箱单及设备开箱检验记录(包括随机备件、附件、工具及文件资料等)。
(7)进口设备索赔资料(复印件)。
(8)设备安装调试记录、精度检验记录和验收移交书。对于特种设备的安装，还要有安装单位应具备的资质证书等。
2.设备投产后的主要资料
(1)设备登记卡片。
(2)设备使用初期管理记录。
(3)开动机台的记录。
(4)使用单位变动情况记录。
(5)设备故障分析报告。
(6)设备事故报告。
(7)定期检查和监测记录。
(8)定期维护和检修记录。
(9)大修任务书与竣工验收记录。
(10)设备改装和改造记录。
(11)设备封存(启用)单。
(12)修理、改造费用记录。
(13)设备报废记录。
(14)其他。