工程项目管理是以工程项目为对象的系统管理方法,通过一个临时性的专门性的柔性组织,对项目进行高效率的计划、组织、指导和控制,以实现项目全过程的动态管理和项目目标的综合协调与优化。它可以被称为一项复杂的管理过程。工程项目管理的目标是完成工程项目任务,其中包括工程档案的审核与归档。工程项目管理部门档案资料质量的控制重点在以下三个方面:施工图设计文件(含变更)、厂家资料、现场施工文件。
1、施工图设计文件(含变更)质量的控制:
施工图设计文件由设计院编制,是现场施工的依据,也是编制竣工图的依据。广东石化炼油千万吨改扩建工程由洛阳院、南京院、中元公司、东华科技股份有限公司等多个设计单位设计,各设计院有其独特的编制方式,如洛阳院的设计文件以文表号代替专业,不再在图标中增加“专业”栏,南京院的图纸可能出现图纸、目录、分目录同时出现在一个目录号中,而中元公司的设计图纸的图号则由工号、专业、年号等组成,各专业一目了然,不足之处则是同一个项目可能有多个工号,同一工号可能有数个总目录,给人以混乱的感觉……。各设计院所出的变更单也基本存在工程名称、单元名称、项目号、图号等与规定的有所差异,重号、缺号情况较为普遍,并有大量的传真件、大量的变更内容。同时,代材单、变更单不注明原图号,给编制竣工图增加了难度。
做好设计文件质量的控制,首要的一点是资料人员要了解各设计院的特点,做好验核工作,验核的要求包括:①清单与实物是否相符,目录与内容是否一致;②图纸的工程名称、单元名称、项目号、图号等是否与规定的一致;③本次来图与历次的来图有无矛盾或错误,代材单、变更单、工程联络单是否规范、有无重号或空号,存在哪些复印件、传真件,修改量大约占多少等情况。来目录时核该目录及目录下的所有文件,来分目录时核整个专业的所有文件,来总目录或总分目录时核整个装置或单元的所有文件。验核应做到:发现问题及时进行汇总、处理,不能及时处理的应做好跟踪。所有设计文件存在的问题都应在项目中交前全部解决。
2、厂家档案质量的控制
厂家档案资料由厂家提供,经采购方验核后移交,有合格证、检验报告、使用说明书、图纸等多种内容,包括设备、仪器、仪表和材料等多种类别,有国产和进口之分,资料本身复杂繁多,加之涉及厂家多,各厂家提交的资料又各有其特点,情况复杂,给厂家资料的验核工作增加了不少难度。一般情况下,商务合同及其技术附件会对厂家应提交的资料有一个要求(也有未要求提交资料的),就我厂而言,参与签订合同的部门有采购部门、使用单位、专业管理部门等,工程管理单位及档案管理部门被排除在外,而在厂家提交资料时,采购人员不予把关,在将资料发给使用和管理部门后,这些部门也很少核实其完整性,造成长期以来工程管理部门只能是被动的接收,即交什么收什么。而商务合同或协议的多头签订造成归档难,档案部门难以了解项目的应交资料情况,也只能是被动的归档。
厂家档案资料包含了物供中心采购部分(即甲方采购)及EPC项目由总包单位采购的部分。对于甲方采购部分,档案部门经过一段时间艰苦的摸索,略有成效,基本上能保证主要的资料收集齐全:基本上做到按要求领取及验核,如,要求物供中心提供移交清单并需注明项目名称、设备仪器仪表名称及位号、资料名称等,并进行验核清单与实物是否对应,每台设备是否至少有一份原件能满足档案的要求(整洁、清晰、签章齐全),压力容器应同时有竣工图章和压力容器设计资格章等。并结合经验,主动出击,避免随机资料不齐,给归档工作增加难度,如:机泵的随机资料除了泵本身的性能曲线、使用说明书等外,一般应有电机的使用说明书(利旧除外);新氢压缩机组应包括压缩机部分、水站、油站、压力容器及配套的仪表、电气资料等。在没有合同或协议的情况下,对照设计图纸,了解采购情况及应提交的资料,争取在工作中处于主动,及时做好催交工作,迫使业务人员重新重视,对照合同或协议检查厂家资料,完善所交资料。对于EPC项目,档案部门曾寄希望于EPC单位的规范管理和有效控制,只是在合同中予以明确和规范,在施工过程中只是针对易于忽视的问题做了适当的提醒,结果发现厂家不按合同汇总移交,EPC单位质检人员不认真把关,造成随机资料归档不齐。虽然最终EPC单位不得不为此付出代价,但在一定程度上影响了归档时间。针对EPC项目厂家资料质量有所失控的情况,档案部门适当完善了做法:①规范合同内容;②全面了解施工图纸中应采购的设备仪器仪表情况,并进行汇总;③要求EPC单位及时移交商务合同及其技术附件,并把资料内容补充到汇总表中;④要求供使用及专业管理部门的资料提前移交,以掌握厂家资料提供的进度和初步审核资料情况,及时做好反馈和督促EPC单位进行完善,尤其是做好厂家现场安装调试资料的及时收集。
3、施工文件质量的控制
做好施工文件的质量控制,档案、资料人员、项目经理、监理工程师等都各有其责任,档案人员从档案的角度进行把关,其他方是从工程内容上负责。项目资料员是项目管理和档案管理的桥梁,应承担比档案人员更大的责任,即不只是从档案的角度把关,也要从工程的角度把关。项目资料员从工程角度进行把关,与项目经理和监理工程师的把关,有一定的互补性——资料员清楚项目共包含哪些的内容(图纸),现场人员则更清楚施工单位提交的这些内容是否符合实际。
档案资料管理是工程管理的一部分,工程的内容体现在项目图纸之中,若干套图纸构成一个完整的项目,这一点,项目管理、资料管理和工程监理都必须清楚,因而,项目管理单位应做好:下达计划要科学,图纸发放要严格按计划,资料的归档严格根据图纸的发放情况,如此环环相扣,方可做好资料工作。
进行施工文件的质量控制,主要分以下几步:①对照合同、计划及图纸发放情况,验核竣工图及设计变更单是否齐全;②验核交工记录是否齐全;③验核设计变更是否已全部在施工图上体现;④验核所有资料是否符合归档的要求,包括:表格的填写、会签、盖章,综合卷册及专业卷册组卷是否合理,竣工图的折叠是否符合规范等。
档案资料质量控制包含在整个项目管理的过程中,上述的一点尝试虽不愧为行之有效的办法,但在实际的操作中,遭遇的困难也是显而易见的,主要有:
由于项目复杂,涉及多套装置或单元同时进行,工期紧,在一切为了进度的前提下,出现了大量的设计变更。一方面,无论是设计单位编制最终版施工图还是施工单位编制竣工图,均不能全面反映真实的最终情况,遗漏现象较为严重;另一方面,项目经理、质监工程师及监理工程师往往一人负责多个项目,现场任务重,未能尽职做好交工资料的审核工作。
制度不健全。资料作为档案的前身,没有一个主管单位,也没有一个完整规范的管理制度。如的《设计文件发放暂行规定》仅规范了内部发图的程序,对设计院的设计出图并没有统一的规定;《随货资料的管理规定》仅规范了作为甲方的采购部门采购时随货资料的内容和份数,并没有规范资料的质量及验核的责任,更没有包括对EPC项目中随货资料的管理要求。
设备仪器仪表的采购合同及技术协议的签订没有固定的主管部门,造成技术协议归档困难,按协议执行的难度也大。
各施工及工程管理单位,大多不重视档案资料工作,一些施工单位无资料员,有资料人员的单位也往往将资料员按最低的待遇,在一定程度上打击了人员的积极性。对项目管理单位而言,一方面,在施工阶段,需要和着现场紧张的节拍而忙着资料的验发,同时需兼顾归档的要求和为归档而准备,另一方面,在工程完工后,又要忙着交工资料的编制和审核,无休无止,成了整个项目阶段最饱和和繁忙的岗位,而资料岗位却是唯一的一个享受“二线”待遇的技术岗位(甚至低于招标和计划人员),因而,存在责任心不强、人心不稳的情况,一些资料员干脆就装聋作哑,不认真把关就直接移交档案馆,等档案馆发现问题再来解决。。
如何在项目管理过程中进行档案资料质量的控制,对国内的工程项目管理来说是一个盲点,广州石化千万吨炼油改扩建工程自然不能独善其身,需要有一个循序渐进的过程。将资料工作交由档案部门统一管理,即使工程管理更结合档案的要求进行,又使档案人员更接近工程、了解工程,减少双方之间的重复工作,虽然对本已满负荷的档案部门而言增加了不少工作量,但可通过适当的增员解决;对于专门的项目管理单位、施工单位,应培训档案资料人员,让资料人员同时既是档案专业人员,又是工程或工程管理人员,使之更好地架起档案与工程的桥梁,以确保工程档案的完整、准确,都为较为妥善的办法。而解决的根本还在于:将档案意识灌输给每一位管理者和参与者,在规范管理和完善制度的同时,理解资料工作,正确对待资料工作,使工程项目中每个工作人员发挥最大的优势,尽职尽责地完成工程项目,规范的档案自然就水到渠成。