各类企事业单位、公司、政府机关，无论是它们的结合体或部份（以下统称为组织），无论是何种文化背景和所有制性质，无论它们处于何种环境表现水平和环境管理水平，都可按ISO14001标准的规范要求实施适用于组织自身的环境管理体系（以下简称为EMS）。EMS是个动态的，需不断发展和完善的体系，建立程序与其运作模式没有本质的区别，都遵循著名的"策划－实施－检查－改进"管理循环理论（简称PDCA循环），通常可分解为如下六个阶段和过程。
一、领导决策与准备：EMS是组织全面管理体系的组成部分，环境保护对于组织具有深远的战略意义，EMS的建立与实施需要投入人、财、物等各种资源，因此，必须首先得到最高管理者（层）的明确承诺和支持。最高管理者应任命环境管理者代表，授权其负责建立和维护体系，并向其汇报体系情况。组织应组建一支精干的EMS工作组，在管理者代表的领导下，在通过国际标准、环境知识、环境法律等培训后，即可着手建立体系。
二、初始环境评审：初始环境评审是组织明确环境管理现状的手段，其结论是建立EMS的技术基础和前提条件。管理者代表和工作组应精心策划和实施评审，充分调动发挥各部门的积极性和作用，广泛收集信息资源，编制评审报告。初始环境评审的内容主要包括：
（1）明确组织应遵守的与环境相关的法律法规标准及其他要求，对组织的环境表现进行评价，确定改进的需求和可能性；
（2）利用产品生命周期分析的思想明确组织产品、活动和服务中可以控制和可能施加影响的环境因素，评价出重要环境因素，以作为改进和控制的对象；
（3）收集、分析和评审组织现有与环境相关的管理制度、职责、程序、惯例等信息资源和文件，与ISO14001标准要求对照，确认有益合理成份，以作为EMS的基础。（4）对以前的环境条件和市场信息进行分析评审，以避免环境风险，争取竞争优势。
三、体系策划与设计：依据评审结论，结合组织战略和实力，组织应进行如下策划活动：
（1）由最高管理者制定和签署环境方针，环境方针应明确承诺遵守法律法规，承诺持续改进和污染预防，应指明总体环境目标指标的架构；
（2）制定尽可能量化和分层次的环境目标指标，应符合环境方针的承诺，考虑重要环境因素、法律法规要求、技术和财务自行性及相关方的要求；
（3）制定确保目标指标实现的环境管理方案，明确职责、时限和方法措施；
（4）建立和明确环境管理组织机构和职责权限。
四、EMS文件编制：与质量管理体系相似，EMS遵循如下思路，"写出组织要做的，做组织所写的，记组织已做的"。管理者代表应领导和策划EMS文件的编写过程。应充分利用初始环境评审的结论，对现有体系及其文件进行彻底的清理，取其有用合理成份（包括ISO9000体系中相关文件的采用），将无用文件予以失效处置。组织可采用ISO10013标准推荐的模式编制EMS文件。EMS文件可分为手册、程序文件、作业文件、报告记录四个层次。除了满足ISO14001标准要求，EMS应保障文件的适用性、有效性，可操作性以及文件间及不同活动和职责间的接口关系。通常手册和程序文件由EMS工作组草似，第三层次的作业文件由相关部门的专业人员编制。各类文件有必要经过文件使用者的充分评审，甚至让使用者代表参予编写过程。
五、EMS试运行：EMS试运行与正常运行无本质区别，均应按EMS文件去实施，并记录运行结果。所不同的是，EMS刚建立时需改进的问题相对较多，应通过体系自身运作完。EMS文件一旦编制完成，
（1）最高管理者应亲自启动EMS，各层次管理者应策划各部门的EMS运作；
（2）对各层次的EMS文件使用者实施分层次的EMS文件培训；
（3）对ISO14001EMS实施全面运作；
（4）对于急于实施第三方认证的组织，应加强动作力度，以便有充分证据证实实施EMS的成效。
六、EMS内部审核和管理评审：EMS经过一段时期试运行，管理者代表应组织培训合格的内审员实施内部审核。内审应按标准要求有计划地、程序化文件化地进行。应审核EMS文件的完整性、一致性、与ISO14001标准的符合性，审核环境管理活动是否满足EMS文件有关计划安排和标准要求，审核EMS是否得到正确实施和保护，审核结果应形成文件并报送最高管理者。此后，最高管理者应组织中层管理者对内审结果、目标指标完成情况、EMS改进的可能性和需要等进行评审，以确保EMS持续适用，充分和有效。
至此，EMS已完成一轮PDCA循环。组织在实施改善的同时，EMS进入了新一轮循环。打算进行认证的组织此时便可委托认证机构实施第三方认证审核了。
初始环境评审
初始环境评审是建立环境管理体系的基础，初始评审工作的质量直接关系到体系的成效，因此必须抓住下述实施要点，一是使企业环境管理体系的实施与执行我国的法律法规相结合；二是通过评审识别并评价出组织在活动、产品和服务中的环境因素和重要环境因素；三是使环境管理体系与组织现有的管理制度能有机地结合，这些都是在初始环境评审中应该解决的问题。经过二年的实践，初步解决了这些问题。
初始环境评审是一个组织建立环境管理体系的基础，是组织对其本身的环境行为及所有与环境相关的管理活动的全面的、综合的调查与分析的过程。只有做好了初始环境评审，才能够使企业针对自身的环境状况建立一个有效的环境管理体系。所以初始环境评审在建立环境管理体系中是非常重要、非常关键的内容。
初始环境评审主要包括下列三个方面的内容：
1、明确组织所适用的法律、法规和其他要求，并以此为依据评价本组织的环境行为；
2、识别本组织在活动、产品或服务中的环境因素，并根据法规的要求和组织本身的价值观评价出重要环境因素；
3、评价组织现有环境管理制度的有效性及其与ISO14001标准的差距。
从上述的内容可以看出：组织只有认真做好了初始环境评审，才能正确地策划自己的环境管理体系。具体来说才能根据自身的重要环境因素和法律、法规的符合程度最终确定环境方针、目标指标；才能确定实施环境管理体系所要解决的问题，使体系的建立和实施更有针对性。这样才能够真正通过实施ISO14001环境管理体系，取得环境绩效。有的组织没有充分认识到初始环境评审和体系策划在建立和实施环境管理体系中的作用，因而忽视了这一工作，只把编写体系文件作为建立环境管理体系的内容，结果写了很多文件却不明确自己通过环境管理体系的实施管理哪些内容，如何进行管理。这样做是不符合ISO14001标准的要求的。
建立ISO14001环境管理体系中最重要的内容是体系策划，而体系策划的基础就是初始环境评审。所以认真做好初始环境评审是一个组织成功地建立环境管理体系的关键。
初始环境评审不同于组织在项目开发建设阶段所做的环境影响评价，它具有更广泛的内容。下面就针对初始环境评审的三项主要内容，分别论述其具体要求。
一、法律法规和其他要求的符合性评价
与环境相关的法律法规和其他要求的评价是初始环境评审的三项基本内容之一，这项工作应包括下列几项内容：
（1）收集并识别适用于本组织的活动、产品和服务方面的法律、法规和其他要求；
（2）收集并整理本组织评价法规符合性所必需的原始资料及图纸；
（3）调查收集本组织与环境法规符合性相关的资料及数据；
（4）评价本组织对环境法律、法规及其他要求的符合程度。
下面分别列出每项内容所应做的基本工作。
1、法律法规的收集与识别
与环境相关的法律、法规和其他要求的收集与识别的范围，应包括本组织的全部活动、产品与服务。有的组织，特别是生产型的企业往往只收集了生产活动及其污染物排放方面的法规，而忽略了企业其他方面的法规和要求。这里应特别强调：
（1）要包括组织的全部活动，例如：生产活动、物资的管理，设备、动力的运行，行政管理、生活后勤方面的活动等；
（2）要包括产品方面的有关环境的法规，不同的行业对其生产企业的产品一般都制订了严格的法规或标准，其中很多是与环境相关的，例如冰箱及其他家电行业中对其能耗及噪声方面的标准，组织要在建立环境管理体系中收集这些标准以评价本企业产品对法规的符合性。
（3）要注意收集有关环境的其他要求，这里包括一些地方政府颁发的各种管理制度，也包括本系统上级公司或集团公司提出的各项要求。通过法律、法规的收集与识别，应完成下列资料：
（1）与本组织活动及服务相关的环境法律、法规及其他要求清单；
（2）与本组织产品环境影响相关的法律、法规及其他要求清单；
（3）环境法规与本组织的活动、产品或服务部门对应表。
2、收集并整理必需的原始资料
对于一个生产型企业来说这里应包括下列基础资料：
（1）环境影响评价报告
（2）项目竣工验收报告（三同时验收报告）
（3）污水管网分布图
（4）各废气排气筒位置分布图等
这些基础资料作为评价法规的符合性是必需的原始资料，对于非生产型组织可根据实际情况适当简化。
3、调查、收集与环境法规符合性相关的资料
对于一个生产型企业应收集调查下列资料：
（1）化学品年消耗量统计表；
（2）危险品（易燃、易爆、有毒、有害）存储位置图及防护设施；
（3）各有害废气排放口排放浓度和总量表；
（4）有害废气无组织排放总量表；
（5）各废水排放口的污染物排放浓度和总量表；
（6）有害固体废物的处置情况一览表；
（7）超标排污费、环境处罚费缴纳情况；
（8）环境事故情况调查表；
（9）环境表彰情况调查表；
（10）产品环境性能表。
以上资料应组织专门小组，在初始环境评审中整理齐备，作为评价法规及标准符合性的资料。
4、评价法律法规及其他要求的符合程度
在完成上述三项工作的基础上，针对法规和标准的要求，逐项分析本企业的实际水平，做出下列评价结论，作为环境管理体系策划的基本依据。
（1）各种污染物排放浓度及总量与标准的符合性；
（2）法律、法规遵守情况的评价；
（3）产品环境性能与标准的符合性。
上述评价工作是一项专业性很强的工作，各组织应选派具备上述专业技能的人员参加评价，以保证评价的工作质量。
二、环境因素的识别与重要环境因素的评价
1、概述
在ISO14001标准中的4.3.1中规定：“组织应建立保持一个或多个程序，用来确定其活动、产品或服务中它能够控制，或可望对其施加影响的环境因素，从中判定那些对环境具有重大影响，或可能具有重大影响的因素…”。
（1）首先应该强调识别环境因素的范围，应包括活动、产品或服务。对于一般生产型的企业而言，活动和产品与服务一般均应作为识别的范围；而对于非生产型企业由于不生产产品，所以识别的范围可能仅限于活动和服务。
（2）另外还要注意标准中提出了组织要确定“它能够控制，或可望对其施加影响的环境因素…”。所谓能够控制，即组织可以通过一定的技术手段或管理手段能够对这类因素加以控制的，一般限于组织所管理的范围之内的环境因素；而可望对其施加影响的环境因素，则要超出组织本身的范围，即包括合同方或供贷方的重要环境因素。这里要注意不是指相关方所有的环境因素，而是指重要环境因素。这一点在ISO14001标准的4.4.6中也给出了明确界定，即组织所使用的产品和服务中可标识的重要环境因素”。组织所使用的产品中的重要环境因素有很多种，例如：汽车配套件中的蓄电池常存在酸液泄漏等问题，工厂常用的空气压缩机存在着运行噪声和效率问题。对于组织所使用的服务中可标识的重要环境因素，常见的有：建筑施工服务、运输服务、有害废物处理方面的服务；以及为组织提供配套件制造或协作加工的服务，例如印制版制造、电镀、喷漆等，在上述这些服务活动中也常存在重要环境因素。
（3）标准中所指的对环境具有重大影响或可能具有重大影响的因素，一般可理解包括：在正常、异常和紧急三种状态下的重要环境因素，以及过去、现在、将来三种时态下的重要环境因素。
在我们识别环境因素时，往往比较重视在正常状态现存的环境因素，而对异常或紧急状态下的环境因素、也就是潜在的环境因素重视不够。潜在的环境因素是导致环境事故或安全事故的原因，在初始环境评审时要特别予以重视。
（4）关于环境影响的几个方面除应考虑到向大气排放，向水体排放的污染物外，还要考虑到对废物的管理，对土地的污染，原材料与自然资源的使用，以及当地其他环境问题和社区问题。
这里应该特别指出的是对一些生产型企业而言，在建立ISO14001环境管理体系时，对原材料与自然资源的使用应该作为重要的课题进行必要的调查与分析。找出存在的重要问题（也可称为重要环境因素）加以管理和改进。
2、对于组织在活动或服务中的环境因素识别与评价，介绍这方面的文章已经比较多了，本文不再重复，这里应特别强调的是要注意识别的范围要覆盖组织的各种活动中的环境因素。例如：
（1）组织各类产品的生产活动，包括：材料准备，加工制造，装配、调试，包装、厂内运输，仓储等。
（2）组织的各项管理活动，包括：计划、生产、供应、销售、工艺。
（3）组织的各项生产辅助活动：设备维修，动力供应，厂区绿化及运输等。
（4）组织的生活管理活动：总务、食堂、医务室等领域的活动。
对于不同的领域可采用不同的识别方法，但常用的环境因素识别方法有：过程分析法、问卷调查法。而评价重要环境因素的方法常用的有专家判断法，等标污染负荷法等。
3、对于异常或紧急状态下重要环境因素的识别与评价
在部分企业建立环境管理体系时，往往对这类环境因素识别的不够充分，有的只是列出了火灾。而在4.4.7的程序中也只是列出了对火灾的预防及处理程序。其实在一个生产型的企业中，存在的异常或紧急状态的类别是很多的。例如：
（1）易燃材料（化学品、油类、LPG）的火灾陷患；
（2）有毒、有害化学品的泄漏；
（3）易爆化学品的爆炸隐患；
（4）高压容器的破裂（锅炉、液压系统、LPG）；
（5）重要生产设施事故；
（6）重要环保设施事故。
为了能科学地分析、评价紧急状态的危险程度及采取必要的防范措施需要在初始环境评审时，调查下列的基础资料，如：
（1）各种化学品的品种及年用量；
（2）各种化学品的最高存储量及存储位置；
（3）各种化学品的物质安全性能表（MSDS）。
对于上述各类潜在的重要环境因素要逐项列出其所处位置，关键特性及监测手段，出现问题后的危害程度，紧急状态的预防措施（包括硬件及软件）等，在今后建立体系文件时应分别制定管理程序。
二、环境因素的识别与重要环境因素的评价
1、概述
在ISO14001标准中的4.3.1中规定：“组织应建立保持一个或多个程序，用来确定其活动、产品或服务中它能够控制，或可望对其施加影响的环境因素，从中判定那些对环境具有重大影响，或可能具有重大影响的因素…”。
（1）首先应该强调识别环境因素的范围，应包括活动、产品或服务。对于一般生产型的企业而言，活动和产品与服务一般均应作为识别的范围；而对于非生产型企业由于不生产产品，所以识别的范围可能仅限于活动和服务。
（2）另外还要注意标准中提出了组织要确定“它能够控制，或可望对其施加影响的环境因素…”。所谓能够控制，即组织可以通过一定的技术手段或管理手段能够对这类因素加以控制的，一般限于组织所管理的范围之内的环境因素；而可望对其施加影响的环境因素，则要超出组织本身的范围，即包括合同方或供贷方的重要环境因素。这里要注意不是指相关方所有的环境因素，而是指重要环境因素。这一点在ISO14001标准的4.4.6中也给出了明确界定，即组织所使用的产品和服务中可标识的重要环境因素”。组织所使用的产品中的重要环境因素有很多种，例如：汽车配套件中的蓄电池常存在酸液泄漏等问题，工厂常用的空气压缩机存在着运行噪声和效率问题。对于组织所使用的服务中可标识的重要环境因素，常见的有：建筑施工服务、运输服务、有害废物处理方面的服务；以及为组织提供配套件制造或协作加工的服务，例如印制版制造、电镀、喷漆等，在上述这些服务活动中也常存在重要环境因素。
（3）标准中所指的对环境具有重大影响或可能具有重大影响的因素，一般可理解包括：在正常、异常和紧急三种状态下的重要环境因素，以及过去、现在、将来三种时态下的重要环境因素。
在我们识别环境因素时，往往比较重视在正常状态现存的环境因素，而对异常或紧急状态下的环境因素、也就是潜在的环境因素重视不够。潜在的环境因素是导致环境事故或安全事故的原因，在初始环境评审时要特别予以重视。
（4）关于环境影响的几个方面除应考虑到向大气排放，向水体排放的污染物外，还要考虑到对废物的管理，对土地的污染，原材料与自然资源的使用，以及当地其他环境问题和社区问题。
这里应该特别指出的是对一些生产型企业而言，在建立ISO14001环境管理体系时，对原材料与自然资源的使用应该作为重要的课题进行必要的调查与分析。找出存在的重要问题（也可称为重要环境因素）加以管理和改进。
2、对于组织在活动或服务中的环境因素识别与评价
介绍这方面的文章已经比较多了，本文不再重复，这里应特别强调的是要注意识别的范围要覆盖组织的各种活动中的环境因素。例如：
（1）组织各类产品的生产活动，包括：材料准备，加工制造，装配、调试，包装、厂内运输，仓储等。
（2）组织的各项管理活动，包括：计划、生产、供应、销售、工艺。
（3）组织的各项生产辅助活动：设备维修，动力供应，厂区绿化及运输等。
（4）组织的生活管理活动：总务、食堂、医务室等领域的活动。
对于不同的领域可采用不同的识别方法，但常用的环境因素识别方法有：过程分析法、问卷调查法。而评价重要环境因素的方法常用的有专家判断法，等标污染负荷法等。
3、对于异常或紧急状态下重要环境因素的识别与评价
在部分企业建立环境管理体系时，往往对这类环境因素识别的不够充分，有的只是列出了火灾。而在4.4.7的程序中也只是列出了对火灾的预防及处理程序。其实在一个生产型的企业中，存在的异常或紧急状态的类别是很多的。例如：
（1）易燃材料（化学品、油类、LPG）的火灾陷患；
（2）有毒、有害化学品的泄漏；
（3）易爆化学品的爆炸隐患；
（4）高压容器的破裂（锅炉、液压系统、LPG）；
（5）重要生产设施事故；
（6）重要环保设施事故。
为了能科学地分析、评价紧急状态的危险程度及采取必要的防范措施需要在初始环境评审时，调查下列的基础资料，如：
（1）各种化学品的品种及年用量；
（2）各种化学品的最高存储量及存储位置；
（3）各种化学品的物质安全性能表（MSDS）。
对于上述各类潜在的重要环境因素要逐项列出其所处位置，关键特性及监测手段，出现问题后的危害程度，紧急状态的预防措施（包括硬件及软件）等，在今后建立体系文件时应分别制定管理程序。
4、对于能源和资源方面环境因素识别及重要环境因素的评价
很多企业都意识到需要把节能降耗列入到环境方针及目标指标中，但是有的企业却没有具体的管理程序或管理内容，因而往往只是一句口号，很难取得成效。
要想通过环境管理体系的建立和实施取得节能、降耗的成果，必需在初始环境评审阶段对本组织的能源消耗、资源消耗做认真的分析，找出存在的主要问题（或者也称为重要环境因素）然后针对问题列出改进的目标指标和措施计划（环境管理方案）以及管理程序。
（1）能源消耗的调查和分析
能源消耗方面需要调查和分析的范围很广，对于一个生产型企业而言一般应包括：电力、水、燃油、煤、蒸汽、煤气、液化石油气等。
调查分析的内容应包括：
(a)历年的消耗量；
(b)平均每个产品（或每万元产值）的消耗量；
(c)与同行业消耗水平的对比；
(d)主要耗能设备清单（及耗能值）；
(e)主要耗能设备的负荷率或利用率（例如：空调设备、空压机、大功率加热设备及其他大型设备）。
在此基础上应组织专业人员对所列出的数据和能源利用状况进行分析，找出主要问题（重要环境因素）列入环境管理体系的目标指标或制定相应的管理程序，加以改进或管理。
（2）资源（材料）消耗的调查与分析
资源（材料）消耗的调查与分析，应包括下列内容：
(a)主要原材料、辅助材料的历年用量及平均每台产品的消耗量；
(b)主要原材料的利用率以及与同行业的比较；
(c)各主要工序的废品损失；
(d)非正常消耗的统计及分析，包括：
(1)计划、采购不当造成的材料锈蚀及过期；
(2)运输、存储不当造成的损失；
(3)生产调度不当造成的资源浪费；
(4)落后的工艺和设备造成的材料浪费。
(e)废物
(1)各种废物的年产出量及报废价值；
(2)减量化及资源化的可能性；
(3)处理、处置的方法及对环境的危害。
同样在调查清上述内容后，也要组织有关的管理人员和专家对以上各项统计数据进行分析。把本组织在管理上、技术上的薄弱环节列为重要环境因素及目标指标或制定相应的管理程序，并通过体系的实施加以解决。
5、对于产品环境影响的调查与评价
对于生产型企业而言，一般都需要对其产品的环境影响进行调查与分析。有的产品中存在的环境影响是很明显。例如：汽车的尾气排放及油耗等。一般而言工业和民用产品在使用中都存在着不同程序的环境影响，民用产品中例如空调、冰箱、洗衣机、复印机等都存在能源、噪声、效率等方面的与环境相关的因素。对于工业产品（例如：生产设备）在使用中造成的环境影响则可能会更大。
因此在建立环境管理体系时应该对组织的产品中的环境影响（或者称为环境性能）进行调查和分析。
调查的内容应该包括下列三方面：
（1）产品制造中环境影响，包括：
(a)原材料的消耗量及与同行业的比较；
(b)能源的消耗量及与同行业的比较。
（2）产品使用中的环境影响，包括：
(a)能源消耗量及与同类产品的比较；
(b)对环境的影响（废物排放、噪声等）以及与同类产品的比较；
(c)工作效率（对加工设备而言）。
（3）产品报废后的再生利用，包括：
(a)产品报废后的可分解性；
(b)报废零部件的再生利用率。
从保护环境、节省自然资源的观点出发，应该使产品设计人员在进行新产品设计时注意下列几方面的问题：
（1）提倡开发长寿命、高效率和多功能化的产品，这是充分利用自然资源的需要。一个产品如果使用寿命长，使用中工作效率高就意味着节少了资源；同样如果消耗基本同样的资源制造出的产品，功能多也意味着节省了资源。
（2）提倡开发设计小型化、轻量化的新产品，同样这也是节省自然资源的需要。
（3）在产品设计中提倡采用无害化的工艺技术，并简化制造工艺。这样会减少制造过程中的环境污染问题，并且节省制造过程中的能源消耗。
（4）在产品设计中提倡使用无毒、无害的材料，同样这也会减少产品制造过程中的很多环境污染问题。是实施污染预防的重要措施。
（5）要提倡开发设计在运行中省能源、低污染的产品。
（6）在产品开发设计中要考虑在产品寿命终了时，废弃后的零部件再资源化的问题。
以上这些原则应该作为评价产品环境因素的基准，找出与同行业、同类产品的差距。如果经营上需要技术上可行，应列为重要环境因素和目标指标，纳入体系的管理，使其尽快改进。
三、评价现有环境管理制度的有效性及其与ISO14001标准的差距。
在建立环境管理体系的过程中有少数企业没有注意与原有管理制度相结合的问题。把所有原有的管理制度，包括那些多年行之有效的制度扔在一边。为了ISO14001的认证建立了一套完全新的管理文件，而老的制度又在那里实施。造成了管理上的脱节，也就是常说的“二张皮”现象，因而造成了管理上的混乱。
建立ISO14001环境管理体系应充分考虑与企业现行的管理制度相结合的问题，把过去行之有效的管理制度纳入体系中来。如果原有的制度不够完善，可以在建立体系过程中，加以修改或补充使其符合ISO14001的要求。把这些原有的文件与ISO14001环境管理体系的新文件融为一体，形成一体化的管理体系。
这一点在ISO14004标准中已经说明，在ISO14004中的4.3.2.2中指出：“为了有效地管理环境事务，对环境管理体系要素的设计或修订，应与现行管理体系要素有效的协调，并一体化。”为了实现环境管理体系与原有的管理制度相结合的要求，组织应充分理解ISO14001中各要素的每项要求，并按照这些要求衡量一下原有的管理文件，对不足的部分加以补充，通常可以与原有管理制度相结合的主要有下列一些要素。
（1）环境方针：应充分考虑组织原来的经营方针的有关要求。
（2）组织机构与职责：应尽量与组织原有的机构一致。
（3）培训：应与组织原有的培训工作管理制度相结合，并补充新的要求。
（4）信息交流：应与组织原有的信息交流与情况通报制度结合考虑制定新的文件。
（5）文件控制：应与组织原有的文件管理制度结合。
（6）运行控制：这里面所涉及的内容非常广泛，从产品设计、工艺管理，设备、能源管理，物资管理，环境管理以及大量的现场作业管理制度，凡是与ISO14001标准要求相关的均应纳入体系中来。
（7）应急准备与响应：组织原有的一些防范性的管理文件如火灾预防、事故预防等，应在建立体系中充分吸纳。
（8）监测测量：同样这里面所涉及的面也比较广，应与组织原有的监测体系，工作检查制度相结合。
（9）不符合纠正与预防：应充分调查组织原有的一些检查、考核和奖励制度的内容。
以上仅仅是常见的一部分内容。总之组织在进行初始环境评审时，应对这一问题进行全面调查，把与环境管理体系相关的原有管理制度进行充分的调查和分析，在建立体系文件时充分考虑原有文件的内容，使新旧管理制度实现一体化。
四、关于初始环境评审的组织与实施
1、初始环境评审既然是建立环境管理体系中一项非常重要的工作，组织就应该抽调专门的力量，并花足够的精力来完成，由于初始环境评审所涉及的面非常广，所以绝不能只靠几位环保人员来做。应该从各职能部门中抽调有经验的人员，分别组织专门的工作小组，完成下列各方面的调查与分析评价工作。例如：
（一）法律、法规的收集与识别：可由环保、产品（质量）安全，生产等部门抽专人完成；
（二）产品中的环境因素：由设计、工艺、销售服务、质量等部门完成；
（三）生产活动中的环境因素：由工艺、制造、运输、销售、环保等部门完成；
（四）管理活动中的环境因素：由各管理部门（计划、基建、供应、环保、行政）完成；
（五）能源方面的环境因素：由动力、设备、财务等部门完成；
（六）资源方面的环境因素：由供应、计划、工艺、财务等部门完成；
（七）潜在的重要环境因素：由动力、设备、仓库、安全、环保等部门完成。
2、关于环境因素的识别与评价的方法
由于初始环境因素的识别与评价的内容非常广泛，包括了产品、活动和服务的各个方面，因此所适用的方法是多种多样的。在一些资料上介绍了一些基本方法，组织都可以灵活地采用。下面列出一些方法及所适用的初始环境因素识别与评价内容。
识别环境因素的几种方法的应用
（1）物料衡量法：
a.有害化学物质的排放
b.原材料的利用率
（2）产品生命周期法：产品的环境因素分析
（3）问卷调查法：
a.生产过程中的环境因素的识别
b.管理工作中环境因素的识别
（4）过程分析法：
a.生产过程中环境因素的识别
b.物流过程中的环境因素的识别
（5）水平对比法：
a.产品环境性能的比较分析（同行业）
b.能源消耗的比较分析（同行业）
c.资源消耗的比较分析（同行业）
（6）纵向对比法：能源、资源消耗的比较与分析
（7）查阅文件记录法：
a.分析过去异常事件
b.分析与环境有关的监测数据
（8）专家咨询法：专门性技术问题
关于重要环境因素的评价方法，应该针对不同的环境因素类别，采用不同的方法。例如：属于污染物排放方面的应该依据国家或地方颁布的排放标准，采用等标污染负荷法或打分法；属于能源、资源消耗方面的可根据企业自己的经营要求和管理重点来评价；关于产品本身的环境因素，组织可以根据市场竞争的需要，确定哪些为重要因素，并纳入环境管理体系加以控制和改进。
结束语
以上我们论述了初始环境评审的内容与要求，从上述的内容可以看出，通过初始环境评审后，我们可以查清下列内容：
（1）组织的活动、产品和服务中的环境因素和重要环境因素，从而为确定环境方针、目标指标提供了原始依据，这其中包括：
(a)遵守法律法规和其他要求的评价结果；
(b)组织的产品中有关环境影响方面的性能指标及在同行业中的水平；
(c)组织的能源、资源利用方面的水平及主要问题。
（2）组织原有管理制度与环境管理体系标准的要求之间的共同部分和差距，为体系策划提供了原始依据。
所以说，做好初始环境评审是一个组织成功地建立环境管理体系的关键。
法律法规
标准要求:组织应建立并保持程序，用来确定适用于其活动、产品或服务中环境因素的法律，以及其它应遵守的要求，并建立获取这些法律和要求的渠道。
理解:要求的目的是要在环境管理体系中建立一个程序，使国家或地方的法律、规定、标准以及组织应遵守的各种要求都能及时地、有序地传达到组织中，使其能迅速了解自己应当遵守什么，并保持对法律要求的跟踪性活动。例如：使组织的行为始终能置于法律要求的约束之下。
应当说ISO14001的基本要求之一是组织必须承诺符合所在国家和地区的法律法规，并确保遵守与保持。
其它要求是指法律法规标准以外的国家或地方环境保护要求，如：总质量控制指标，八项管理制度的各种规定，重要区域的特殊排放规定等。
法律法规在环境管理体系建立和实施中的作用
一个组织必须通过建立和实施ISO14001标准，对其环境管理活动进行动态的系统化的管理，才能更好地确保其环境行为不仅现在满足将来也能持续满足有关的法律和本组织制定的环境方针的要求。随着ISO14001环境管理体系标准在我国的实施和逐步推广，人们对这一标准的作用和实施的意义的认识也在不断地加深。
作为一个管理工具标准，一方面，其本身除了要求在环境方针中对遵循有关法律法规和持续改进作出承诺外，并未提出对环境行为的绝对要求；而另一方面，本标准的建立和实施的目的又绝不仅限于满足法律法规的要求。尽管如此，应该说，满足并持续满足法律法规的要求仍然是建立和实施ISO14001标准体系所要追求的一个自始至终的最基本的目标。
因此，法律法规在环境管理体系建立和实施中的基础地位和重要性是不容怀疑的，也是为大家所共识的。然而，在对不同企业的咨询和审核工作中发现，不少的企业和人员对于法律法规在体系建立和实施中的具体作用还缺乏全面的认识和深刻的理解，希望以下对此问题的探讨能够对大家建立和完善体系以及提高体系实施的有效性有所帮助。
一、法律法规在体系建立和实施中的具体作用
通过对ISO14001标准的学习以及在咨询和审核工作实践中的体会，我认为其作用至少应包括以下几个方面：
1、为组织环境方针的制定提供帮助
为了确保环境方针更好地适合组织的活动、产品和服务的性质、规模与环境影响，组织必须通过掌握和了解与本组织的活动、产品和服务直接相关的法律法规要求，并根据其具体内容在环境方针中对某些方面做出重点的、有针对性的承诺。如对一个冰箱制造厂，其方针的承诺必须考虑到关于保护臭氧层的国际公约和国家关于ODS物质使用的替代方案，对处在水污染重点控制区域的企业则应重点考虑国家和地方对水污染防治有关法律法规和总量控制要求，并在方针中加以体现，对处在酸雨和二氧化硫控制区的企业来说，则应重点考虑大气方面的污染防治的承诺，而对于矿业企业则应重点从自然资源合理开发和利用以及生态环境的保护方面考虑法律法规的具体要求并作出适当的承诺。
2、为环境因素的识别与评价提供参考依据
环境因素是指组织的活动、产品和服务中能与环境相互作用的要素。由于组织的环境因素的存在和作用造成对环境的影响与破坏。然而由于所有环境构成要素中除了人之外，其余的通常情况下均不能自己表达其意愿，而法律法规是根据人们对环境问题的研究成果而制定的，所以法律法规就必然成了环境的利益代言人。因此一个组织在考虑其环境因素对环境的影响时，可以将法律法规的有关规定和要求作为其主要依据。同样，法律法规和标准中已针对不同污染问题的危害程度规定了不同的管理要求或控制排放标准，因此，也必然成为一个组织考虑不同环境因素对环境的影响程度从而评价其重要环境因素的重要依据。
3、为目标指标和环境管理方案的制定提供依据
一个组织在对自己所要控制的重点环境问题寻找对策确定方案时，除了考虑技术条件，自身的经济条件以及相关方的要求之外，最重要的一点就是要考虑法律法规的要求。设定的目标和指标以及达到目标指标的时间进度等要以法律法规为依据，充分考虑到满足法律法规的重要性和紧迫性。
4、编制环境管理体系文件的依据
在编制运行控制程序时应在程序中规定运行标准。运行标准除了保证运行与活动的正常进行所需的技术参数条件之外，还包括了有关的环境控制和排放指标。运行标准除了量化的指标要求，还包括定性的管理要求。因此一个组织在编制水、气、噪声等控制程序时要明确达到的环境控制指标，在编制固体废弃物管理程序时应考虑固体废弃物污染防治法对分类收集处置废弃物的要求及对危险废物分类处置和管理上的特殊要求，油类化学品管理程序则要考虑到化学品管理条例中对化学品的采购、运输、储存、使用和废液回收及处置等的定性的管理要求，而在新、扩、改建项目环境管理程序中则应全面考虑到相关法律中对有关手续办理的管理要求，如环评报批、环保“三同时”验收及审批、排污费用的交纳、排污申报登记及排污许可证的办理、环保设施异常或停止使用时的申报等。
在编制相关要素的管理程序中也应考虑到法律法规的要求，如在编制信息交流程序时对与环保行政主管部门的交流内容可能包括建设项目的进展情况，污染治理项目的实施进度，污染物处置及排放情况，环保设施的暂停使用、停用及改造的情况，污染事故的发生原因、产生的影响及处理情况等，对这些重要的外部信息交流，均应保留有关记录，以便将来适当时机作为证明组织环境行为合法性的重要证据。
在编制紧急准备与反应程序中，应考虑在发生重大环境事故时必须及时与环保行政主管部门及其它政府部门报告情况以便政府各有关部门也能够及时采取相应对策措施，减少和消除污染事故造成的不利影响，既减少对社会的损失也减少企业本身的直接损失和间接损失。关于污染事故的处理与报告这本身也是法律法规的一项重要内容。
因此无论是在编制手册、要素管理程序、运控控制程序，还是编写具体的作业操作规程时，均应考虑到相关法律法规和标准的定量控制指标和定性的管理要求，只有这样才能保证法律法规的要求能够得到切实有效的贯彻执行，也只有这样才能保证组织体系运行的有效性和环境行为的合法性。
5、评价组织环境行为对法律法规遵循情况的依据
ISO14001标准关于监测与测量要素中要求组织应建立并保持程序，以定期评价对有关的环境法律法规的遵循情况。因此必须根据组织的活动、产品和服务的特点，对照相关的法律法规和标准要求，定期定性和定量地全面评价本组织的污染物排放和有关的管理活动遵循法律法规的符合性程度，以便进一步采取对策措施。
6、是环境管理体系评审和审核的准则之一
虽然组织建立实施和申请认证注册的是ISO14001标准，但是一个组织建立体系的目的之一是为了保证符合法律法规的要求，因此在审核过程必须借助有关的法律法规才能对组织的体系的适宜性、充分性和有效性作出评价。同时，根据ISO14001标准要求结合组织的实际情况所编制的体系文件也是具体指导本组织环境管理活动的更直接的内部依据，因此审核的依据和准则必然包括ISO14001标准、适用本组织的法律法规及其他要求以及本组织的环境管理体系文件三个方面。无论是环境管理体系的内部审核、环境管理评审还是进行注册认证的第三方外部审核，都必须把法律法规作为审核和评审的重要内容和准则。
二、建立合适的程序和途径，获取和识别适用的法律法规和其他要求
既然法律法规及其他要求在体系的建立和实施过程中占据如此重要地位，具有多方面的作用，那么建立并保持合适的程序，确定可行的方式和途径，规定有关的部门和人员去获取和识别适用于本组织的法律法规和其他要求，对于体系的有效运行和持续改进的重要意义是不言而喻的，这也正是ISO14001标准4.3.2法规与其他要求这一要素的要求。
中国的环保事业在党和政府的重视和领导下经过近二三十年来的发展，已经形成了一套相对独立和完整的环保法律法规体系，包括宪法和刑法中的有关环保方面的规范，环境保护法，水、气、噪声、固废等污染防治法以及海洋、草原、森林、土地、矿产、渔业等自然资源保护法，国务院及有关部委发布的环保规章、条例、办法以及地方立法机关和政府部门出台的地方性法规、条例、规章等。为配合法律法规的执行，国家和地方还制定了一系列的环境质量标准和污染物排放标准。此外国家和行业部门还出了一些环保政策和产业规范，体现了环保的要求和发展的趋势。另外，中国作为发展中的第三世界国家，积极参与国际间的环保交流与合作，签订了一系列关于环境保护的国际公约、议定书等。
所有以上这些方面都是从中获取和识别适用的法律与要求的范围，组织可以通过各级环保部门和其他政府部门、专业出版社、环境报刊等多种途径获取。需要补充强调的是，环保行政主管部门和行业主管部门根据环保的法律法规和政策的要求，对组织所作出的一些行政性的规范文件如立项批复、环评批复、设计批复以及“三同时”验收批复等，其中的内容更加符合企业的实际，是更具可操作性的规定要求，因此企业在建立体系时应特别给予关注，作为识别的内容并在体系运行中加以实施。
在此还有必要进一步指出的是，对于那些出口产品的生产企业，还可能需要掌握产品销售国有关的环保法律和要求，如关于化学品原材料使用、产品包装材料的使用以及产品中的有关环保指标的规定等。因为从贸易角度来看，虽然通过ISO14001标准的认证，有助于打破非关税贸易避垒，但其本身只是保证环保成本的内在化从而保证市场的公平合理竞争，并不能排斥市场对产品本身制定一些环境指标的限制要求。因此通过适当的渠道，及时掌握和获取市场所在地关于对产品本身的一些环保指标的现行要求或发展趋势，并通过环境管理体系的运行来加以考虑、实施和满足，以保证产品的顺利出口和销售，这一点对于出口产品的生产企业来说尤为重要。
三、搞好法律法规的传达和学习，保证法律法规作用的实现
明白了法律法规在体系建立和实施中的重要意义和具体作用，并且通过适当的渠道获取和识别了适合本组织的法律法规及其他要求，到此并不意味工作的结束，虽然标准4.3.2条款本身并未提出更多的规定，但绝不能机械地孤立地看待标准的条款要求，应该全面系统有机地理解环境管理体系不同要素之间的分工与联系。为了充分发挥法律法规在体系中的作用，实现环境管理体系的总体目标，还需要根据组织的情况从以下几个方面开展工作：
1、搞好相关法律法规的传达工作
这里所说的传达不仅仅指适用法律法规清单的编制及传达，更重要的是需要对相关的法律法规的内容进行传达。有些企业在体系建立和实施中缺乏后者的工作，导致相关部门无法对法律法规具体内容的学习和了解。当然，这也并不要求把所有的适用法律法规内容分发到所有部门，在实施中可以考虑进行重要内容的摘编和分发，还可以根据法律法规内容的不同区别对待，有针对性地分发到主要的相关部门。
2、组织法律法规的学习和培训
组织在建立和实施培训教育程序时应包括对法律法规的培训内容。和其他的培训一样，这方面的培训也要根据不同层次不同部门和不同岗位的不同需要采取不同的形式进行不同内容和不同程度的培训。可以对主要人员可以通过集中培训和日常自学相结合的方式进行，对各部门也可以各自组织内部学习培训。总之，要通过学习培训，保证对相应法规内容的了解和掌握，满足运行实施的需要。
3、把法律法规的规定要求纳入到环境管理体系文件中去
正如上面所提到的，编制体系文件时应以法律法规为依据。在对适用法规与要求的识别获取和传达学习的基础上，更重要的是要把有关的定量控制指标和定性管理要求纳入体系文件中，这样就可以通过日常体系文件的执行达到对法律法规要求的执行。
4、搞好环保法律意识的日常宣传
环保意识、法律意识的提高是一个长期的过程，因此对环保知识和法律法规内容的宣传教育也必然是一项长期的日常工作。组织可以采用板报、广播、刊物和知识比赛等多种形式，结合ISO14001其他工作的开展进行环保法律法规方面的宣传教育，逐步树立和增强员工的环保意识和法制意识，不断提高贯彻执行ISO14001环境管理体系的自觉性，保证体系更加有效地运行。
管理评审
管理评审内容:
1.环境方针的适用性及宣传贯彻情况。方针的适用性可从以下几方面考虑：适用于本企业的环境法律法规要求、相关方的愿望和要求、公司的产品/活动/服务的变化、科技发展、市场导向、吸取的环境教训等；
2.环境目标指标完成情况及方案的实施情况，并考虑目标－指标的适用性以及与环境方针的协调性。在目标指标完成后，要对照评价出的重要环境因素及企业的实际情况，以源头控制、节约资源能源原材料的思想制定新的一轮目标指标；
3.法律法规的符合性评价；
4.企业环境管理体系文件的修订情况；…内审实施情况与内审结果：环境管理体系的运行状况，存在的问题及需要改进的领域。
5.相关方的要求。通过管理评审，综合评价建立的环境管理体系的适用性、充分性与有效性，并以预防污染、持续改进的思想来综合考虑体系的存在问题及发展方向，以不断地持续改进环境管理体系，并提高企业环境行为。
6.环境管理体系内审的结果.
环境方针
环境方针(environrnentalpolicy)
定义:组织对其全部环境表现（行为）的意图与原则的声明，它为组织的行为及环境目标和指标的建立提供了一个框架。
标准:最高管理者应制定本组织的环境方针并确保它:
a.适合于组织活动、产品或服务的性质、规模与环境影响；
b.包括对持续改进和污染预防的承诺；
c.包括对遵守有关环境法律、法规和组织应遵守的其它要求的承诺；
d.提供建立和评审环境目标和指标的框架；
e.形成文件，付诸实施，予以保持，并传达到全体员工；
f.可为公众所获取。
环境方针是一个组织在环境保护方面总的指导方向和行动原则，也反映最高管理者对环境行为的一个总承诺，可以说它是组织关于加强管理，改进环境表现的态度和行动的声明书。环境方针是环境管理体系原则和宗旨的描述。
环境方针体现了一个组织在环境保护方面的总方向和基本承诺，在预防污染、持续改进以及符合法律法规方面均有具体明确的框架，所以确定环境方针是建立环境管理体系的关键。体系的所有步骤与环节均是为了使企业实现自己承诺的总方针而设。企业应依据法律法规的规定、污染预防战略以及对环境保护的认识来制定本企业的环境方针，制定了即应遵守，并需要通过建立一个环境管理体系来保证其真正实施。应当说，环境方针是一个组织在环境领域一切活动的驱动力，对组织的未来方向有着深远的经营含义。它与企业总体经营战略融为一体，也与其它方针（如：质量、职业、健康和安全等）相一致。环境方针一旦公布就要根据方针来判断组织的环境行为，而且决定着环境指标和环境方案。
环境方针应由最高管理者制定,组织的环境方针应在环境管理体系建立的早期阶段就着手进行，近早形成，以指导环境目标、指标的建立，推动体系实施，在体系建立过程的其它活动中获得反馈，并要经过组织上下的认同。
环境方针的制定应满足下列要求：
遵守环境法律、法规。环境问题是生产、经营活动中最优先考虑的问题之一。
为目标、指标的建立和评审提供一个框架。
必须体现对污染预防和持续改进的承诺。
必须充分考虑组织的产品、活动和服务中的环境因素。
企业环境方针例子
1.海尔电冰箱系统环境方针
海尔电冰箱系统将最大限度地减少对环境大负面影响，并不断改善自身环境行为。本冰箱系统承诺：
遵守各项有关环境保护的成文法规和规章制度的要求，并在此基础上有所提高。
电冰箱系统最高管理者每年组织环境管理相关高层管理人员评审本系统的环境目标和指标，并使其不断提高。
对员工进行环境保护知识培训，提高其环境意识，建立环境职责，自觉改进、预防对环境的负面影响。
在产品的全过程中努力节能降耗，实现资源消耗最小化。
对产生环境影响的活动作出及时反应，并对可能产生环境负面影响的活动作出预防。
为全球臭氧层的改善继续作出贡献。
该环境方针系经冰箱电工本部部长批准的。
该环境方针可公开获得，并保证传达到全体员工。
2.康柏公司的环境方针
康柏公司承诺以与环境协调的方式，以保护我们企业运作所在社会的环境的方式进行经营。我们确信企业在经营中必须与分供方、政府、社会以及产业界组织密切合作，努力保护环境。
康柏公司努力培育与员工和公众进行开放的对话，不断地参与并对环境事务作出反应，康柏公司努力将有效的环境实践结合进我们的产品和服务。
康柏公司将会不断地制订和实施相应的计划和项目，以使公司达到或高于国家、省（州）和地方的环境保护法律法规要求。我们将持续地制订实施鉴别和管理环境问题的长期计划，尽管这些问题现阶段法规尚未涉及。
公司的核心小组已经清楚地划定了环境项目的目标和职责，此外每一个员工根据环境程序都有其具体职责，并积极参与到了我们的环境项目和委员会中。
我们的目标是以安全和对环境保护有利的方式从事经营。我们通过商业策划，通过创新工艺控制、实施主动的环保项目和提高员工的创造力，将对环境的考虑加入我们的产品，通过所有员工的努力以及团队方式的运作，康柏公司将会持续评价我们的产品设计、原材料使用、循环利用和处理技术，来减少我们的化学品使用、废物产出，减少对环境的影响。
环境管理方案
标准要求:
组织应制定并保持一个或多个旨在实现环境目标和指标的环境管理方案，其中应包括：
a.规定组织的每一有关职能和层次实现环境目标和指标的职责,
b.实现目标和指标的方法和时间表。
如果一个项目涉及到新的开发和新的或修改的活动、产品或服务，就应对有关方案进行修订，以确保环境管理与该项目相适应。
理解要点:环境管理方案就是制定每个有关职能和层次为实现环境目标、指标应具有的职责及达标时间表，以使环境方针得以付诸实践。它包括：①规定每一有关职能机构在实现目标和指标中的责任。②实现目标和指标的方法和时间表。环境管理方案是针对项目、产品、工艺等制定的管理专项活动内容，有助于约束、规范和改进组织的环境行为。特别是它将负责落实到人，并把时间表确定下来，因此它是环境管理体系中“规划”与“实施”的承上启下性环节。
环境管理体系审核
环境管理体系的内审是企业的环境管理体系实现自我纠正、自我完善的重要手段，也是体现体系有效性的重要方面。
建立并保持定期开展环境管理体系审核的方案与程序，以验证环境管理体系的建立和保持是否符合标准的要求，是否符合环境工作的预定安排，是否得到了正确的实施和保持，并向管理者报送审核结果。
组织可参考认证机构监督审核的时间合理地安排年度内审计划。内审应能覆盖认证注册范围内的全部部门和ISO14001的全部要素，对于在体系中有重要环境职责的部门应安排重点审核。环境管理者代表应任命审核组长在计划的内审日期按照企业的内审程序组织内审员实施内审，内审员应能不仅仅发现体系文件执行方面的问题，更应从方针－环境因素－目标－指标－管理方案的一致性、目标－指标的进展与完成状况、新增环境因素的及时识别与重要环境因素的更新、新增法律法规的获取与传达、监控程序的执行及发现不符合的纠正情况等方面努力发现体系中存在的深层次问题，从较高角度审核建立的环境管理体系的适用性与有效性。环境管理者代表要充分重视内审开具的不符合报告，分析不符合项在ISO14001要素中及在部门的分布特点及严重程度，掌握体系的整体运行情况并发现体系运行过程中存在的潜在问题，并提出建设性意见提交管理评审。
环境管理体系文件
组织应以书面或电子形式建立并保持下列信息：
a.对管理体系核心要素及其相互作用的描述；
b.查询相关文件的途径。
理解要点:文件化是环境管理体系的特点之一，其重要意义在于：
①可以对环境管理体系的所有程序和规定在文件中固定下来；
②有助于组织活动的长期一致性和连贯性；
③有助于员工对全部体系的了解并明确自己的职责和责任；
④一份完整的管理文件可以做为体系审核评审和认证的基本证据；
⑤可以展示本组织环境管理体系的全貌。
在各类管理体系和管理模式的实际运用中，有一句话广为流传：“写你想做的，做你所写的，记录下来你所做的”，不难看出这三方面都包含了写和记的内容，那么在环境管理体系中如何发挥写和记的作用呢？在ISO14001标准中，涉及两个专门的条款，即4.4.4环境管理体系文件和4.5.3记录，它们便体现了环境管理体系的文件化。
概况地讲就是将环境管理体系的各个方面包括环境方针、策划、实施、检查和纠正以及管理评审等17个要素形成文件，阐明其内在相互作用，形成一个文件的体系，并提供相关文件的路径。
标准4.5.3记录条款包括记录和记录的管理两方面内容，我们这里讨论的环境管理体系文件化主要涉及前者的内容。记录为环境管理体系连续运行提供了证据。
环境管理体系的文件化使环境管理体系这一工具从无形到有形，它是建立和保持环境管理体系的一项重要基础工作，也是组织达到预期的环境行为、评价和改善环境管理体系、实现预防污染和持续改进必不可少的依据和见证，可以说体系的建立工作首先是以文件的形式被固定下来，体系文件的质量将会直接影响到体系实施的效果，而且文件化又为体系的运行和维护提供了见证和依据。
接下来我们就进一步介绍一下环境管理体系文件的形式，结构和功能。
文件的形式包括书面和电子两种形式，书面的形式较为多见，所谓“白纸黑字”，不受设施的限制。随着管理的进步，越来越多的组织已逐步转向无纸化办公，在组织内部实行文件的网络化管理，这样可以节约大量的资源，且利于对文件的控制。
文件的结构是许多组织关注的问题，ISO14001标准本身并未规定体系文件的结构是什么样的，它应依据组织的规模和环境管理工作的复杂程度来定，在进行文件编写的时候，首先就应确定体系文件的结构，即体系文件是如何设置的以及它们之间的层次和相互关系是怎样的。
许多企业在建立环境管理体系之前已建立了质量体系，那么将环境管理体系文件纳入企业质量体系或全面管理体系文件中，是不是可以呢？标准中并没有反对我们这样做，这样也确实存在一定的优点，可保持企业管理体系的完整性和结构化，保证文件管理的统一，确保职责的明确并减少重复，但我们也应该看到，环境管理体系是一个相对独立的体系，在我国整体环境管理水平又比较低，为了便于管理、重点突出和方便内部和外部审核，我们建议大中型企业特别是在环境管理体系建立初期形成独立的环境管理体系文件。
体系文件的结构可以参照ISO9000族的有关标准，将其分为手册、程序文件、作业指导书和记录四级。
组织可以依据其规模，管理职能设置以及环境管理工作的复杂程度来确定适合其的环境管理体系文件的结构。
例如对于一个小型企业，职能设置相对简单，环境因素较少且环境管理工作复杂程度不高，即可根据需要将手册和程序文件合并或将程序文件和作业指导书合并，这样可以更加方便管理，而对于大型的企业集团，例如虽是集中一贯制管理，但部门庞大机构设置繁杂，或集团下设多个分公司并谋求统一认证，其环境管理体系文件可以设置多级结构，例如程序文件便可分为公司一级和部门一级，在这方面已通过认证的宝钢集团、科龙集团、上海大众汽车有限公司等均进行了有益的探索和尝试。
环境管理体系文件结构化设置的每一层次均应发挥其各自的功能和作用。
环境管理手册是用来阐明组织的环境方针，提供重大环境因素、目标指标方案、适用法律法规，明确环境管理组织机构与职责，简要描述17个体系要素和它们之间的相互关系，是组织环境管理体系的高度概况，为环境管理工作提供指南及纲领，使得体系保持相对稳定性。将其提供给中高层管理者可以明确体系概貌、各部门的职责及相互关系，以便统一分工及协调管理；将其用于内部审核或外部审核，可以使审核人员抓住体系的要旨和脉络；手册还为体系文件提供总体的指南及索引；部分企业也将手册提供给相关方，向社会宣传企业的环境管理工作及业绩。
程序文件应包含环境管理体系中一个逻辑上相对独立的内容，可以是环境管理体系的一个要素（如信息交流程序）或要素中的一个部分（如环境因素识别程序）或几个环境管理体系要素相互关联的一组活动（如废弃物管理程序），为其规定控制要点，使体系中该方面的活动处于程序化、文件化的受控状态，这就避免了由于缺乏文件化管理而造成的经验主义，偶然得失，使得要做的工作具体而明确，程序文件可以看作是企业内部强制执行的法规性文件，程序文件是手册的支持性文件。
作业指导书侧重于对操作性岗位或某一局部活动的规定，可以分为管理操作式和岗位工艺流程分解式，它是对程序文件的展开、补充及细化，一个程序文件可以有若干个作业指导书来支持。
记录为环境管理体系提供见证性和可追溯性。
以上各级文件应给出相应下级文件的路径来，比如手册应给出程序文件的路径，程序文件应给出相应作业指导书的路径，手册、程序文件、作业指导书可以分别给出记录的路径。
环境管理体系的文件化在体系的建立、运行和保持中起着举足轻重的作用，这就要求组织在环境管理体系建立之初即对文件编写工作给予足够的重视，体系运行和维护阶段不断完善文件以适应变化的条件并履行持续改进的承诺，同