不能管理时间,便什么都不能管理

  QCHAO ·  2010-05-21 08:20  ·  33737 次点击
不能管理时间,便什么都不能管理
“不能管理时间,便什么都不能管理。”——彼德·德鲁克h衎
上一次走进小宁的房间,已经是两年以前的事了,那时,他还是个标准的理工科学生——从他以前那乱七八糟的房间你就可以知道这点。然而士别两载,不仅房间整理得有条不紊,房间主人——用了两年时间也从一个普通技术员晋升为华为中层管理者。
“在华为工作的这段时间,你觉得是什么影响你最深?”
“肯定是我刚到华为时接受的那次培训,培训主题是‘时间管理’,是它完全改变了我的行为法则。”小宁一边说一边打开随身的笔记本。
□界定“时间管理”的两大误区
解决问题的前提,是界定问题。华为时间管理培训的第一部分,就是让受训者清楚了解时间管理的两大误区:
误区一:工作缺乏计划:
华为的时间管理培训指出,大量的时间浪费来源于工作缺乏计划,比如:没有考虑工作的可并行性,结果使并行的工作以串行的形式进行;没有考虑工作的后续性,结果工作做了一半,就发现有外部因素限制只能搁置;没有考虑选择工作方法,结果长期用低效率高耗时的方法工作。
误区二:不会适时说“不”:在小宁的笔记里,有句话非常醒目——“时间管理当中最有用的词是‘不’。”
华为人认为,人们组织工作不当中最常见的一种情况就是不会拒绝,这特别容易发生在热情洋溢的新人身上。新人为了表现自己,往往把来自于各方的请托都一一不假思索地接受下来,但这不是一种明智的行为。
量力而行地说“不”,对己对人都是一种负责。首先,自己不能胜任请托的工作,不仅徒费时间,还会对自己其他工作造成障碍。同时,无论是工作延误还是效果无法达标,都会打乱请托人的时间安排,结果“双输”。
所以华为一向强调,接到别人的请托,不要急于说“是”,而是分析一下自己能不能如期按质地完成工作。如果不能,那要具体与请托人协调,在必要的时刻,要敢于说“不”。
作为管理者,每前进一步都将受到其他因素的干扰,这个时候,如何作出合适的时间管理而避免疲于奔命就是一个学问。
□掌握“时间管理”的四大法宝
虽然有道“成功地界定问题就已经解决了问题的一半”,但如果没有切实可行的解决方案,困境还是不会改变。据小宁介绍,华为对于时间管理有四大法宝:
法宝一:以SMART为导向的华为目标原则。华为的时间管理培训指出,目标原则不单单是有目标,而且是要让目标达到SMART标准,这里SMART标准是指:
具体的(Specific)。这是指目标必须是清晰的,可产生行为导向的。比如,目标“我要成为一个优秀的华为人”不是一个具体的目标,但目标“我要获得今年的华为最佳员工奖”就算得上是一个具体的目标了。
可衡量的(Measurable)。这是指目标必须用指标量化表达。比如上面这个“我要获得今年的华为最佳员工奖”目标,它就对应着许多量化的指标——出勤、业务量等。
可达到的(Attainable)。这里“可达到的”有两层意思:一是目标应该在能力范围内;二是目标应该有一定难度。小宁说:“一般人在这点上往往只注意前者,其实后者也相当重要。目标经常达不到的确会让人沮丧,但同时得注意:太容易达到的目标也会让人失去斗志。”
相关的(Relevant)。这里的“相关的”是指与现实生活相关,而不是简单的“白日梦”。
基于时间的(Time-based)。“基于时间”就更容易理解了,它是指目标必须确定完成的日期。在这一点上,华为的时间管理培训指出,不但要确定最终目标的完成时间,还要设立多个小时间段上的“时间里程碑”,以便进行工作进度的监控。
法宝二:关注第二象限的华为四象限原则。根据重要性和紧迫性,我们可以将所有的事件分成四类(即建立一个二维四象限的指标体系),它们分别是:
第一类是“重要且紧迫”的事件,例如:处理危机、完成有期限压力的工作等。
第二类是“重要但不紧迫”的事件,例如:防患于未然的改善、建立人际关系网络、发展新机会、长期工作规划、有效的休闲。
第三类是“不重要但紧迫”的事件,例如:不速之客、某些电话、会议、信件。
第四类是“不重要且不紧迫”的事件,更直接来说是“浪费时间”的事件,例如:阅读令人上瘾的无聊小说、收看毫无价值的电视节目等。
华为时间管理培训指出,第三象限的收缩和第四象限的舍弃是众所周知的时间管理方式,但在第一象限与第二象限的处理上,人们却往往不那么明智——很多人更关注于第一象限的事件,这将会使人长期处于高压力的工作状态下,经常忙于收拾残局和处理危机,这很容易使人精疲力竭,长此以往既不利于个人也不利工作。
小宁告诉记者:“我在进华为之前,以及在华为的初期,也是一个关注于第一象限事件的人。那时候感觉很糟,天天加班,而且工作质量也不尽如人意。后来我转换了关注的方向,发现整个感觉都改变了。这主要是因为第一象限与第二象限的事本来就是互通的,第二象限的扩大会使第一象限的事件减少。而且处理时由于时间比较充足,效果都会比较好。人也更有自信了。”
法宝三:赶跑时间第一大盗的华为韵律原则。日本专业的统计数据指出:“人们一般每8分钟会收到1次打扰,每小时大约7次,或者说每天50~60次。平均每次打扰大约是5分钟,总共每天大约4小时,也就是约50%。其中80%(约3小时)的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾原来的思路平均需要3分钟,总共每天大约就是2.5小时。”根据以上的统计数据,可以发现,每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时,按8小时工作制算,这占了工作时间的68.7%。
华为也明显认识到这一点,在小宁笔记本的页头,赫然用红笔写道“打扰是第一时间大盗”。为了解决这个问题,华为提出了自己的时间管理法则——“韵律原则”,它包括两个方面的内容:一是保持自己的韵律,具体的方法包括:对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断,要多用打扰性不强的沟通方式(如E-mail),要适当地与上司沟通,以减少来自上司的打扰等;二是要与别人的韵律相协调,具体的方法包括:不要唐突地拜访对方,了解对方的行为习惯等。
法宝四:执著于流程优化的华为精简原则。“崔西定律”是指:“任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比:例如完成一件工作有3个执行步骤,则此工作的困难度是9,而完成另一工作有5个执行步骤,则此工作的困难度是25,所以必须要简化工作流程。”
小宁就是标准的“崔西定律”的拥护者,无论对于个人工作的流量,还是部门的工作流量,他都是“能省就省”。“我现在最大的爱好之一,就是分析工作流程的网络图,每一次能去掉一个多余的环节,就少了一个工作延误的可能,这里意味着大量时间的节省。这两年来,我去掉的各种多余工作环节达70个,粗略评估了一下,这里省下的时间高达3000多个小时,也就是120多天啊。”小宁翻开一张又一张的工作流程图,自豪而意味深长地告诉记者。

1 条回复

tyyu2020  2010-06-29 16:23
也不能所有时间都在拼搏,那样会有人跳楼的。

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