质量管理体系文件是质量活动的总体策划和管理的基础，是以文件形式对质量管理体系进行充分的文字描述。质量管理体系文件具有极强的操作性，是一个组织质量管理体系运行的法规性依据。通过文件的描述，使行之有效的质量管理手段和方法制度化、法规化，可使行之有效的质量管理手段和方法制度化、法规化，可使组织各项质量管理活动有法可依、有章可循，从而提高组织的质量管理水平，满足顾客要求，这无疑是一项具有动态的，高增值活动，也是贯标工作的目的所在。据此，编写质量管理体系文件的主要意义有：
规范组织的质量活动，是体系运的法规性依据；
为证实合格产品及顾客满意提供客户观证据；
质量管理体系持续改进和自我完善的需要；
为内外质量审核提供依据。