表格是用于记录质量管理体系所需要的数据的文件。当表格中填写了数据，表格就成了记录。在设计表格时，要注意以下四个方面：
（1）表格不宜太多，太多的表格会使使用人感动无从选择、烦琐，因此可以设计一些通用表格，设置一些可选项，这样既利于表格填写的标准化、规范化，也方便了使用。此外，不一定在一张表中反映一项工作从申请到完成的整个过程。譬如，实验室技术负责人已经审批了设备采购清单，就不必再在每份申请表上逐一批复，只需以发布采购计划的形式告知相关人员即可。
（2）为规范填写内容，对易引起歧义的项目，应予以书面说明
口头解释有时会遗漏一些内容，造成不必要的误解。为准确表达填写要求，达到预期目的，有必要给表格附加简单的“注”或填写说明。
（3）表格内容应和程序文件保持一致
表格填写的内容须以程序文件为基础，按照程序的要求进行流转和记录。有的实验室质量/技术记录的格式和程序要求脱节，比如有的内容在程序文件中提出了要求，在记录中却未予反映。为此，可在程序文件确定后再编制表格，表格的制定者要充分理解程序文件的要求。
（4）表格的流传应得到控制
如果表格上需要签名的人员过多，表格的流传周期必然过长，就不容易得到控制。为此，应尽量减少中间环节，缩短表格流传时间，提高工作效率。