程序文件和作业指导书的编写目的是明确工作内容、权责归属、作业流程与执行方法，将专业知识和实务经验写成人人可用的作业文件，供大家遵照执行。其用途包括：使实验室易于执行，不必重蹈覆辙，便于训练新员工，追踪问题的原因以及消除用不同方法做同一件事而造成的不必要的差异。因此。好的程序文件和作业指导书应兼顾效果和效率，具以下四个特点：
a）具体清晰。明确规定相关的人、事、时、方法与表格，即清楚地规定哪个部门的哪个人员在什么时候做哪些工作，如何做，以及填写哪些表格，形成什么记录。
b)使用简易.可以使新手很快了解,并让职务代理人能够迅速地代理工作.
c)实际可行.简单扼要,容易遵循,可操作性强,不前后矛盾.
d)达成共识.所有的规定均来自于使用者的共识.