如何在采购时,让供应商听你指挥

  Baike ·  2011-05-31 09:55  ·  30414 次点击
采购有些郁闷,供应商不听指挥,叫往东偏往西,对着干,货不对板,延迟交货,质量时好时坏,总之是变着花样玩。个中原因,不可能全是供应商的问题。
供应商靠向客户供货来赚取利润,客户就是供应商的衣食父母,客户的指令是必须尊重并执行的,这大家都知道。但在具体实施过程中,常会遇到其它各种因素的影响,出现偏差。一旦引起交货延误,采购最头痛的事就来了。要想供应商乖乖听话,与供应商关系融洽,又保护好自已,采购到底怎么做。
第一步,准备充足,预防在前:
在下采购单时,先了解清楚产品的特点及可能会出现的问题,这个可以请工程部、开发部、技术部、QC/QA等部门协助,有FEMA、QPAP、PPAP工具及TS体系的会便利些。要是你认为这些工作不关你事,那下面也不用看了。
在尽可能多的考虑到影响产品质量、交期等不利因素的前提下,下单前与供应商先做一书面沟通,就各不利因素一一提出解决方案,确定无误后,再与其协商确定生产周期。
向供应商交待:产品在准备、生产过程中,如出现不利因素,必须即时知会。在此之前,要知道相关负责人是谁,并确信他们从老板到操作工都有你的联系方式。骑士不具体负责技术,但电话是24小时开着,电话号码直接张贴到生产位上,不管事情大小,只要对生产产生不利影响,供应商任何人都可以并且必须随时通知本人。
将供应商说的问题记录下来,以快速书面反映到技术部门、主管直至老板处,此处极是关键!它能使你将来少很多麻烦:采购不对技术质量负最终责任,所以,当采购提前充分反映了问题后,一旦技术部门或供应商不能解决而引起的后果,包括质量、交期,采购是不用负责的。上司有火也只能找别人发,有了这第一层保护壳,你是不是心里很踏实呢?
在我们前期做好了准备工作,协同供应商就产品的特殊特性、最容易出现问题的地方做了解与安排。
第二步:充分沟通
充分沟通的目的,首先是确保供应商准确无误的理解采购内容,包括型号、色泽、数量、质量要求、供货进度等等。怎么确保?文字记录。
其次,充分沟通,还有起到责任区分的重要作用。
这里做个解释,说明一下站在老板的角度是怎样区别责任:
抛开道德层面,老板通常从责任心、业务水平两个方面评判员工。交待一个工作给下级,下级是否执行,是责任心问题;执行顺利与否,是水平问题。
当采购出错被老板训的时候,会把错误归为水平问题:我不是做了吗?怎么说我没做呢?我都说了啊,供应商自已听错了呀,我只是少打了个电话,供应商没有做好而已,又不是我做我有什么办法?我还是很负责的,我好伤心好委屈啊,我这么辛苦的加班加点,这老板真它吗不是人。
这就是老板与员工在思维上的差异。在老板看来,没做好就等于没做,因为结果摆在那里。所以为什么员工有时会觉得委屈,概莫如此。
与供应商的沟通一定要充分并形成文字记录,既然是沟通,就切忌将自已的主观意识强加给供应商:被采购强X的供应商会在长时间内记恨在心,在适当的时候会报复,这是多年血的教训。
供应商本身的主观意愿一定是想按时做好交货,所以协商时,要善于引导供应商积极配合。
采购本身应该不易出错,但实际工作中却经常挨训,为什么?很多时候就是被“以为”害了。与供应商打交道,最忌“以为”两字。采购出错,很多时就犯在以为上,以为他听懂了、以为他收到了、你以为他知道、他以为你知道、以为没有问题、以为不会出事、以为能按时交货,不是吗?一解释起来,全是以为。就是没有确认,最终不能确定,怎么讲也讲不清。如此一来,采购把责任往哪去推?只有往供应商那推,供应商会买账吗?供应商会不恨你吗?
人和人打交道,就是沟通。而充分有效的沟通,才能保证主观上出错的几率最低。把能讲的事讲完讲到位,并形成双方确认的书面记录,出了事,是谁犯错一目了然,采购能出什么差错?这时采购的责任可以推个一干二净,这是采购的第二层保护壳。
采购工作第三步,引导与友谊
工作是人在做,人有七情六欲,人与人的关系最终决定一切。采购与供应商的感情好坏,直接影响到工作。做为一名采购人员,不管你是否有最终决定权,在供应商眼里都是重要的人物,为什么出现回扣的问题?还不是供应商想搞好关系,工作顺利一些。
要让供应商听从你的指挥,就特别要善于引导、并建立友好的人际关系:
1、取得供应商的尊重:首先在态度上尊重对方,留给对方合理的利润,足够的生产时间、充分的改进空间,在某些情况下站在供应商的角度考虑,不要催逼、威协对方。在供应商出现质量问题、交货延误,首先反省自身对供应商管理是否合理、前期工作是否准确到位,勿一味斥责、责怪、发泄、耍态度,凡事协商处理。
2、建立友好的关系:心态平和端正,因为事实上绝大部分时候,采购员比老板难打交道。把供应商当成是自已,他做好了,自已也做得好。交流时随和随意,不要欺骗对方,是怎么样就怎么样。不会有供应商故意和采购过不去,除非是对采购极度不满。
3、原则与灵活性:万事没有绝对,勿在两者之间走极端。做到原则性强、做事有理有据,说话算话、同时亦敢于承担责任。让供应商感觉到哪怕是扣款退货都是在帮助及扶持他,在其心中树立起值得尊敬、信任的形象,供应商心杯感激,工作自然积极主动,反过来,采购遇到难题,供应商也会全力支持采购的工作。
4、引导与协作:对采购计划的安排,应与供应商充分协商,工作中善于引导供应商积极配合,朝有利于解决事情的方向努力。处理问题态度友善,可以施加压力,但勿以客户身份强压。生产及交货应是双方密切配合,不宜将所有难题抛给供应商,已方坐等。
总结:通过准备及预防、充分沟通、建立友谊,供应商对采购势必一切行动听指挥,与采购高度配合,采购轻松又有效率,既胜任岗位、提高收入、上级赞赏、还交了朋友,这样的工作,是多么愉快啊!

0 条回复

暂无讨论,说说你的看法吧!

 回复

你需要  登录  或  注册  后参与讨论!