与采购人的沟通，是指采购代理机构就采购人委托的采购有关事项询问、告知采购人或与其进行商讨。与采购人进行有效的沟通，将大大提高采购效率，规避采购风险。
一、沟通的目的与方式
1、沟通的目的
采购代理机构与采购人进行沟通是采购过程中不可缺少的一部分，沟通不仅限于完成采购工作，它与采购的所有阶段相关，是贯穿于整个采购过程的一项重要工作。采购代理机构在执行采购业务时，从接受委托前至验收以后，在采购计划、采购实施、采购验收各个阶段都需要与采购人进行沟通。其主要目的在于：
（1）明确责任。采购代理机构通过与采购人进行适当的沟通，可以明确各自的责任与义务，增进彼此间的了解，促使双方认真履行职责，从而保护有关各方的合法权益，避免采购代理机构受到不公正的指责或控告。
（2）建立良好的工作关系。采购代理机构在遵守公开、公平、公正原则的前提下，与采购人进行必要的沟通，有利于与采购人形成良好的工作关系，加强相互间的协作与配合，保证各种必要的采购程序得以顺利实施，最终实现采购目标。
（3）保证采购质量，提高采购效果和效率。与采购人进行适当的沟通，可以使采购代理机构获取更的相关信息，有助于采购代理机构对各种复杂、疑难问题进行正确分析，作出合理判断，从而降低采购风险，确保采购工作质量。采购代理机构通过与采购人的沟通，还可以避免一些不必要的麻烦，从而节约采购成本，提高采购效率。
（4）为采购人提供更好的服务。在采购业务执行的过程中，采购代理机构往往会发现采购人在采购预算、采购档次、采购资源等方面存在的问题，对此，通过与采购人进行适当的沟通，可以帮助采购人节约采购资金、避免资源浪费，提高资金的使用效率。采购代理机构在不违背原则的前提下，通过与采购人的沟通可以为采购人提供更多、更好的服务，为采购人带来服务的附加值，从而取得采购人的信赖。
2、沟通的方式
采购代理机构与采购人进行沟通的方式包括口头和书面两种方式。采购代理机构在执行采购业务时，采购口头方式进行沟通的情况较多。如向采购人询问采购项目的基本情况、使用目的，以增加对采购项目的了解，与采购人就采购的有关问题进行讨论等。这种口头沟通非常重要，不仅可以澄清某些事实、弄清某些问题，还为采购人创造了提供更多信息的机会。但对于某些重要事项，采购代理机构应当采用书面方式。书面沟通文件统称为沟通函，包括采购建议书及其他各种致采购人函等。
二、沟通的事项
采购代理机构在采购计划、采购实施和采购验收阶段均需要与采购人进行沟通。
1、采购计划阶段的沟通事项
（1）首次接受委托前的沟通。采购代理机构在首次接受委托前首先应当就政府采购业务的性质和基本情况进行沟通，以使双方对采购项目的性质和基本情况取得一致的看法。采购代理机构应具体了解采购项目的性质，是属于货物项目采购、服务项目采购还是工程项目采购；了解采购项目的货物型号、配置、服务要求、付款方式、采购预算、资金来源等等项目的基本情况。其次，应就采购人的基本情况进行沟通。采购代理机构通过对采购人单位基本情况的了解，一方面可以确定是否接受委托人的委托；另一方面可以安排进一步的采购工作。采购代理机构应了解的采购人的基本情况，包括：(1)单位性质、隶属部门；(2)预算外收入来源；(3)年初政府采购预算安排资金情况；(4)财务会计机构及工作组织；(5)其他与签订政府采购委托代理协议相关的事项。
（2）签订政府采购委托代理协议时的沟通。在签订政府采购委托代理协议时，采购代理机构应就协议书中的基本条款与采购人进行沟通，以达成一致意见。主要包括签约双方的名称、委托目的、委托事项、采购项目清单、签约双方的责任和义务、完成采购业务的时间要求、采购后货物的验收责任、采购项目收费、违约责任、签约时间。当然，对于采购项目要求、采购预算、资金来源等，采购代理机构也需要在签约前与采购人进行沟通，并在协商一致的基础上签订委托代理协议书。
（3）编制采购计划时的沟通。在编制采购计划时，采购代理机构应当就以下事项与采购人沟通：采购人资金情况及其项目的最新要求；新的法规或制度对采购工作的影响；采购项目所需的专业或行业资料；采购项目所需的专业或行业技术人员。
2、采购实施阶段的沟通事项
在采购实施阶段，采购代理机构应当与采购人沟通的主要事项包括：
（1）采购预备阶段。这一阶段，采购代理机构应就以下事项与采购人进行沟通：1）采购计划中确定的需要采购人协助的工作，如某些专业设备的技术参数的确定、相关专业供应商信息、专业人才信息等。2）采购人对有关事项的解释、声明及提供的其他信息。如对某些设备采购中的特殊规定、付款方式的声明以及其他在采购过程中遇到的专业技术上的问题的解释等等。3）征询行业专家或供应商。采购代理机构在采购之前，应提出或提醒采购人对相关规格要求咨询评标专家或供应商。例如依据电脑市场的主流配置和市场行情，针对使用对象、使用范围和资金状况，制定适中合理的技术参数，使主板部件、CPU容量、内存容量、LCD显示屏、显示卡和液晶投影仪等有关配置相吻合，既不能不够用，也不能配置过高，造成浪费。尽管电脑产品更新换代很快，但相对于绝大多数用户来说是有一个过程的，尤其是用于信息化教育的电脑及多媒体设备。需要进行办公、制图、教学等用途的教职工PC配置要高些，中小学生用机，一般都是大众标准配置即可。这样的沟通可以有利于节约采购资源，把有限的资金发挥最大的效益。
（2）采购实施阶段。1）采购代理机构应就投标人应具备的资格、应提供的相关技术证明文件等与采购人进行沟通，确保响应文件的有效性、完整性和真实性。明确采购响应人的授权委托书和身份证明、营业执照、税务登记证明，以及与采购项目有关的生产、经营、设计、安装方面的许可证、产品质量体系认证书等材料，投标产品的技术资料包含主要零部件的参数、产地、技术优特点、使用寿命、产品授权经营证书、信誉、业绩等证明资料，必要时还应有对产品新技术、节能、低噪、稳定、安全等方面的阐述。2）采购代理机构与采购人就成交价涵概的具体内容表述达成一致。明确报价应包括完成采购项目所涉及的各项费用，如货物价格、税收、商检、运输、安装、调试、保险、人员培训、技术支持和售后服务、软件升级等所需费用。如果在评标过程中，发现新发生的费用项目还应该就此进行沟通，并让供应商“白纸落黑字”，以防成交后供应商签订合同时或在具体操作时推诿扯皮，导致合作上的不愉快。
（3）合同签订阶段。在签订合同时，采购代理机构与采购人及供应商应就合同的各项并依据招标文件的规定取得一致认同，明确各自的责任和义务。
采购代理机构对于在采购实施中注意到的重大错误、舞弊或可能违反法规的行为，应对适当的方式告知采购人，如果涉及到领导干部，应注意报告的层次，一般应向对该人员负责的更高层领导报告，以期问题得到较好地解决。同时对采购工作中受到的限制与阻碍，包括与采购人协商解除限制或阻碍采购的途径和方法等，同时也应做好告知工作。
3、采购验收时的沟通内容
在完成采购验收工作时，采购代理机构与采购人沟通的主要事项包括：
（1）验收准备阶段。在这一阶段，采购代理机构应就与采购活动有关的各种资料与采购人进行沟通，包括采购项目名称、采购预算、项目编号、受理时间、采购方式、采购结果、合同签订时间、合同金额、合同执行中存在的问题及处理结果、验收申请的递交时间、采购单位对申请验收所持的意见等事项。同时，在条件成熟时，根据采购资料编制项目验收实施方案。方案的编制要规范、科学、可行，拟定的验收专家应符合项目要求，验收小组组成人员应符合法律、法规规定，并与采购人达成一致的意见。
（2）验收实施阶段。在这一阶段，采购代理机构应与采购人共同组织验收小组并召开项目验收预备会，就项目基本情况、验收时间、验收程序、验收小组组成人员及各自在验收活动中的职责分工作明确规定。验收预备会结束后，现场踏堪检查，逐项按照政府采购合同、国家有关规定标准和项目说明书等进行实地验收，对项目验收中存在的问题作好记录，并提出改正意见。
（3）验收报告阶段。在这一阶段，采购代理机构应与采购人进行沟通，共同召开项目验收评定会，汇总验收意见，评定验收结论。在验收评定会上，验收小组各成员就自己所负责的验收事项作汇报，分别交换验收意见。验收意见包括项目的成功点、存在的问题、修改意见等。然后根据验收小组各成员就项目验收的总体评价确定验收的格次，即：优良、合格、不合格，并形成书面报告，即验收报告。验收报告应标明项目名称、项目预算、项目编号，采购单位及供应商的名称、经办人、联系方式、合同编号、合同金额、合同追加或减少金额、开工日期、完工日期、验收日期，项目简介、采购实施情况、存在问题、要求与建议、验收结论，验收小组成员签字、采购单位、供应商、采购代理机构确认意见等内容。