与下属有效沟通的三种方式

  Tess ·  2012-02-07 21:11  ·  33993 次点击
小张是家集团公司的财务经理,年轻有为,事业上顺风顺水。但在最近的员工满意度调查中,在部门主管与下属沟通这一项目上,他的得分在公司管理者中名列倒数第一。始料不及的结果令小张的心情阴云密布,究竟问题出在哪里呢?小张迫切地找到公司人力资源总监询问缘由。
员工意见:基本依赖电子邮件和开会进行工作安排,而很少与下属交流。
小张的解释:使用电子邮件和开会与下属进行工作交流,是为了提高工作效率;同时因为财务工作的特殊性,采用这种方法,也是为了有案可查。部门主管本身工作繁忙、压力大,除去工作以外,几乎没有精力再与员工聊天了。如果说电子邮件不是直接交流的话,那开会则是面对面的交流。
员工意见:在与下属为数不多的几次交流中,态度傲慢,不尊重人。
小张的解释:“态度傲慢、不尊重人”的说法是不成立的。部门主管与员工不是一个级别的,在交流中,应保持一定的矜持和身份。
员工的意见:下属提出的问题(如加薪申请等),通常石沉大海。
小张的解释:对于下属提出的诸如加薪申请一类的问题,往往是因上报后没被批准,所以也就不用再回复给本人了,以免影响工作情绪。
沟通的三个误区
人力资源总监在与小张交流后,感到小张在与下属的沟通方面存在严重问题,主要表现在以下三个方面:
1.错把“交代”当“沟通”
电子邮件和开会布置工作是种单向的指令安排,仅仅是种交代,而沟通的最基本要素就是要“有来有去”,是双方情感的交流、互动。而电子邮件因其是静态的书面表达方式,就更达不到沟通的作用了。沟通是为主管们日常管理工作服务的有效工具,当主管们片面地认为将沟通的时间节省下来,而用于纯粹地为工作而工作时,那么他们离工作效率降低、团队凝聚力下降的日子也就不远了。
2.错把“傲慢”当“身价”
部门主管在与员工的沟通中应掌握主动,但依靠的应该是自身的谈话艺术,而非态度上的傲慢。小张在与员工沟通时,经常会说“你是个会计专业毕业的本科生啊,应该知道报表上这些数字代表什么,否则你还不如街头小贩呢!”这种语言表达了一种预先设定好的立场,会使员工感受到与上级之间地位的不平等,感受到上级在运用权威,导致员工容易对上级产生抗拒心理,并使他们产生更强烈地维护自己立场的愿望。“你应该”、“你必须”等类语言在向员工表达的是:上级不信任你们的判断能力,你们最好接受别人所认为的正确判断。
“我对你没有信心”也是小张的口头语和开场白。而员工经常听到这类语言,就有可能形成“我是一个没用的人”等自卑心理,使员工的自尊心受到伤害,他们也可能随之出现逆反心态。傲慢无礼的语言给上级的形象蒙上了粗鲁、教养差的阴影,上级的“身价”无形中就贬值了。
3.错把“沉默”当“反馈”
有反馈的沟通才是有效的沟通。下属向小张提出“加薪”等敏感问题时,他们是抱着期盼的。作为主管,无论员工提出的问题是否如其所愿得以解决,他都应该给其答复。避而不谈的结果只会使员工对主管的信任度大打折扣。“沉默”绝不是“反馈”。
用好沟通三件宝
其实,部门主管在与下属进行沟通时有三个宝,就是传达、倾听和反馈。只要掌握了这三点,那么就会达到预期的沟通效果。
1.传达?传达公司的相关政策,使部门内每位员工都能深入、正确理解,是部门主管与下属沟通中的重要内容。对于重要的、容易产生歧义的公司政策,部门主管可以召开宣导会,通过讲解让员工清楚地了解公司政策。部门主管要把员工的不同意见收集、提炼后提交给公司,以利于公司对政策的充实,部门主管在此期间又起到了协调的作用。
2.倾听?倾听是一种双向式沟通,而沟通就是种倾听艺术,最成功的管理人员通常也是最佳的倾听者。主管只有注重倾听,才能在沟通中真正把握下属的需求,掌握主动。主管可用“请谈谈你的想法”、“请告诉我你对这件事的看法”等话语,鼓励下属参与到谈话中去。在倾听中,部门主管若急于表明观点、个人好恶,就会容易使自身处于被动。最后,部门主管应再一次与下属核实已掌握的信息,理清所有问题,并使之条理化、系统化,然后迅速做出判断,开始表达自己的想法。
但倾听并非一味的聆听,部门主管要注意适时发问,通过问一些开放性问题让部属多谈论自己的表现。当然,主管也要敏锐观察,把握询问的尺度,有时关心过度也会侵犯到下属的隐私。
3.反馈?部门主管在与员工沟通后,必须把员工所需要得到的信息记录下来,如果当场无法答复的,则之后务必给予答复。只有互动的沟通,才是有效的沟通。同时,有反馈的沟通,是为下一次的沟通打下了良好基础。

1 条回复

麦田  2012-02-09 19:42
学习一下,传达、倾听和反馈,往往倾听不容易做到。

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